PORTARIA Nº 7843, DE 22 DE OUTUBRO DE 2015.

Dispõe sobre a concessão, aplicação e prestação de contas do Suprimento de Fundos, no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e conforme estabelece o inciso VII, do art. 10, da Lei Complementar estadual nº 95/1997,

CONSIDERANDO o disposto na Constituição Federal; na Constituição Estadual; na Resolução nº 86/2012 do Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP; na Lei Estadual nº 2.583/1971, a qual estabelece as normas da Administração Financeira Estadual, que, no que se refere à gestão orçamentária e financeira dos Poderes constituídos, estabelecem normas de procedimentos, os quais devem ser observados por ocasião da aplicação dos recursos concedidos a título de Suprimento de Fundos;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a concessão, aplicação e a prestação de contas de recursos utilizados para o pagamento de despesas a título de Suprimento de Fundos, no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES;

CONSIDERANDO que a execução orçamentária e financeira do Ministério Público é centralizada e, que o Suprimento de Fundos é utilizado como forma de descentralização;

CONSIDERANDO, finalmente, que incumbe ao Procurador-Geral de Justiça, enquanto administrador do Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES, prover uma gestão fiscal responsável, zelando por seu equilíbrio orçamentário e financeiro, 

RESOLVE:

Art. 1º Considera-se Suprimento de Fundos, o adiantamento de recursos financeiros a membro ou servidor do MP-ES, autorizado pelo ordenador de despesas, para fins de oferecer condições à realização de despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam aguardar o processo normal de execução.

Art. 2º O suprimento de fundos será solicitado por membro ou servidor indicado e autorizado pelo Procurador-Geral de Justiça, mediante preenchimento de formulário constante do Sistema Eletrônico de Informações – SEI. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 1º A solicitação indicará, de modo claro e preciso, além da caracterização do membro ou do servidor que será o suprido, a finalidade e a justificativa dos recursos solicitados em cada dotação orçamentária, conforme formulário contido no Anexo I desta Portaria. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 2º Em casos excepcionais, membro ou servidor não suprido pode solicitar o adiantamento, na forma do caput e do § 1º deste artigo, desde que haja prévia autorização de qualquer dos supridos. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 3º A justificativa e o detalhamento das despesas de caráter sigiloso, secreto ou reservado deverão ser apresentados de modo que não seja comprometida a atividade.

§ 4º O número de supridos no MPES será de até 3 (três) membros e/ou servidores, sendo um para:

I – Coordenação de Engenharia;

II – Coordenação Administrativa;

III - Assessoria de Segurança Institucional e Inteligência - ASI e Grupo Especial de Combate ao Crime Organizado - Gaeco. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 5º Para as despesas de caráter sigiloso, secreto ou reservado, o requerimento de adiantamento será efetuado exclusivamente pelo suprido representante da ASI e do Gaeco. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 3º Não será concedido Suprimento de Fundos:

I - a responsável por 2 (dois) suprimentos; (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

II – a responsável por suprimento de fundos que, esgotado o prazo de comprovação, não tenha prestado contas de sua aplicação;

III – a pessoas sem vínculo empregatício com o serviço público estadual;

IV – a membro ou servidor que esteja respondendo a inquérito administrativo ou tenha sido declarado em alcance;

V – a membro ou servidor que exerça as funções de ordenador de despesa;

VI – a membro ou servidor que tenha a seu cargo a guarda ou utilização do material a adquirir, salvo quando não houver na repartição outro membro ou servidor que o faça, desde que devidamente justificado;

VII – a membro ou servidor que não esteja em efetivo exercício;

VIII – a membro ou servidor responsável pela Coordenação de Finanças.

IX - para realização de despesas que, por sua natureza, são passíveis de planejamento em razão de sua previsibilidade, devendo submeter-se aos procedimentos normais de aplicação, consonante a legislação em vigor. (Dispositivo incluído pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 4º São passíveis de realização por meio de Suprimento de Fundos as seguintes despesas:

I -  eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie, respeitadas disposições específicas relativas à concessão de diárias e passagens aéreas, constantes de ato do Procurador-Geral de Justiça; (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

II - de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cuja soma anual não ultrapasse o limite de dispensa de licitação, conforme o inciso II do art. 24 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993; (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

III - urgentes, em razão de emergência ou calamidade pública, assim consideradas aquelas cuja não realização imediata possa acarretar prejuízo à instituição ou a seus integrantes, bem como interromper a prestação dos serviços;

IV - de caráter sigiloso, assim consideradas as relacionadas com dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como à intimidade das pessoas;

V - de caráter secreto ou reservado, assim consideradas as realizadas com diligências que exijam determinado grau de sigilo, a fim de que não seja comprometida a atividade de investigação, por período limitado de tempo, exclusivamente nas atividades de investigação e de inteligência a cargo da ASI e do Gaeco. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Parágrafo único. Cabe ao ordenador de despesas justificar a existência de ato ou circunstâncias capazes de enquadrar as despesas nos casos acima descritos. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 5º Fica estabelecido o valor de R$ 1.000,00 (mil reais) como limite máximo de despesa de pequeno vulto. (Redação dada pela Portaria nº 607, de 09 de novembro de 2020)

§ 1º O limite a que se refere este artigo é o de cada despesa, vedado o seu fracionamento ou do documento comprobatório para adequação a esse limite.

§ 2º Excepcionalmente, a critério da Gerência-Geral, desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado, poderá ser realizada despesa de valor superior ao previsto neste artigo, observado o limite estabelecido no inciso II, do art. 4º desta Portaria.

Art. 6º Ressalvadas as situações previstas nos incisos I, III, IV e V do art. 4º desta Portaria, é vedada a concessão de Suprimento de Fundos para:

I - aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial classificada como despesa de capital;

II - aquisição de bens ou serviços de maneira que possa caracterizar fracionamento de despesa;

III - aquisição de bens ou serviços, como água, gás e outros de caráter contínuo e não emergencial, para os quais existam ou devam existir contratos de fornecimento com prévio planejamento;

IV - assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos;

V - pagamento de diárias;

VI - pagamento de combustível dentro do Estado do Espírito Santo;

VII - reparo de veículos que ultrapasse o valor disposto no inciso II do art. 4º que integra a presente Portaria;

VIII - pagamento de despesa realizada em data anterior à de concessão do suprimento.

§ 1º Para o fim do disposto no inciso I, considera-se despesa de capital aquela que contribui diretamente para a formação ou para a aquisição de um bem de capital. (Redação dada pela Portaria nº 2376, de 28 de fevereiro de 2019)

§ 2º A concessão de Suprimentos de Fundos poderá ocorrer, excepcionalmente, para aquisição dos itens elencados nos incisos III e VI, quando o procedimento licitatório não alcançar o êxito almejado, nos casos de licitação fracassada ou deserta, desde que ocorra no mesmo exercício financeiro. (Dispositivo incluído pela Portaria nº 2376, de 28 de fevereiro de 2019)

Art. 7º O formulário de concessão de Suprimento de Fundos integrará o processo administrativo específico e deverá conter os seguintes dados, conforme Anexo II:

I - nome completo, número do CPF, posto ou graduação, cargo ou função e matrícula do suprido;

II - destinação ou objeto da despesa a realizar;

III - valor do Suprimento de Fundos, em moeda corrente, em algarismos e por extenso;

IV - classificação funcional e natureza de despesa;

V - data da concessão.

Art. 8º Os pagamentos das despesas deverão ser efetuados conforme a seguinte ordem de preferência:

I - por meio da emissão de cheque nominal diretamente ao fornecedor ou prestador do serviço, no exato valor da despesa contratada;

II - por uso de cartão BANESTES;

III - excepcionalmente, em espécie, por meio de saque com o cartão BANESTES, observado o limite máximo fixado no art. 5º desta Portaria e mediante apresentação de justificativa por ocasião da comprovação do Suprimento de Fundos.

Art. 9º Não se concederá suprimento de fundos com prazos de aplicação superior a 90 (noventa) dias, nem para aplicação no exercício financeiro subsequente. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 1º A contagem do prazo de aplicação estabelecido neste artigo iniciar-se-á no dia seguinte à emissão da Ordem Bancária.

§ 2º O servidor que receber o suprimento de fundos é obrigado a prestar contas de sua aplicação em 30 (trinta) dias, a partir do término do período de aplicação, sujeitando-se o suprido à tomada de contas especial, se não o fizer no prazo fixado. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 3º No mês de dezembro de cada ano não haverá concessão de suprimento de fundos, considerado o encerramento do exercício financeiro do MP-ES.

§ 4º Cabe aos detentores de suprimento de fundos observar, no momento da aplicação da despesa, os seguintes deveres:

I - manter conta corrente para movimentação do suprimento de fundos;

II -  realizar as despesas exclusivamente dentro do período de aplicação estabelecido no ato de concessão;

III - verificar a existência em estoque, no almoxarifado, do material a ser adquirido, se for o caso;

IV - verificar se a despesa a ser realizada se enquadra na classificação orçamentária especificada no ato da concessão;

V -  certificar da existência ou não de contrato para a demanda a ser atendida;

VI - exigir a emissão dos documentos comprobatórios da realização da despesa;

VII - verificar a data de validade do documento fiscal recebido;

VIII - controlar o saldo financeiro concedido, dada a vedação para a realização de despesa sem que haja saldo suficiente para seu atendimento;

IX - solicitar à autoridade requisitante, caso necessário, a prorrogação do prazo de aplicação, devidamente justificada;

X - não realizar gastos em um único exercício e para idêntico subelemento de despesa, cujo valor total ultrapasse o limite do inciso II do art. 24 da Lei nº 8666/1993, evitando o fracionamento da despesa;

XI - devolver o saldo não aplicado para a conta corrente do MPES até o último dia do prazo de aplicação;

XII - não realizar despesas em seu período de férias ou afastamentos legais;

XIII - prestar contas até o prazo determinado. (Dispositivo incluído pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 10. Na aplicação do Suprimento de Fundos serão obedecidos os seguintes critérios:

I - os pagamentos serão efetuados conforme disposto no art. 8º desta Portaria;

II - nos casos de aquisição de materiais ou de contratação de serviços, ambos enquadrados como de pequeno vulto, deverá ser apresentada nota fiscal ou documento equivalente;

III - no pagamento de despesas referentes à prestação de serviços, será efetuada, quando cabível, na fonte a retenção de impostos e contribuições devidas, bem como o respectivo recolhimento. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 11. O material adquirido ou o serviço prestado deverá ser atestado pelo favorecido do desembolso, por meio de documento próprio do SEI. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 12. O Suprimento de Fundos não poderá ter aplicação diversa daquela especificada no formulário de concessão e na nota de empenho.

Art. 13. Os pagamentos efetuados com inobservância das disposições destas normas serão glosados e lançados à responsabilidade pessoal do suprido.

Art. 14. A comprovação das despesas à conta de Suprimento de Fundos será constituída dos seguintes elementos:

I - nota de empenho da despesa;

II - cópia da ordem bancária inicial e comprovante da movimentação bancária, quando aplicável;

III - documento padrão de discriminação das despesas executadas por suprimento de fundos, conforme Anexo II desta Portaria; (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

IV - documentos comprobatórios (notas fiscais, recibos ou equivalentes) da efetiva realização da despesa, devidamente atestados pelo recebedor do material ou do serviço, na forma do art. 13, ao que será acostado o número do cheque com o qual a despesa foi quitada; (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

V - comprovante do recolhimento do saldo do adiantamento quando existente;

VI - comprovante de recolhimento das retenções previdenciárias e de impostos, eventualmente efetuadas.

§ 1º Os comprovantes de despesas realizadas não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome da Unidade Gestora.

§ 2º Os documentos comprobatórios de despesa deverão ser digitalizados e inseridos no SEI e devidamente autenticados, com posterior encaminhamento ao Procurador-Geral de Justiça. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 3º No comprovante da despesa deverá constar, claramente, a discriminação do material fornecido ou do serviço prestado, não se admitindo discriminação genérica ou o emprego de abreviaturas que impeçam a clara identificação do objeto da despesa.

§ 4º A validação dos documentos digitalizados efetiva-se com a ferramenta de autenticação do próprio usuário no SEI, o que lhe atribui responsabilidade pela veracidade das informações prestadas, devendo manter permanentemente, em arquivo, a documentação original, para fins de fiscalização, caso necessário, pelo prazo estabelecido na tabela de temporalidade da área meio do MPES, observadas as regras de eliminação estabelecidas em ato próprio. (Dispositivo incluído pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 15. É competência da Coordenação de Finanças o acompanhamento e a fiscalização quanto ao cumprimento da concessão, aplicação e prestação de contas do Suprimento de Fundos.

Art. 16. A prestação de contas será submetida ao ordenador de despesas que concedeu o suprimento, que determinará diligências, promoverá impugnações ou adotará quaisquer outras providências necessárias à regularização da comprovação.

§ 1º Caberá ao suprido e ao ordenador de despesas a verificação do controle de utilização quanto a sua finalidade precípua que é a excepcionalidade/eventualidade verificada no ato da Prestação de Contas. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 2º As despesas que não se enquadram nos termos deste artigo deverão ser glosadas pela autoridade competente.

§ 3º Quando ocorrer impugnação ou glosa, será comunicado ao responsável, por meio do SEI, para que no prazo de 10 (dez) dias úteis se justifique ou recolha o valor glosado. (Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 4º Os Suprimentos de Fundos concedidos serão considerados despesas efetivas, registrando-se a responsabilidade ao membro ou servidor suprido, cuja baixa será procedida após a aprovação das contas prestadas.

Art. 17. O total da despesa realizada mediante Suprimento de Fundos não poderá ultrapassar o montante inicialmente concedido.

§ 1º O controle de gastos deve ser acompanhado pela CFIN, a fim de que não seja extrapolado o limite anual previsto no inciso II do art. 24 da Lei 8.666/1993. (Dispositivo incluído pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

§ 2º Os supridos poderão inserir os dados, proporcionando auxílio no controle financeiro, possibilitando consulta a relatórios gerenciais com a data, a natureza e o valor referente a cada um dos pagamentos efetuados com o suprimento de fundos. (Dispositivo incluído pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

Art. 18. O Portal da Transparência do MP-ES disponibilizará as informações referentes às despesas com suprimento de fundos, com a descrição dos gastos e indicação da aprovação de sua prestação de contas.

Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 22 de outubro de 2015.

EDER PONTES DA SILVA

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 23/10/2015.

ANEXO I - Solicitação de Suprimento de Fundos

(Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)

ANEXO II - Prestação de contas de Suprimento de Fundos

(Redação dada pela Portaria nº 12717, de 22 de novembro de 2018)