PORTARIA PGJ Nº 6.532, DE 31 DE AGOSTO DE 2015

(Alterada pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

Texto compilado

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO o imperativo constitucional de manutenção de sistemas integrados de controle interno no âmbito do setor público, conforme disposto nos artigos 31 e 74 da Constituição Federal; artigos 75 e 76 da Lei Federal nº 4.320/1964 – Normas Gerais de Direito Financeiro; § 2º do artigo 113 da Lei Federal nº 8.666/1993 – Lei de Licitações e Contratos Administrativos; parágrafo único do art. 54 e art. 59 da Lei Complementar Federal nº 101/2000 - Lei de Responsabilidade Fiscal; e artigos 29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual;

CONSIDERANDO a regulamentação da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES, prevista na Lei Complementar Estadual nº 95/1997 - Lei Orgânica do Ministério Público e Ato nº 162/2006, em adequação ao disposto na Lei Complementar Estadual nº 32/1993 – Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, Lei Estadual nº 9.9938/2012 e Resolução TC nº 227/2011 do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo;

CONSIDERANDO a observância das atividades de controle interno e de auditoria interna segregadas no Manual de Funcionamento da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES, aprovado pela Portaria nº 2.243/2009;

CONSIDERANDO a constante busca do MP-ES por melhorias das ações e dos mecanismos que assegurem aos seus atos administrativos, dentre outros aspectos, o cumprimento de exigências legais, a proteção ao patrimônio público e a otimização na aplicação dos recursos públicos;

CONSIDERANDO as orientações do Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP aos seus jurisdicionados, bem como a necessidade de acompanhamento das modernas tendências de controle interno, que recomendam uma atuação integrada das unidades de controle interno, composta por métodos e práticas de auditoria, fiscalização e orientação;

CONSIDERANDO a necessidade de compilar as normas regulamentares do Sistema de Controle Interno do MP-ES;

RESOLVE editar a seguinte Portaria:

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES BÁSICAS

Art. 1º A regulamentação do Sistema de Controle Interno e a atuação da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES, obedecerão ao disposto nesta Portaria.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - unidade: toda e qualquer unidade pertencente à estrutura organizacional do MP-ES, seja de atuação técnica, finalística ou administrativa;

II - gestor responsável: servidor ou agente público dotado de poder de decisão, no âmbito de competência de uma unidade, inclusive aquele que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro, bens ou valores que o MP-ES responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.

CAPÍTULO II

DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Seção I

Do Conceito e Estrutura

Art. 3º O Sistema de Controle Interno do MP-ES é o conjunto coordenado de métodos e práticas operacionais empregados por todas as suas unidades organizacionais, de forma a enfrentar os riscos da instituição e fornecer razoável segurança de que os objetivos e metas serão atingidos, observando-se os princípios da legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência e economicidade.(Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

Parágrafo único. Todas as unidades que integram o Sistema a que se refere o caput deste artigo devem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho, os quais se darão de forma prévia, subsequente e, sempre que possível, concomitantemente aos atos controlados. (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

Art. 4º Integram a estrutura do Sistema de Controle Interno a Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES e todas as demais unidades pertencentes à estrutura organizacional da instituição. (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

Seção II

Das Finalidades

Art. 5º O Sistema de Controle Interno do MP-ES visa orientar a Administração Superior para a correta gestão dos recursos públicos no âmbito do órgão, preservando os interesses da instituição e prevenindo a ocorrência de irregularidades, por intermédio do acompanhamento contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial, consubstanciado na aplicação das técnicas de trabalho desenvolvidas no âmbito de cada unidade, tendo como finalidades básicas: (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

I - acompanhar e avaliar o cumprimento da programação das atividades e projetos, com vistas a comprovar a conformidade de sua execução;

II - avaliar a gestão, visando comprovar a legalidade e a legitimidade dos atos, bem como examinar os resultados quanto à economicidade, eficiência e eficácia da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e demais sistemas administrativos e operacionais;

III - aperfeiçoar a gestão das unidades organizacionais, nos aspectos de formulação, planejamento, coordenação, execução e monitoramento de suas atribuições;

IV - subsidiar a elaboração de relatórios gerais e informativos previstos na Lei Orgânica, inclusive para encaminhamento ao Poder Legislativo Estadual;

V - salvaguardar os ativos contra desvios, perdas e desperdícios;

VI - preservar os interesses do MP-ES no que tange à prevenção de ilegalidade, erros, fraudes e outras práticas irregulares.

Parágrafo único. Sob pena de responsabilidade solidária, os responsáveis pelo controle interno do MP-ES, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, ouvidos os gestores que deram causa a ela, e não sendo possível saná-la, darão ciência imediata ao Procurador-Geral de Justiça. (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

Seção III

Das Responsabilidades das Unidades Integrantes do Sistema de Controle Interno

Art. 6º No exercício do controle interno, as unidades possuem as seguintes responsabilidades: (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

I - exercer o controle, por meio dos diversos níveis de chefia, visando ao cumprimento dos programas, objetivos e metas estabelecidos no planejamento estratégico e operacional do MP-ES e à observância da legislação e das normas que orientam suas atividades específicas;

II - manter registro de suas operações e adotar manuais e fluxogramas para espelhar as rotinas de procedimentos que consubstanciam suas atividades;

III - manter atualizada a padronização dos processos de trabalho de sua área de atuação;

IV - disponibilizar à Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES imediato acesso às informações, aos documentos, aos processos, a sistemas e bancos de dados informatizados, além de outros elementos que forem solicitados, para desempenho de suas atribuições;

V – responder os processos que lhe forem diligenciados pela Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES, para instrução com informações e documentos;

VI – manifestar acerca do Relatório de Auditoria emitido pela Auditoria Interna, no item referente a sua competência.

Parágrafo único. A implementação do Sistema de Controle Interno não exime os gestores das unidades, no exercício de suas funções, da responsabilidade individual de controle, nos limites de sua competência. (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 2476, de 29 de março de 2016)

Seção IV

Da Composição da Assessoria de Controle Interno

Art. 7º A Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES é composta pelo:

I – Setor de Controle e Transparência;

II – Setor de Auditoria Interna.

Art. 8º Os integrantes da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES, com conhecimentos técnicos inerentes às funções a serem desempenhadas, serão designados pelo Procurador-Geral de Justiça e contarão com a infraestrutura necessária para o regular desempenho de suas atribuições.

Parágrafo único. Compete à Gerência-Geral disponibilizar toda a infraestrutura necessária ao perfeito funcionamento do Sistema de Controle Interno.

Art. 9º A Chefia da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES poderá solicitar formalmente ao Procurador-Geral de Justiça o apoio de outras unidades ou de servidores do MP-ES para o exercício de determinada atribuição.

Art. 10.  A Chefia da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES possui as seguintes atribuições:

I - velar pelo fiel cumprimento das normas e pelo funcionamento eficiente e coordenado do sistema;

II - promover a participação dos membros de sua equipe na elaboração do plano de trabalho;

III - dirigir e instruir os membros de sua equipe na execução dos trabalhos e no cumprimento do plano de auditoria;

IV - manter registro de suas operações e adotar manuais e fluxogramas para espelhar as rotinas de procedimentos que consubstanciam suas atividades;

V - manter atualizada a padronização dos processos de trabalho de sua área de atuação.

Art. 11.  Para que atue com a autonomia e a independência necessárias ao pleno exercício de suas atribuições, o servidor lotado na Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES está sujeito às seguintes condições e garantias:

I - manter atitude de independência, serenidade e imparcialidade;

II - ter acesso livre e imediato a informações, documentos e dependências do MP-ES;

III - abster-se de manifestar-se sobre ato, contrato ou processo nos quais atuou anteriormente como gestor responsável;

IV - não ter sido responsabilizado administrativa, penal e civilmente por decisão da qual não mais caiba recurso;

V - não exercer atividade político-partidária.

Art. 12. Os integrantes da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES deverão guardar sigilo e confidencialidade sobre documentos, informações e dados extraídos de sistemas e bancos de dados a que tiverem acesso em decorrência do exercício de suas funções, utilizando-os, exclusivamente, para a elaboração de pareceres e relatórios destinados à autoridade competente.

Seção V

Da Competência do Setor de Controle e Transparência

Art. 13. Compete ao Setor de Controle e Transparência:

I – orientar as unidades e gestores quanto aos aspectos econômicos e financeiros dos processos de licitação, dispensa e inexigibilidade, bem como renovações, prorrogações e repactuações contratuais efetuadas pelo MP-ES que envolvam gastos do erário da instituição;

II – orientar os gestores das unidades que compõem a estrutura MP-ES no tocante às atividades inerentes à execução orçamentária, financeira, patrimonial, contábil e operacional;

III - desenvolver e manter sistemática apropriada, com vistas a assegurar a coleta, o armazenamento e a atualização das bases de informações gerenciais, de forma a propiciar análises, avaliações e relatórios sobre as atividades do controle interno;

IV - promover estudos correlatos com as funções inerentes ao controle interno que forem determinados pelo Procurador-Geral de Justiça;

V – propor recomendações de melhorias ao Sistema de Controle Interno do MP-ES;

VI - acompanhar a implementação das recomendações feitas pela Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES nas unidades da instituição;

VII - zelar pela qualidade e pela independência do Sistema de Controle Interno;

VIII - manter intercâmbio de dados e de conhecimentos técnicos com unidades de controle interno de outros órgãos da Administração Pública;

IX – representar junto ao Procurador-Geral de Justiça casos de ilegalidade ou irregularidade constatados;

X - estimular e acompanhar as unidades organizacionais quanto à transparência da gestão dos recursos públicos, mediante publicidade de suas informações;

XI - executar os demais procedimentos correlatos com as funções de controle interno e desenvolver outras atividades inerentes ao desempenho de suas atribuições.

§ 1º As orientações do Setor de Controle e Transparência serão previamente submetidas ao Procurador-Geral de Justiça, no sentido de buscar a implementação das melhores técnicas de controladoria.

§ 2º O setor de Controle e Transparência, em respeito ao princípio da segregação de funções, não participará do fluxo ordinário de gestão administrativa do MP-ES.

§ 3º Quando, em caráter excepcional, atuar como consultoria aos setores administrativos, o Setor de Controle e Transparência deverá limitar-se a responder consultas feitas em abstrato.

Seção VI

Da Competência do Setor de Auditoria Interna

Art. 14. Compete ao Setor de Auditoria Interna:

I - elaborar e submeter à aprovação do Procurador-Geral de Justiça o Plano e a Programação Anual de Auditoria Interna;

II – realizar auditorias internas periódicas, conforme plano e programação aprovados pelo Procurador-Geral de Justiça;

III- avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual e nos programas de trabalho constantes do orçamento geral do Estado para o MP-ES;

IV - analisar a legalidade e avaliar os resultados quanto à economicidade, eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira, operacional e patrimonial das unidades que compõem a estrutura do MP-ES;

V - fiscalizar as atividades das unidades organizacionais do MP-ES responsáveis pela realização da despesa e pela gestão do dinheiro público, com o objetivo de:

a) criar as condições necessárias para assegurar a eficácia do controle externo e a regularidade da realização da despesa;

b) acompanhar a execução do orçamento e dos programas de trabalho;

c) avaliar os resultados alcançados pelos administradores e verificar a execução dos contratos;

VI - examinar as prestações e as tomadas de contas dos agentes pagadores, ordenadores de despesa, administradores e responsáveis por bens, valores e numerários públicos, submetendo suas considerações ao Procurador-Geral de Justiça;

VII - propor normatização, sistematização e padronização de procedimentos operacionais pelas unidades do MP-ES e referentes às atividades da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES, observadas as normas já editadas pela instituição;

VIII - avaliar a observância, pelas unidades do MP-ES, dos procedimentos, normas e regras estabelecidos pela legislação pertinente;

IX - apresentar ao Procurador-Geral de Justiça o Relatório de Auditoria Interna, quando concluídos os trabalhos;

X - acompanhar a implementação, pelas unidades do MP-ES, das recomendações feitas pelo Setor de Auditoria Interna, após homologação do Procurador-Geral de Justiça;

XI – representar junto ao Procurador-Geral de Justiça casos de ilegalidade ou irregularidade constatados;

XII - executar os demais procedimentos correlatos com as funções de auditoria interna e desenvolver outras atividades inerentes ao desempenho de suas atribuições, após homologação do Procurador-Geral de Justiça;

Parágrafo único.  Excluem-se do âmbito de atuação do Controle Interno as atividades finalísticas típicas de Procuradores e de Promotores de Justiça, no cumprimento de suas atribuições constitucionais e legais, sujeitas a regime próprio de controle, a cargo da Corregedoria-Geral do Ministério Público do Estado do Espírito Santo.

CAPITULO III

DOS OBJETOS INERENTES À ATUAÇÃO DA

ASSESSORIA DE AUDITORIA INTERNA E CONTROLE DO MP-ES

Art. 15. Constituem objeto de exame específico da Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES os atos praticados pelas unidades pertencentes à estrutura organizacional da instituição, observados os princípios de auditoria quanto à materialidade, risco e relevância, especialmente:

I - os sistemas administrativos e operacionais de controle interno utilizados na gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional do MP-ES;

II - os sistemas de pessoal;

III - os contratos, convênios, acordos, termos de cooperação e outros instrumentos similares firmados pelo MP-ES com órgãos ou entidades públicas ou privadas e respectivas prestações de contas, quando for o caso;

IV - os processos de licitação, dispensa e inexigibilidade;

V - as obras, inclusive as reformas e ampliações;

VI - os instrumentos e sistemas de gerenciamento, de guarda e de conservação dos bens e do patrimônio do MP-ES;

VII - os atos administrativos de que resultem direitos e obrigações para o MP-ES;

VIII - os adiantamentos efetuados pelo MP-ES aos seus membros e aos seus servidores, bem como as respectivas prestações de contas;

IX - a fixação e a execução da despesa;

X - a previsão e o repasse do duodécimo destinado ao MP-ES;

XI - a observância dos limites legais e constitucionais;

XII - a organização e a gestão das diversas unidades do MP-ES;

XIII - o gerenciamento, a integridade e a segurança dos sistemas informatizados do MP-ES.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Art. 16. Fica estabelecido o prazo de 120 (cento e vinte) dias para que a Assessoria de Auditoria Interna e Controle do MP-ES proponha a padronização e a implementação das ferramentas e dos programas de trabalho pertinentes as suas atribuições, adequando-se às normas e aos prazos da Resolução TC nº 227/2011, revisando o seu manual de funcionamento, sem prejuízo da execução de auditorias internas no período.

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas a Portaria nº 5.043/2013 e as demais disposições em contrário.

Vitória, 31 de agosto de 2015.

EDER PONTES DA SILVA

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 1º/09/2015.