PORTARIA PGJ Nº 5494, DE 30 DE MAIO DE 2019.

Aprova o Edital de Eliminação de Documentos do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos incisos I e VII do art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e

CONSIDERANDO que o Programa de Padronização e Organização Administrativa - Propad/MPES contempla a necessidade de organização no ambiente de trabalho;

CONSIDERANDO a importância de facilitar a localização e o controle dos acervos, bem como a necessidade de aplicação de técnicas padronizadas de gerenciamento de arquivos;

CONSIDERANDO que na implantação do Propad nas Promotorias de Justiça de Alfredo Chaves, Aracruz, Ibiraçu, Iconha, Itaguaçu, Itarana, Santa Leopoldina, Santa Teresa e Rio Novo do Sul foi realizada, como projeto piloto, a seleção de documentos arquivados passíveis de descarte, a fim de propiciar a otimização de espaço físico nas referidas unidades;

CONSIDERANDO a possibilidade de eliminação de documentos de natureza administrativa em outras Promotorias de Justiça;

CONSIDERANDO que o Regimento Interno das Promotorias de Justiça, aprovado pela Portaria nº 8.844, de 10 de agosto de 2018, do Procurador-Geral de Justiça, estabelece a utilização de pasta eletrônica para o arquivamento de peças, por meio de upload no Sistema Gampes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 28;

CONSIDERANDO que os documentos não transformados em procedimento finalístico podem ser enquadrados em “comunicados e informes recebidos”, conforme Tabela de Temporalidade de Documentos da Área-Meio, aprovada pela Resolução nº 010, de 17 de outubro de 2011, do Colégio de Procuradores de Justiça,

RESOLVE:

Art. 1º Aprovar o Edital de Eliminação de Documentos do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, na forma do Anexo desta Portaria.

Art. 2º O Edital anexado encontra-se disponível para consulta no site da instituição, no link http://mpes.legislacaocompilada.com.br/consulta.aspx, bem como na rede intranet do MPES, no link http:intranet.mpes.mp.br/codm/, em atendimento aos princípios da publicidade e da transparência.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 30 de maio de 2019.

EDER PONTES DA SILVA

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 31/05/2019.

ANEXO

EDITAL DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Edital de Eliminação de Documentos do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, usando de suas atribuições legais, especialmente as previstas no art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do MPES, aprovada pela Resolução nº 010, de 17 de outubro de 2011, do Colégio de Procuradores de Justiça, FAZ SABER, para ciência, que serão eliminados os documentos constantes na Listagem de Eliminação de Documentos nº 001, de 2019, aprovada pela Comissão de Avaliação de Documental e Memória - CODM, instituída pela Portaria nº 4.814, de 24 de abril de 2018, disponíveis para consulta no site da instituição, www.mpes.mp.br, no link http://mpes.legislacaocompilada.com.br/consulta.aspx, bem como na intranet, no endereço eletrônico na página intranet.mpes.mp.br/codm/.

Os documentos de área meio que foram registrados no sistema Gampes terão disponibilizados na intranet, na página intranet.mpes.mp.br/codm/, o seu número de protocolo.

As Promotorias de Justiça que já receberam a equipe do Propad deverão verificar, em seu arquivo, a existência dos documentos listados por este Edital. Caso positivo, a relação dos referidos documentos deverá ser encaminhada à CODM, para análise e, se for o caso, descarte.

As Promotorias de Justiça que receberão a equipe do Propad a partir do dia 3 de junho de 2019 deverão proceder à análise e à triagem dos documentos abaixo, para que, no período da implantação do programa, sejam transportados para a sede da instituição pela equipe do Propad, para fins de descarte sustentável e responsável.

PROCEDÊNCIA: Promotorias de Justiça de Alfredo Chaves, Aracruz, Ibiraçu, Iconha, Itaguaçu, Itarana, Santa Leopoldina, Santa Teresa e Rio Novo do Sul
LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº 001/2019	JUSTIFICATIVA	ANO FINAL
Guias de remessa internas	Os referidos documentos já cumpriram o seu período de guarda, conforme o disposto na Tabela de Temporalidade de Documentos do MPES, aprovada pela Resolução nº 010, de 17 de outubro de 2011, do Colégio de Procuradores de Justiça.	Até 2016
Livros de protocolo de tramitação de documentos, desde que haja uma certidão de “nada consta” de fóruns e delegacias		Até 2016
Guias de remessa externas, desde que haja uma certidão de “nada consta” de fóruns e delegacias		Até 2016
Ofícios expedidos, à exceção do que devam ser juntados a procedimento finalístico correlato, ainda que arquivado		Até 2016
Ofícios recebidos, desde que sejam cópias ou que não tenham originado procedimentos extrajudiciais		Até 2016
Cópias de processos envolvendo júri, com trânsito em julgado		Até 2016
Comunicados de prisão em flagrante sem número de protocolo		Até 2016
Termos de responsabilidade de bens patrimoniais		Até 2017
Termos de recebimento de materiais de almoxarifado		Até 2016
Segunda via de documentos protocolados na Procuradoria-Geral de Justiça		Até 2016
Cópia de peças processuais, exceto as que a Chefia da Promotoria de Justiça entender que devam ser mantidas em arquivo para digitalização, upload no Gampes e posterior descarte		Até 2016
Cópia de legislação		Até a data atual
Cópia de Diário Oficial		Até 2016
Avisos de recebimento (Correios)		Até 2016
Escala de plantão		Até 2016
Relatórios funcionais impressos do Gampes ou de sistemas anteriores		Até a data atual