RESOLUÇÃO COPJ Nº 10, DE 17 DE OUTUBRO DE 2011

Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos do MP-ES – Atividades meio e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO COLÉGIO DE PROCURADORES DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, faz saber que o Colendo COLÉGIO DE PROCURADORES DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, em sua 16ª sessão realizada ordinariamente no dia 03 de outubro de 2011, à unanimidade, decidiu que:

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão e a proteção especial de documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, nos termos do § 2º do art. 216 da Constituição da República e do art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO a necessidade de implantar instrumentos arquivísticos modernos que possam garantir a guarda, o acesso e a preservação do acervo documental e histórico institucional;

CONSIDERANDO as disposições da Lei Federal nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, determinando a revitalização dos serviços arquivísticos do Poder Público por meio de instrumentos de gestão de documentos, contendo procedimentos e operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos oficiais;

CONSIDERANDO a função social dos arquivos públicos na defesa institucional, na preservação da memória e na garantia do cumprimento dos direitos de cidadania, ao permitir o acesso aos documentos oficiais de Estado;

CONSIDERANDO a necessidade de controlar a produção documental na instituição, racionalizar o seu fluxo e a sua guarda, e facilitar o acesso,

RESOLVE:

Art. 1º Ficam homologados os resultados alcançados nos trabalhos relacionados à proposta de Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades meio do MP-ES, desenvolvido pela CAD – Comissão de Avaliação de Documentos, instituída pelo Ato nº 870 de 1º de novembro de 2005 e suas alterações.

Art. 2º Ficam aprovados o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade dos Documentos das atividades meio do Ministério Público do Estado do Espírito Santo, instrumentos essenciais para a gestão documental, que inclui a organização dos arquivos institucionais, a manutenção do acervo e o acesso aos dados e informações nele contido.

§ 1º O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades meio são resultantes do trabalho de avaliação e valoração da importância e do uso destes documentos no contexto institucional, para atendimento das funções administrativas e para conservação da história e da memória do MP-ES.

§ 2º O Plano de Classificação de Documentos possui um Índice, instrumento complementar que relaciona alfabeticamente todos os tipos de documentos, bem como os termos e expressões de uso mais frequente na Instituição, devidamente codificados, facilitando a identificação dos mesmos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade.

§ 3º O código classifica todo e qualquer documento produzido ou recebido, agrupando os documentos por assunto, para racionalizar a organização física e facilitar as tarefas arquivísticas de avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso, considerando que o trabalho arquivístico se baseia no conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

§ 4º Os documentos estão classificados em Classe, Subclasse, Grupo e Subgrupo, e seguem a tabela básica de classificação de documentos do serviço público aprovada pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.

§ 5º A Tabela de Temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo.

Art. 3º O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos documentos do MP-ES estão disponíveis na intranet no link Normatização/Sumário.

Art. 4º A partir da publicação desta Resolução todos os documentos de natureza meio, quando enviados para o arquivo, devem estar devidamente codificados conforme o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, e as rotinas de arquivamento de documentos.

Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 17 de outubro de 2011.

FERNANDO ZARDINI ANTONIO

PRESIDENTE DO COLÉGIO DE PROCURADORES DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado e arquivado no Ministério Público.