PORTARIA PGJ Nº 1003, DE 14 DE SETEMBRO DE 2022.

Estabelece medidas de racionalização de despesas no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, em prol da inovação e da sustentabilidade organizacional.

A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais estabelecidas pelo art. 3º, inciso I, c/c o art. 10, incisos I e V, da Lei Federal nº 8.625, de 12 de fevereiro de 1993, e o art. 10, inciso VII, da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e

CONSIDERANDO que compete à Procuradora-Geral de Justiça praticar atos e decidir questões relativas à administração geral, financeira, orçamentária, patrimonial, operacional, e do pessoal ativo e inativo do Ministério Público, por força do inciso VII do art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95/1997;

CONSIDERANDO os princípios da economicidade, da razoabilidade e da continuidade da prestação dos serviços públicos;

CONSIDERANDO a necessidade de atualização das diretrizes de controle dos gastos orçamentários, observada a mudança do panorama da pandemia do coronavírus (Covid-19), sob o viés econômico-social, proporcionando maior autonomia à instituição na realocação e na otimização dos recursos públicos;

CONSIDERANDO a utilização dos primados de acessibilidade, sustentabilidade e inovação para o aperfeiçoamento contínuo do modo de gestão do MPES, com foco na valorização das pessoas e na aplicação dos recursos públicos de forma estratégica;

CONSIDERANDO que a sustentabilidade organizacional é o resultado de uma cultura congruente com as preocupações econômicas, sociais e ambientais, realizando-se em ações, práticas, programas e processos que visam garantir a permanência e a existência de uma organização para a gerações futuras pari passu ao seu crescimento, eficiência e coexistência com a sociedade e demais instituições;

CONSIDERANDO a importância da modulação dos gastos para a construção de um Ministério Público cada vez mais moderno, com o incremento da tecnologia e de novos sistemas, segurança institucional e ferramentas que tornam a atuação do parquet capixaba mais próxima da(o) cidadã(ão), com entregas mais rápidas e eficazes para a sociedade;

CONSIDERANDO o teor do Procedimento Sei! nº 19.11.0013.0001031/2022-82,

RESOLVE:

Art. 1º Remodular as medidas de racionalização de despesas no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, com o objetivo de promover ações voltadas para a modernização, a inovação e a sustentabilidade organizacional, após o período pandêmico.

Art. 2º Promover medidas de controle e de contenção de despesas, sob as balizas da nova realidade exposta, notadamente no que se refere a:

I - participação de membras(os) e servidoras(es) em eventos, cursos, congressos, campanhas e atividades correlatas, no Brasil e no exterior, com ônus para o MPES, salvo os casos devidamente justificados;

II - concessão de diárias para a execução de atividades que possam ser realizadas de forma remota;

III - realização, promoção e apoio em eventos, cursos, congressos, campanhas e atividades correlatas, bem como contratação de espaço físico e material para sua execução, desde que previstos no calendário do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional - CEAF ou aprovado pela Procuradora-Geral de Justiça;

IV - limitação da utilização de serviços de coffee break;

V - impressão de material gráfico, utilização de serviço postal e reprografia de documentos;

VI - hora extra referente aos contratos de terceirização de mão de obra;

VII - realização de novas obras, reformas e serviços de engenharia, à exceção daqueles já previstos no orçamento e/ou que atendam a questões de segurança ou de manutenção urgente e indispensável, bem como os eleitos como prioritários pela Administração Superior;

VIII - modificação de layout de ambiente e instalação de divisória ou drywall, desde que alinhados com a nova política de reorganização dos espaços e as diretrizes do projeto de teletrabalho a ser implementado na instituição;

IX - consumo de energia elétrica, água, telefonia e combustível;

X - utilização de veículos oficiais, em obediência ao disposto na Portaria PGJ nº 8.852, de 19 de outubro de 2017.

Parágrafo único. A realização de novas despesas referentes aos itens relacionados e a outras aquisições de qualquer natureza poderá ocorrer, excepcionalmente, se houver manifesto e justificado interesse público, após análise da Gerência-Geral e autorização prévia da Procuradora-Geral de Justiça, observadas as reservas orçamentária e financeira e demais requisitos legais.

Art. 3º As comunicações e o envio de documentos devem ser realizados prioritariamente por meio eletrônico e, quando imprescindível o encaminhamento físico, deve ser feito por carta simples pelo serviço de entrega dos Correios - PAC ou por motoboy, onde houver.

Art. 4º O uso do SEDEX será admitido mediante justificativa e autorização prévia da(o) gestora(gestor) do respectivo contrato, nas hipóteses em que a urgência caracterize perda de prazo ou em casos específicos, como remessa excepcional e urgente de materiais de almoxarifado e expressa impossibilidade contratual para o envio dos itens por carta simples.

Art. 5º As solicitações ao setor de reprografia devem ser promovidas por meio eletrônico, devidamente justificadas, cabendo à Gerência-Geral analisar e decidir quanto à execução do serviço.

Parágrafo único. Fica vedada ao setor de reprografia da Procuradoria-Geral de Justiça a extração de cópia integral de processos judiciais, devendo o requerente indicar as páginas a serem reproduzidas.

Art. 6º O serviço de digitalização deve ser priorizado e, em casos excepcionais, as impressões devem ser realizadas em frente e verso do papel.

Art. 7º Serão observadas as seguintes diretrizes para a utilização dos dispositivos periféricos, tais como impressoras e scanners:

I - são de uso compartilhado e devem permanecer nas secretarias, nos protocolos, nos cartórios ou nas salas com maior número de usuárias(os), podendo ser alocadas nos corredores das unidades, quando for possível;

II - os equipamentos ociosos ou considerados pela Administração como excedentes devem ser restituídos à Coordenação de Informática.

Art. 8º Fica a Coordenação de Informática autorizada a substituir, se necessário, as licenças de softwares pagos por similares gratuitos, nos equipamentos de estagiárias(os), prestadoras(es) de serviço ou colaboradoras(es), ficando ressalvada a manutenção, em caso de justificada necessidade, mediante expressa autorização da Gerência-Geral.

Art. 9º A distribuição de bens permanentes móveis será realizada conforme os seguintes critérios:

I - a unidade solicitante deverá observar antes da realização do pedido:

a) a possibilidade de remanejamento interno de materiais para suprir a nova demanda;

b) se o material a ser substituído está em condições de uso;

c) se o espaço físico existente na unidade é condizente com o material solicitado;

II - no momento da análise pela área gestora do material permanente deverá observar:

a) em havendo necessidade de aquisição de materiais para distribuição, a autorização prévia da Gerência-Geral;

b) em caso de reaproveitamento de materiais devolvidos de outras UOs em bom estado de conservação, a autorização da Gerência-Geral é dispensável.

Art. 10. Os itens de almoxarifado e os materiais de consumo devem ser distribuídos de acordo com a efetiva necessidade da unidade, considerando o histórico de consumo, a realidade pós-pandemia e o calendário de entregas.

Art. 11. Os veículos da frota institucional devem ser utilizados preferencialmente de forma compartilhada e para atendimento de mais de uma finalidade, em especial, em casos de longos trajetos ou quando for devido o pagamento de diárias.

Parágrafo único. O Serviço de Transporte deve manter agenda comum com as áreas administrativas e com os Centros de Apoio Operacional, visando à utilização compartilhada dos veículos administrativos.

Art. 12. As solicitações de aquisição/contratação devem estar previstas no planejamento estratégico, no orçamento anual e no Plano Plurianual, observados os critérios de conveniência e oportunidade.

Art. 13. A realização de jornada extraordinária de trabalho por prestadoras(es) de serviços será realizada mediante imperiosa e justificada necessidade, desde que haja saldo contratual, e com autorização prévia e expressa da(o) gestora(gestor) do contrato, que será a(o) responsável pelo controle e pela apresentação mensal de relatórios à Gerência-Geral.

Parágrafo único. A inobservância do disposto no caput importa em responsabilização pessoal da(o) agente pública(o) que o violar, a(o) qual arcará com as despesas financeiras devidas.

Art. 14. A realização de eventos, assim considerados todos os treinamentos, capacitações e campanhas, promovidos pela instituição, deverá observar as seguintes diretrizes:

I - disponibilização de eventual material de apoio em formato digital, devendo ser evitado o fornecimento impresso, bem como de pastas, canetas e similares;

II - priorização de capacitações realizadas por membras(os) e servidoras(es) docentes, notadamente as(os) que se especializaram com custeio, direto ou indireto, da instituição;

III - utilização, sempre que possível, de plataforma de Ensino a Distância (EaD) ou videoconferência, visando a maior abrangência do maior número possível de membras(os) e servidoras(es);

IV - vedação de fornecimento de lanches ou coffee breaks em eventos com duração inferior a 5 (cinco) horas ininterruptas;

V - proibição da cessão de uso de espaços da sede administrativa e das Promotorias de Justiça e demais unidades organizacionais do Ministério Público para entidades de fins privados.

Art. 15. As áreas administrativas devem, gradativamente, adotar medidas de economia como substituição de lâmpadas, instalação de sensores, redutores de vazão de água, entre outras, visando racionalizar o uso dos recursos existentes, além de propiciar uma gestão ambientalmente sustentável.

Art. 16. Eventuais alterações de consumo devem ser observadas pelas áreas responsáveis, cabendo análise casuística, e comunicadas à Gerência-Geral para providências.

Art. 17. Os casos omissos serão dirimidos pela Procuradora-Geral de Justiça com o apoio da Gerência-Geral.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Portaria PGJ nº 4.397, de 2 de junho de 2016.

Vitória, 14 de setembro de 2022.

LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE

PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Dimpes de 15/09/2022