PORTARIA PGJ Nº 4397, DE 02 DE JUNHO DE 2016.
(Alterada pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019)
(Revogada pela Portaria PGJ nº 1003, de 14 de setembro de 2022)
Dispõe
sobre o controle de gasto público no âmbito do Ministério Público do Estado do
Espírito Santo.
A PROCURADORA-GERAL
DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e conforme estabelece o
inciso VII, do art. 10, da Lei Complementar estadual nº 95/1997 e,
CONSIDERANDO
os princípios administrativos da legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência, previstos na Constituição Federal;
CONSIDERANDO
que membros, servidores, estagiários e demais colaboradores devem velar pelo
uso sustentável e consciente de bens e serviços da instituição, em respeito,
inclusive, ao princípio da economicidade;
CONSIDERANDO
que o Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES sempre primou pela
otimização dos recursos públicos, notadamente em tempos de crise, quando se
exige a adoção imediata de medidas de contingenciamento de despesas, a fim de
superar déficit orçamentário agravado desde janeiro de 2015;
CONSIDERANDO
a necessidade de aperfeiçoar a normatização das diretrizes de controle dos
gastos orçamentários, observadas as atuais projeções econômicas e financeiras;
CONSIDERANDO
o impacto dos fatores externos provenientes da atual crise econômica nacional,
que atinge diretamente o orçamento da instituição, em decorrência do aumento de
preços e tarifas de bens e serviços,
RESOLVE:
Art.
1º Instituir medidas de controle e de contenção de despesas, no
âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES, notadamente
no que se refere a:
I-
utilização e aquisição de equipamentos de informática;
II -
participação e afastamento de membros e servidores em eventos, cursos,
congressos, campanhas e atividades correlatas, no Brasil e no exterior,
inclusive quanto a concessão de bolsas de estudos;
III -
realização, promoção e apoio em eventos, cursos, congressos, campanhas e
atividades correlatas, bem como contratação de espaço físico e material para
sua execução;
IV -
utilização de serviços de coffee break;
V-
serviço postal, impressão e reprografia de documentos e de trabalhos gráficos;
VI-
aquisição e concessão de materiais de almoxarifado e correlatos, como carimbos
e cartões de visita;
VII -
consumo de energia elétrica, água, telefonia e combustível;
VIII -
utilização de veículos oficiais;
IX -
obras e reformas de engenharia;
X -
realização de atividades que demandem pagamento de horas extraordinárias,
diárias, passagens aéreas e deslocamentos em veículo oficial de membros,
servidores e terceirizados;
XI -
celebração de novos contratos e aditivos quantitativos referentes a serviços de
terceirização que importem em aumento de despesas;
XII-
admissão de estagiários.
Parágrafo
único. A realização de novas despesas referentes aos itens
relacionados e a outras aquisições de qualquer natureza poderá ocorrer,
excepcionalmente, se houver manifesto e justificado interesse público, após
análise da Gerência-Geral e autorização prévia da Procuradora-Geral de Justiça,
observadas as reservas orçamentária e financeira e demais requisitos legais.
CAPITULO
I
DOS
BENS E SERVIÇOS DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Art.
2º Fica vedada a utilização individual de mais de um
equipamento de processamento de dados, tais como desktops, notebooks e ultrabooks,
para o desempenho das atividades de membros, servidores, estagiários e
prestadores de serviços.
Parágrafo
único. O equipamento sobressalente deverá ser entregue à
Coordenação de Informática no prazo de 20 (vinte) dias para posterior
remanejamento.
Art.
3º As disposições do art. 2º aplicam-se à utilização de
impressoras, observadas, ainda, as seguintes diretrizes:
I - as
impressoras monocromáticas são de uso exclusivo de membros em seus respectivos
gabinetes;
II -
as impressoras multifuncionais são de uso compartilhado e devem permanecer nas
secretarias, protocolos, cartórios ou salas com maior número de usuários,
podendo ser alocadas nos corredores das unidades, quando for possível;
III -
as impressoras ociosas ou consideradas pela Administração como excedentes devem
ser restituídas à Coordenação de Informática no prazo de 20 (vinte) dias.
Art.
4º Os scanners de mesa distribuídos aos membros, em virtude da
implantação do processo judicial eletrônico, devem permanecer ou serem
realocados em seus gabinetes.
Parágrafo
único. Os scanners distribuídos à área administrativa, caso
ociosos, deverão ser devolvidos à Coordenação de Informática, para a devida
redistribuição.
Art.
5º Fica a Coordenação de Informática autorizada a substituir,
se necessário, as licenças de softwares pagos por similares
gratuitos, nos equipamentos de estagiários, prestadores de serviço ou
colaboradores, ficando ressalvada a manutenção, em caso de justificada
necessidade, mediante expressa autorização da Gerência-Geral.
Art.
6º A Coordenação de Informática deverá instalar sistemas que
possibilitem à Administração um maior controle dos gastos, a fim de identificar
e quantificar recursos utilizados por usuários, em relação aos seguintes
serviços:
I -
impressão;
II -
telefonia fixa e móvel;
III -
reprografia;
IV -
acesso à internet.
Art.
7º A fim de efetivar as determinações elencadas na presente
Portaria, o controle de gasto de alguns serviços será realizado por meio de
senhas e ou logins fornecidos pela Coordenação de Informática.
CAPITULO
II
DOS
BENS E SERVIÇOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA
Art.
8º A distribuição de bens móveis deve ser condizente com a
quantidade de recursos humanos e com o espaço físico da unidade organizacional,
sendo vedada a disponibilização de itens quando:
I- a
quantidade existente na unidade for suficiente para atender sua demanda;
II - a
substituição de bens tiver finalidade meramente estética;
III –
o bem a ser substituído estiver dentro do seu prazo de vida útil, consoante
tabela contida no Anexo I.
Art.
9º Os itens de almoxarifado e materiais de consumo devem ser
distribuídos de acordo com a efetiva necessidade da unidade, considerado o
histórico de consumo.
Art.
10. As comunicações e o envio de documentos devem ser realizados
prioritariamente por meio eletrônico e, quando imprescindível o encaminhamento
físico, deve ser feito por carta simples pelo serviço de entrega dos Correios –
PAC ou por motoboy, onde houver.
§ 1º A
carta comum, registrada com Aviso de Recebimento ou mala direta, e o serviço de
motoboy serão utilizados nas hipóteses em que for necessário o recebimento de
comprovante de entrega.
§ 2º O
uso do SEDEX será admitido mediante justificativa e autorização prévia da
Gerência-Geral, nas hipóteses em que a urgência caracterize perda de prazo ou
em casos específicos, como remessa excepcional e urgente de materiais de
almoxarifado e expressa impossibilidade contratual para o envio dos itens por
carta simples.
§ 2º O
uso do SEDEX será admitido mediante justificativa e autorização prévia do
gestor do respectivo contrato, nas hipóteses em que a urgência caracterize
perda de prazo ou em casos específicos, como remessa excepcional e urgente de
materiais de almoxarifado e expressa impossibilidade contratual para o envio dos
itens por carta simples. (Redação
dada pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019).
Art.
11. As solicitações ao setor de reprografia devem ser promovidas
por meio eletrônico, devidamente justificadas, cabendo a Gerência-Geral
analisar e decidir quanto à execução do serviço.
Parágrafo
único. Fica vedada ao setor de reprografia da Procuradoria-Geral de
Justiça a extração de cópia integral de processos judiciais, devendo o
requerente indicar as páginas a serem reproduzidas.
Art.
12. As impressões devem ser realizadas em frente e verso do
papel e as fotocópias devem ser feitas prioritariamente por digitalização.
Art.
13. Os veículos da frota institucional devem ser utilizados
preferencialmente de forma compartilhada e para atendimento de mais de uma
finalidade, em especial, em casos de longos trajetos ou quando for devido o
pagamento de diárias.
Parágrafo
único. O Serviço de Transporte deve manter agenda comum com as
áreas administrativas e com os Centros de Apoio, visando à utilização
compartilhada dos veículos administrativos.
Art.
14. É vedada a realização de jornada extraordinária de trabalho
por prestadores de serviços, salvo autorização prévia e expressa da
Gerência-Geral, mediante imperiosa e justificada necessidade.
Parágrafo
único. A inobservância da presente vedação importa em responsabilização pessoal
do agente público que a violar, o qual arcará com as despesas financeiras
devidas.
Art.
14. A realização de jornada extraordinária de trabalho por
prestadores de serviços será realizada mediante imperiosa e justificada
necessidade, desde que haja saldo contratual, e com autorização prévia e expressa
do gestor do contrato, que será o responsável pelo controle e
apresentação mensal de relatórios à Gerência-Geral. (Redação dada
pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019)
Parágrafo
único. A inobservância do disposto no caput importa em responsabilização
pessoal do agente público que o violar, o qual arcará com as despesas
financeiras devidas. (Redação dada
pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019).
CAPITULO
III
DOS
CONTRATOS
Art.
15. Os setores, gestores e fiscais responsáveis por contratos,
atas de registro de preços, convênios e demais procedimentos que gerem despesa
devem proceder a sua imediata análise, a fim de averiguar possível redução dos
custos até o limite legal.
Parágrafo
único. Os procedimentos de contratação que estejam em andamento
devem ser submetidos à Gerência-Geral, no prazo de até 10 (dez) dias, a fim de
verificar a conveniência de seu prosseguimento no presente exercício
financeiro, visando ao equilíbrio orçamentário da instituição.
Art.
16. Fica vedada a repactuação contratual nas seguintes hipóteses:
I –
quando o reajuste não estiver previsto no orçamento;
II –
quando proveniente de variação cambial.
CAPITULO
IV
DOS
SERVIÇOS DE ENGENHARIA
Art.
17. Os serviços de engenharia ficam limitados a reformas e
intervenções de caráter urgente ou emergencial, vedando-se a realização de
qualquer alteração meramente estética, observados a disponibilidade
orçamentária e o cronograma da Coordenação de Engenharia.
CAPITULO
V
DOS
EVENTOS
Art.
18. A realização de eventos, assim considerados todos os treinamentos,
capacitações e campanhas, promovidos pela instituição, deverá observar as
seguintes diretrizes:
I –
priorização de eventos relacionados aos objetivos do Planejamento Estratégico
do Ministério Público;
II-
limitação dos custos à dotação orçamentária, revista para alcançar o
reequilíbrio orçamentário da instituição, destinada a eventos;
III –
vedação de fornecimento de materiais de apoio, como pastas, canetas ou outros
itens similares;
IV –
disponibilização de eventual material de apoio via e-mail;
V -
priorização de capacitações realizadas por membros e servidores docentes,
notadamente os que se especializaram com custeio, direto ou indireto, da
instituição;
VI – abrangência
do maior número possível de membros e servidores,
VII–
utilização, sempre que possível, de plataforma de ensino à distância (EaD) ou
videoconferência;
VIII –
vedação de fornecimento de lanches ou coffee breaks em eventos
com duração inferior a 5 (cinco) horas ininterruptas, bem como em reuniões de
qualquer natureza;
IX-
proibição da cessão de uso de espaços da sede administrativa e das Promotorias
de Justiça e demais unidades organizacionais do Ministério Público para
entidades de fins privados.
Art.
19. A participação de membros e servidores em eventos, cursos,
congressos, campanhas e atividades correlatas fica sujeita à prévia análise da
Administração e disponibilidade orçamentária, aplicando-se, subsidiariamente,
as disposições do art. 18, sem prejuízo das demais normatizações sobre o
assunto.
Art.
20. Ficam suspensas novas concessões de bolsas de estudos, para
membros e servidores.
CAPITULO
VI
DAS
PRÁTICAS SUSTENTÁVEIS
Art.
21. As ações e campanhas da Comissão de Gestão Ambiental e
Sustentabilidade devem ser observadas por todos os membros, servidores,
terceirizados, estagiários e visitantes do MP-ES, no sentido de promover o uso
consciente dos bens e serviços. (Dispositivo
revogado pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019)
Art.
22. A Coordenação de Engenharia deverá, gradativamente, adotar medidas
de economia com substituição de lâmpadas, instalação de sensores, redutores de
vazão de água, entre outros, visando racionalizar o uso dos recursos
existentes, além de propiciar uma gestão ambientalmente sustentável.
CAPITULO
VII
DA
FISCALIZAÇÃO DAS MEDIDAS DE CONTENÇÃO DE DESPESAS
Art.
23. Caberá a cada Gerência de Coordenação zelar pelo cumprimento
das disposições contidas na presente norma, devendo, naquilo que lhe competir,
indeferir, justificadamente, os pleitos que a contrariarem, comunicando os
requerentes, via e-mail, no prazo máximo de 72 (setenta e duas) horas.
§ 1º Os
pedidos indeferidos podem ser reconsiderados pela Gerência-Geral, mediante
requerimento devidamente fundamentado.
§ 2º Caberá
ainda à Gerência-Geral analisar e decidir de forma definitiva sobre eventuais
exceções às presentes disposições.
Art.
24. As Gerências de Coordenação devem acompanhar os gastos de
suas respectivas áreas, atentando-se para as disposições da presente norma e comunicando
à Gerência-Geral quaisquer ocorrências que impliquem em violação das diretrizes
ora estabelecidas.
Parágrafo
único. Eventuais alterações de consumo verificadas devem ser
comunicadas à Gerência-Geral, para providências.
Art.
25. As Gerências de Coordenação e a Gerência-Geral devem fiscalizar a
correta utilização dos recursos materiais disponibilizados pela instituição a
seus membros, servidores e colaboradores, nos termos das normas vigentes.
CAPITULO
VIII
DO
RESSARCIMENTO
Art.
26. Identificado o uso indevido dos recursos materiais
disponibilizados, o responsável será instado a ressarcir o erário
espontaneamente, sob pena de adoção das medidas legais cabíveis.
CAPITULO
IX
DAS
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art.
27. As disposições contidas na presente Portaria não se aplicam à
Corregedoria-Geral, no que tange ao livre exercício de suas atribuições
institucionais.
Art.
28. Os casos omissos serão dirimidos pela Procuradora-Geral de
Justiça.
Art.
29. Compete a Assessoria Legislativa - ALE, em conjunto com as
unidades organizacionais correlatas, a atualização e a adequação das normas
administrativas do Ministério Público, no que concerne e em consonância com as
disposições desta Portaria.
Art.
30. Esta Portaria entra em vigor na data de sua
publicação, revogando a
Portaria nº 6258, de 21 de agosto de 2015 e disposições em contrário.
Vitória, 02 de junho de 2016.
ELDA MÁRCIA MORAES SPEDO
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA
ANEXO
ÚNICO
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Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 03/06/2016