PORTARIA PGJ Nº 4397, DE 02 DE JUNHO DE 2016.

(Alterada pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019)

(Revogada pela Portaria PGJ nº 1003, de 14 de setembro de 2022)

Dispõe sobre o controle de gasto público no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo.

A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e conforme estabelece o inciso VII, do art. 10, da Lei Complementar estadual nº 95/1997 e,

CONSIDERANDO os princípios administrativos da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, previstos na Constituição Federal;

CONSIDERANDO que membros, servidores, estagiários e demais colaboradores devem velar pelo uso sustentável e consciente de bens e serviços da instituição, em respeito, inclusive, ao princípio da economicidade;

CONSIDERANDO que o Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES sempre primou pela otimização dos recursos públicos, notadamente em tempos de crise, quando se exige a adoção imediata de medidas de contingenciamento de despesas, a fim de superar déficit orçamentário agravado desde janeiro de 2015;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoar a normatização das diretrizes de controle dos gastos orçamentários, observadas as atuais projeções econômicas e financeiras;

CONSIDERANDO o impacto dos fatores externos provenientes da atual crise econômica nacional, que atinge diretamente o orçamento da instituição, em decorrência do aumento de preços e tarifas de bens e serviços.

RESOLVE:

Art. 1º Instituir medidas de controle e de contenção de despesas, no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES, notadamente no que se refere a:

I- utilização e aquisição de equipamentos de informática;

II - participação e afastamento de membros e servidores em eventos, cursos, congressos, campanhas e atividades correlatas, no Brasil e no exterior, inclusive quanto a concessão de bolsas de estudos;

III - realização, promoção e apoio em eventos, cursos, congressos, campanhas e atividades correlatas, bem como contratação de espaço físico e material para sua execução;

IV - utilização de serviços de coffee break;

V- serviço postal, impressão e reprografia de documentos e de trabalhos gráficos;

VI- aquisição e concessão de materiais de almoxarifado e correlatos, como carimbos e cartões de visita;

VII - consumo de energia elétrica, água, telefonia e combustível;

VIII - utilização de veículos oficiais;

IX - obras e reformas de engenharia;

X - realização de atividades que demandem pagamento de horas extraordinárias, diárias, passagens aéreas e deslocamentos em veículo oficial de membros, servidores e terceirizados;

XI - celebração de novos contratos e aditivos quantitativos referentes a serviços de terceirização que importem em aumento de despesas;

XII- admissão de estagiários.

Parágrafo único. A realização de novas despesas referentes aos itens relacionados e a outras aquisições de qualquer natureza poderá ocorrer, excepcionalmente, se houver manifesto e justificado interesse público, após análise da Gerência-Geral e autorização prévia da Procuradora-Geral de Justiça, observadas as reservas orçamentária e financeira e demais requisitos legais.

CAPITULO I

DOS BENS E SERVIÇOS DA ÁREA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Art. 2º Fica vedada a utilização individual de mais de um equipamento de processamento de dados, tais como desktops, notebooks e ultrabooks, para o desempenho das atividades de membros, servidores, estagiários e prestadores de serviços.

Parágrafo único. O equipamento sobressalente deverá ser entregue à Coordenação de Informática no prazo de 20 (vinte) dias para posterior remanejamento.

Art. 3º As disposições do art. 2º aplicam-se à utilização de impressoras, observadas, ainda, as seguintes diretrizes:

I - as impressoras monocromáticas são de uso exclusivo de membros em seus respectivos gabinetes;

II - as impressoras multifuncionais são de uso compartilhado e devem permanecer nas secretarias, protocolos, cartórios ou salas com maior número de usuários, podendo ser alocadas nos corredores das unidades, quando for possível;

III - as impressoras ociosas ou consideradas pela Administração como excedentes devem ser restituídas à Coordenação de Informática no prazo de 20 (vinte) dias. 

Art. 4º Os scanners de mesa distribuídos aos membros, em virtude da implantação do processo judicial eletrônico, devem permanecer ou serem realocados em seus gabinetes.

Parágrafo único. Os scanners distribuídos à área administrativa, caso ociosos, deverão ser devolvidos à Coordenação de Informática, para a devida redistribuição.

Art. 5º Fica a Coordenação de Informática autorizada a substituir, se necessário, as licenças de softwares pagos por similares gratuitos, nos equipamentos de estagiários, prestadores de serviço ou colaboradores, ficando ressalvada a manutenção, em caso de justificada necessidade, mediante expressa autorização da Gerência-Geral.

Art. 6º A Coordenação de Informática deverá instalar sistemas que possibilitem à Administração um maior controle dos gastos, a fim de identificar e quantificar recursos utilizados por usuários, em relação aos seguintes serviços:

I - impressão;

II - telefonia fixa e móvel;

III - reprografia;

IV - acesso à internet.

Art. 7º A fim de efetivar as determinações elencadas na presente Portaria, o controle de gasto de alguns serviços será realizado por meio de senhas e ou logins fornecidos pela Coordenação de Informática.

CAPITULO II

DOS BENS E SERVIÇOS DA ÁREA ADMINISTRATIVA

Art. 8º A distribuição de bens móveis deve ser condizente com a quantidade de recursos humanos e com o espaço físico da unidade organizacional, sendo vedada a disponibilização de itens quando:

I- a quantidade existente na unidade for suficiente para atender sua demanda;

II - a substituição de bens tiver finalidade meramente estética;

III – o bem a ser substituído estiver dentro do seu prazo de vida útil, consoante tabela contida no Anexo I.

Art. 9º Os itens de almoxarifado e materiais de consumo devem ser distribuídos de acordo com a efetiva necessidade da unidade, considerado o histórico de consumo. 

Art. 10 As comunicações e o envio de documentos devem ser realizados prioritariamente por meio eletrônico e, quando imprescindível o encaminhamento físico, deve ser feito por carta simples pelo serviço de entrega dos Correios – PAC ou por motoboy, onde houver.

§ 1º A carta comum, registrada com Aviso de Recebimento ou mala direta, e o serviço de motoboy serão utilizados nas hipóteses em que for necessário o recebimento de comprovante de entrega.

§ 2º O uso do SEDEX será admitido mediante justificativa e autorização prévia do gestor do respectivo contrato, nas hipóteses em que a urgência caracterize perda de prazo ou em casos específicos, como remessa excepcional e urgente de materiais de almoxarifado e expressa impossibilidade contratual para o envio dos itens por carta simples. (Redação dada pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019).

Art. 11 As solicitações ao setor de reprografia devem ser promovidas por meio eletrônico, devidamente justificadas, cabendo a Gerência-Geral analisar e decidir quanto à execução do serviço.

Parágrafo único. Fica vedada ao setor de reprografia da Procuradoria-Geral de Justiça a extração de cópia integral de processos judiciais, devendo o requerente indicar as páginas a serem reproduzidas.

Art. 12 As impressões devem ser realizadas em frente e verso do papel e as fotocópias devem ser feitas prioritariamente por digitalização.

Art. 13 Os veículos da frota institucional devem ser utilizados preferencialmente de forma compartilhada e para atendimento de mais de uma finalidade, em especial, em casos de longos trajetos ou quando for devido o pagamento de diárias.

Parágrafo único. O Serviço de Transporte deve manter agenda comum com as áreas administrativas e com os Centros de Apoio, visando à utilização compartilhada dos veículos administrativos.

Art. 14. A realização de jornada extraordinária de trabalho por prestadores de serviços será realizada mediante imperiosa e justificada necessidade, desde que haja saldo contratual, e com autorização prévia e expressa do gestor do contrato, que será o responsável pelo controle e apresentação mensal de relatórios à Gerência-Geral. (Redação dada pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019)

Parágrafo único. A inobservância do disposto no caput importa em responsabilização pessoal do agente público que o violar, o qual arcará com as despesas financeiras devidas. (Redação dada pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019).

CAPITULO III

DOS CONTRATOS

Art. 15. Os setores, gestores e fiscais responsáveis por contratos, atas de registro de preços, convênios e demais procedimentos que gerem despesa devem proceder a sua imediata análise, a fim de averiguar possível redução dos custos até o limite legal.

Parágrafo único. Os procedimentos de contratação que estejam em andamento devem ser submetidos à Gerência-Geral, no prazo de até 10 (dez) dias, a fim de verificar a conveniência de seu prosseguimento no presente exercício financeiro, visando ao equilíbrio orçamentário da instituição.

Art. 16. Fica vedada a repactuação contratual nas seguintes hipóteses:

I – quando o reajuste não estiver previsto no orçamento;

II – quando proveniente de variação cambial.

CAPITULO IV

DOS SERVIÇOS DE ENGENHARIA

Art. 17. Os serviços de engenharia ficam limitados a reformas e intervenções de caráter urgente ou emergencial, vedando-se a realização de qualquer alteração meramente estética, observados a disponibilidade orçamentária e o cronograma da Coordenação de Engenharia.

CAPITULO V

DOS EVENTOS

Art. 18. A realização de eventos, assim considerados todos os treinamentos, capacitações e campanhas, promovidos pela instituição, deverá observar as seguintes diretrizes:

I – priorização de eventos relacionados aos objetivos do Planejamento Estratégico do Ministério Público;

II- limitação dos custos à dotação orçamentária, revista para alcançar o reequilíbrio orçamentário da instituição, destinada a eventos;

III – vedação de fornecimento de materiais de apoio, como pastas, canetas ou outros itens similares;

IV – disponibilização de eventual material de apoio via e-mail;

V - priorização de capacitações realizadas por membros e servidores docentes, notadamente os que se especializaram com custeio, direto ou indireto, da instituição;

VI – abrangência do maior número possível de membros e servidores,

VII– utilização, sempre que possível, de plataforma de ensino à distância (EaD) ou videoconferência;

VIII – vedação de fornecimento de lanches ou coffee breaks em eventos com duração inferior a 5 (cinco) horas ininterruptas, bem como em reuniões de qualquer natureza;

IX - proibição da cessão de uso de espaços da sede administrativa e das Promotorias de Justiça e demais unidades organizacionais do Ministério Público para entidades de fins privados.

Art. 19. A participação de membros e servidores em eventos, cursos, congressos, campanhas e atividades correlatas fica sujeita à prévia análise da Administração e disponibilidade orçamentária, aplicando-se, subsidiariamente, as disposições do art. 18, sem prejuízo das demais normatizações sobre o assunto.

Art. 20. Ficam suspensas novas concessões de bolsas de estudos, para membros e servidores.

CAPITULO VI

DAS PRÁTICAS SUSTENTÁVEIS

Art. 21. revogado. (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 7683, de 18 de julho de 2019)

Art. 22. A Coordenação de Engenharia deverá, gradativamente, adotar medidas de economia com substituição de lâmpadas, instalação de sensores, redutores de vazão de água, entre outros, visando racionalizar o uso dos recursos existentes, além de propiciar uma gestão ambientalmente sustentável.

CAPITULO VII

DA FISCALIZAÇÃO DAS MEDIDAS DE CONTENÇÃO DE DESPESAS

Art. 23. Caberá a cada Gerência de Coordenação zelar pelo cumprimento das disposições contidas na presente norma, devendo, naquilo que lhe competir, indeferir, justificadamente, os pleitos que a contrariarem, comunicando os requerentes, via e-mail, no prazo máximo de 72 (setenta e duas) horas.

§ 1º Os pedidos indeferidos podem ser reconsiderados pela Gerência-Geral, mediante requerimento devidamente fundamentado.

§ 2º Caberá ainda à Gerência-Geral analisar e decidir de forma definitiva sobre eventuais exceções às presentes disposições.

Art. 24. As Gerências de Coordenação devem acompanhar os gastos de suas respectivas áreas, atentando-se para as disposições da presente norma e comunicando à Gerência-Geral quaisquer ocorrências que impliquem em violação das diretrizes ora estabelecidas.

Parágrafo único. Eventuais alterações de consumo verificadas devem ser comunicadas à Gerência-Geral, para providências.

Art. 25. As Gerências de Coordenação e a Gerência-Geral devem fiscalizar a correta utilização dos recursos materiais disponibilizados pela instituição a seus membros, servidores e colaboradores, nos termos das normas vigentes.

CAPITULO VIII

DO RESSARCIMENTO

Art. 26. Identificado o uso indevido dos recursos materiais disponibilizados, o responsável será instado a ressarcir o erário espontaneamente, sob pena de adoção das medidas legais cabíveis.

CAPITULO IX

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. As disposições contidas na presente Portaria não se aplicam à Corregedoria-Geral, no que tange ao livre exercício de suas atribuições institucionais.

Art. 28. Os casos omissos serão dirimidos pela Procuradora-Geral de Justiça.

Art. 29. Compete a Assessoria Legislativa – ALE, em conjunto com as unidades organizacionais correlatas, a atualização e a adequação das normas administrativas do Ministério Público, no que concerne e em consonância com as disposições desta Portaria.

Art. 30. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando a Portaria nº 6258, de 21 de agosto de 2015 e disposições em contrário.

Vitória, 02 de junho de 2016.

ELDA MÁRCIA MORAES SPEDO

PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

ANEXO ÚNICO

BENS	Vida Útil (Meses)
Aparelhos de Medição e Orientação	180
Aparelhos e Equipamentos de Comunicação	120
Aparelhos e Utensílios Domésticos	120
Armamentos	240
Coleções e Materiais Bibliográficos	120
Discotecas e Filmotecas	60
Equipamentos de Proteção, Segurança e Socorro	120
Máquinas e Equipamentos de Natureza Industrial	240
Máquinas e Equipamentos Energéticos	120
Máquinas e Equipamentos Gráficos, exceto impressora	180
Equipamentos para Áudio, Vídeo e Foto	120
Máquinas, Utensílios e Equipamentos Diversos	120
Equipamentos de Processamento de Dados e Impressoras	60
Máquinas, Instalações e Utensílios de Escritório	120
Máquinas, Ferramentas e Utensílios de Oficina	120
Equipamentos e Utensílios Hidráulicos e Elétricos	120
Máquinas e Equipamentos Agrícolas e Rodoviários	120
Mobiliário em Geral	120
Veículos Diversos	180
Peças Não Incorporáveis a Imóveis	120
Veículos de Tração Mecânica	180
Acessórios para Automóveis	60
Equipamentos e Sistemas de Proteção e Vigilância Ambiental	120

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 03/06/2016