(Revogado pela Portaria nº 4199, de 16 de julho de 2013)
Cria a Comissão de Avaliação de
Documentos do MP-ES — CAD e regulamenta o seu funcionamento.
O
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de
suas atribuições legais, conferidas pelo art. 10, VII e XII da Lei Complementar
Estadual nº 95/97, e
CONSIDERANDO
a necessidade de racionalizar o trâmite, a guarda e a manutenção dos documentos
institucionais;
CONSIDERANDO
que a manutenção de documentos não essenciais geram custos, com consequente
desperdício de recursos;
CONSIDERANDO
que para a adoção de métodos arquivísticos é preciso implantar procedimentos e
levantar dados e informações;
CONSIDERANDO
a necessidade de conhecer a produção documental das unidades e funções
institucionais para efeito de organização e controle do Arquivo;
CONSIDERANDO
a importância do Arquivo como elemento de prova e instrumento de apoio ao
planejamento e à administração,
RESOLVE:
Art. 1º
Criar a Comissão de Avaliação de Documentos - CAD, com a finalidade de efetuar
o levantamento, a avaliação e a seleção dos documentos que tramitam nas
unidades organizacionais do Ministério Público do Estado do Espírito Santo.
§ 1º A CAD
está subordinada diretamente ao Gerente-Geral, possui função de Assessoria, é
de caráter permanente, sendo convocada sempre que for exigida novas avaliações
de documentos.
§ 1º A CAD está
subordinada diretamente ao Gerente-Geral, possui função de Assessoria, é de
caráter permanente, monitorando continuamente o fluxo e a geração de documentos
institucionais. (redação dada pela Portaria nº
1306, de 04 de abril de 2011)
§ 2º
Compete à CAD:
I –
coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pela comissão, respeitando as
legislações que regem cada documento em análise;
II –
elaborar a agenda dos trabalhos e definir os métodos mais adequados para cada
documento ou assunto a ser avaliado;
III –
promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas,
recebidas ou acumuladas em cada unidade organizacional do MP-ES;
IV –
elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, acompanhada de justificativa,
para aprovação do Colégio de Procuradores de Justiça, e providenciar a sua
publicação;
IV - elaborar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade, acompanhados de justificativa, para aprovação do Colégio de Procuradores de Justiça, providenciar a sua publicação, e promover a atualização nas ocorrências de alterações ou criação de novos documentos. (redação dada pela Portaria nº 1306, de 04 de abril de 2011)
V-
solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos
trabalhos, quando necessário, em razão da especificidade do assunto tratado ou
do volume;
VI –
elaborar a relação de documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda
permanente;
VII –
efetuar o levantamento e a organização da legislação que rege cada documento a
ser avaliado;
VIII –
orientar e supervisionar o processo de eliminação de documentos e de aplicação
da Tabela de Temporalidade;
IX – propor
critérios e procedimentos de organização, racionalização e controle da gestão
de documentos e arquivos;
X –
desenvolver e implantar um sistema de arquivos no MP-ES;
XI –
identificar o perfil do usuário do arquivo e a frequência de uso;
XII –
realizar um levantamento histórico de dados referentes aos atos ou ações de processos
de eliminação de documentos anteriores;
XIII –
providenciar reprodução e/ou restauração para os documentos em estado de
deterioração.
Art. 2º A
CAD é formada por quatro membros permanentes e por membros temporários,
representantes das unidades organizacionais produtoras de documentos, que são
convocados quando da avaliação dos seus respectivos documentos.
Art. 2º A CAD é formada
por quatro membros permanentes titulares, por dois membros suplentes, e por
membros temporários, representantes das Unidades Organizacionais - UOs
produtoras de documentos. (redação dada pela
Portaria nº 1306, de 04 de abril de 2011)
Art. 2º A CAD é
formada por cinco membros permanentes titulares, por três membros suplentes, e
por membros temporários, representantes das Unidades Organizacionais – UOs produtoras de documentos. (redação dada pela Portaria nº 2779, de 06 de junho
de 2012)
§ 1º A comissão
pode solicitar o trabalho de profissionais específicos, na área que julgar
conveniente, ou de outros servidores, em razão da matéria a ser tratada ou
devido ao volume dos documentos a serem analisados.
§ 2º Os membros
da CAD são escolhidos e designados pelo Procurador-Geral de Justiça, por ato
administrativo publicado em Diário Oficial.
§ 3º O mandato
dos membros é de um ano, ficando recomendada até duas reconduções consecutivas,
com substituições alternadas entre os membros, para garantir a continuidade dos
trabalhos da CAD.
§ 3º O mandato dos
membros permanentes é indeterminado podendo alternar com os suplentes
representantes das unidades organizacionais - UOs que integram a CAD. O mandato
de presidente é de um ano, podendo ser reconduzido por decisão da comissão, ou
efetuar alternância entre os membros representantes do Arquivo. (redação dada pela Portaria nº
1306, de 04 de abril de 2011)
§ 4º Os membros
temporários podem indicar um ou mais colaboradores para auxiliar no
desenvolvimento dos trabalhos, principalmente nos casos de grande volume de
documentos.
§ 5º Os membros
devem atender aos seguintes critérios:
I – para os
membros permanentes:
a) conhecer bem
a estrutura organizacional do MP-ES e seu funcionamento;
b) saber
identificar os documentos e os trâmites funcionais;
c) ter profundo
conhecimento da legislação que rege cada documento;
d) saber
aplicar as metodologias e técnicas básicas de arquivo;
II – para os
membros temporários:
a)
conhecer bem a rotina de produção dos documentos em análise;
b)
conhecer bem a estrutura organizacional do MP-ES e seu
funcionamento;
c)
saber identificar todo o processo de produção do documento;
d)
possuir representatividade e poder de decisão em relação à sua
unidade organizacional.
Art. 3º
Fazem parte da CAD:
I - Como
membros permanentes, os representantes:
a) do
Arquivo do MP-ES - responsável pela organização e gerenciamento do arquivo;
b) da
Assessoria de O&M - responsável pelo processo de normatização;
c) da
Assessoria Administrativa - responsável pela orientação legislativa.
I - Como membros permanentes, os representantes: (redação dada pela Portaria nº 1306, de 04 de abril
de 2011)
a) do Arquivo do MP-ES: responsável pela organização e
gerenciamento do arquivo - dois membros titulares; (redação
dada pela Portaria nº 1306, de 04 de abril de 2011)
b) da Assessoria de O&M: responsável pelo processo de
normatização - dois membros um titular e um suplente; (redação dada pela Portaria nº 1306, de 04 de abril
de 2011)
c) da Assessoria Administrativa: responsável pela
orientação legislativa - dois membros um titular e um suplente; (redação dada pela Portaria nº 1306, de 04 de abril
de 2011)
d) da Gerência-Geral: um membro indicado pelo Gerente-Geral.
(dispositivo incluído pela Portaria nº 2779, de 06
de junho de 2012)
II - Como
membros temporários, os representantes da:
a)
Coordenação Administrativa;
b)
Coordenação Financeira;
c)
Coordenação de Recursos Humanos;
d) Centro
de Informática;
e)
Secretaria Executiva do Colégio de Procuradores de Justiça;
f)
Secretaria Executiva do Conselho Superior do Ministério Público;
g) Gabinete
do Procurador-Geral de Justiça;
h)
Secretaria Executiva da Corregedoria-Geral do Ministério Público-ES;
i)
Secretaria das Procuradorias de Justiça;
j)
Secretaria Executiva dos Centros de Apoio Operacional;
k) Centro
de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional — CEAF;
l) Comissão
Permanente de Licitação — CPL;
m) Comissão
Processante Permanente — COPP;
n) Comissão
de Controle Interno — CCI;
o) Comissão
de Concurso;
p)
Assessoria Jurídica;
q)
Assessoria de Engenharia;
r)
Assessoria de Comunicação;
s)
Assessoria Militar;
t) Centros
de Apoio Operacional;
u)
Promotorias de Justiça.
II - Como membros temporários, os representantes de todas
as Unidades Organizacionais - UOs geradoras de documentos encaminhados ao
Arquivo, que são convocados quando da avaliação dos seus respectivos documentos.
(redação dada pela Portaria nº 1306, de 04 de
abril de 2011)
Art. 4º A CAD
está sob a presidência da representante do Arquivo do MP-ES que possui
especialização na área, sendo secretariada por um dos membros permanentes,
escolhido por seus pares, podendo ser exercida na forma de rodízio.
Art. 4º A
CAD está sob a presidência do representante do Arquivo do MP-ES, sendo
secretariada por um dos membros permanentes, escolhido por seus pares, podendo
ser exercida na forma de rodízio. (redação dada
pela Portaria nº 1306, de 04 de abril de 2011)
§ 1º A CAD
se reúne mediante agenda prévia, definida por ordem prioritária de assuntos dos
documentos em análise.
§ 2º
Reuniões extraordinárias podem ser convocadas pela Presidência ou pelas
autoridades superiores para discussão de assuntos importantes e/ou urgentes.
§ 3º Os
trabalhos são desenvolvidos em conjunto, com a participação de todos os membros
permanentes e os temporários, responsáveis pelos documentos em avaliação.
§ 4º A
atuação dos membros é de forma cumulativa com as funções regulares dos cargos
que ocupam, ficando dispensados das mesmas quando no exercício das atividades
da CAD.
§ 5º As faltas
injustificadas às reuniões previamente convocadas, estão sujeitas à censura,
devido ao consequente atraso no cronograma dos trabalhos.
§ 6º O membro
que precisar, por motivos diversos, se afastar da CAD, deve comunicar o
Presidente e o Gerente-Geral, por escrito, com pelo menos quinze dias de
antecedência, para que a comissão, em conjunto, possa decidir o melhor
procedimento a ser tomado.
§ 7º No
caso de falta justificada, a mesma deve ser encaminhada à CAD antes da reunião,
com pelo menos vinte e quatro horas de antecedência, para ser avaliada e
homologada pelos demais membros.
§ 8º As
atas são elaboradas conforme modelo da norma de atos administrativos da
instituição, em folhas avulsas, enumeradas e rubricadas por todos os membros da
comissão.
§ 9º Os
livros, registros e documentos em poder da comissão, ou quaisquer outras
informações relativas aos seus trabalhos, têm caráter sigiloso, e os documentos
em avaliação são devolvidos às respectivas unidades organizacionais produtoras
quando concluída a sua avaliação.
§ 10. A
atuação inicial da CAD se divide em duas etapas:
I - a
primeira etapa consiste em avaliar e selecionar os documentos que se encontram
em tramitação ou arquivados na instituição, visando a elaboração da Tabela de
Temporalidade do MP-ES e a organização do Arquivo;
II - a
segunda etapa é efetuada mediante convocação da CAD, para os casos em que seja
necessário atualizar ou alterar a Tabela de Temporalidade, e para supervisionar
os processos de eliminação de documentos.
§ 11. A
presidência fica responsável em organizar, coordenar, estabelecer data, horário
e local para as reuniões, avisando os membros e informando a pauta dos
trabalhos, com pelo menos quarenta e oito horas de antecedência.
§ 12. Ao
término dos trabalhos é elaborado relatório conclusivo, com a respectiva Tabela
de Temporalidade, para análise e aprovação pelo órgão competente.
Art. 5º Aos
membros da CAD compete, de forma geral, os seguintes deveres:
I- comparecer a
todas as reuniões;
II- cumprir os
prazos estabelecidos para os trabalhos e para os procedimentos regimentares;
III- conhecer a
estrutura organizacional em funcionamento;
IV- conhecer a
legislação pertinente a cada documento;
V- agir com
independência, sigilo e imparcialidade no decorrer dos trabalhos;
VI- estar
sempre atento às movimentações, mudanças e acontecimentos na organização;
VII- ter plena
consciência da cultura e dos fatos organizacionais;
VIII- trabalhar
pelo aperfeiçoamento e pela qualidade da instituição como um todo;
IX- julgar pela
ótica do usuário, razão da existência da instituição;
X- participar
dos treinamentos e dos eventos de aperfeiçoamento;
XI – estar
atualizado com as novas técnicas de arquivo e com as tabelas de temporalidade
dos órgãos públicos do Estado e do Governo Federal.
Art. 6º Compete
ao Presidente da CAD as seguintes atribuições:
I- convocar e
presidir as reuniões;
II- elaborar,
antecipadamente, a pauta das reuniões;
III- convocar
para as reuniões, encaminhando as pautas aos membros da CAD;
IV- orientar os
debates, votar, e coordenar os trabalhos;
V- distribuir
tarefas e cobrar prazos;
VI- efetuar os
contatos entre os membros;
VII- resolver
os casos omissos em conjunto com os demais membros;
VIII- prover os
serviços de apoio, tais como: registro, digitação, emissão de expedientes,
relatórios, pareceres, organização de arquivos, entre outros;
IX- solicitar
treinamento ou ajuda profissional especializada ao Gerente-Geral;
X- prover os
meios e os recursos necessários para o funcionamento da CAD;
XI- manter
contatos com outras comissões de avaliação para troca de informações e
experiências;
XII – efetuar a
guarda dos livros e demais documentos pertinentes aos trabalhos da comissão;
XII – elaborar
o cronograma das atividades, definir a metodologia e treinar os demais membros
para a operacionalização dos trabalhos.
Art. 7º
Compete ao Secretário:
I- secretariar
as reuniões da CAD e lavrar as atas;
II-
providenciar a digitação e as assinaturas;
III- efetuar o
arquivamento das atas e documentos;
IV – efetuar as
comunicações para cumprimento do cronograma de trabalho.
Art. 8º
Devido à natureza do trabalho, fica reservado para a CAD um espaço físico
próprio, materiais e equipamentos apropriados para o desenvolvimento de suas
atividades, cabendo à Gerência-Geral as providências cabíveis.
Art. 9º A
avaliação de documentos é um trabalho multidisciplinar que consiste em
identificar valores para os documentos, analisando o ciclo de vida e
estabelecendo prazos para a guarda ou eliminação de cada um, abrangendo as
atividades-meio e as atividades-fim.
§ 1º
Considera-se como documento qualquer elemento gráfico, iconográfico,
cartográfico, filmográfico, sonoro, micrográfico e informático, pelo qual o
homem se expressa, tais como: livro, artigo de revista ou jornal, relatório,
processo, dossiê, correspondência, legislação, manuscrito, estampa, tela,
escultura, fotografia, filme, disco, fita magnética, objeto utilitário,
disquete, disco rígido, disco óptico, mapa, planta, desenho, etc., tudo o que
seja produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, culturais ou artísticas.
§ 2º
Considera-se como documento de arquivo institucional o resultante das
atividades administrativas, que tem por função primordial provar direitos,
solucionar pleitos administrativos ou judiciários ou realizar pesquisas
científicas e culturais.
§ 3º A
avaliação de documentos tem por objetivos:
I – redução
da massa documental e do custo operacional para a sua manutenção;
II –
descarte do material inútil para liberação de espaço físico;
III –
agilidade na recuperação dos documentos e das informações;
IV – maior
eficiência administrativa;
V – melhor
conservação dos documentos de guarda permanente;
VI –
racionalização da produção e do fluxo de documentos;
VII –
incremento à pesquisa;
VIII –
preservação do patrimônio documental e da memória da instituição;
IX –
elaboração da Tabela de Temporalidade.
§ 4º O
processo de avaliação se inicia com a análise da produção documental, agrupada
por conjuntos de documentos, e finaliza com a elaboração da Tabela de
Temporalidade e o respectivo encaminhamento dos documentos analisados, de
acordo com a função pelas quais foram criados, podendo adotar ou não a
classificação de documentos (organização física dos documentos arquivados) e o
código de classificação (hierarquização funcional dos órgãos em classes, subclasses,
grupos e subgrupos).
§ 5º A
Tabela de Temporalidade é um instrumento básico para o gerenciamento da
documentação e dos arquivos e fundamental para o processo de avaliação, define
e registra todo o ciclo de vida dos documentos, estabelece os prazos de
arquivamento no arquivo corrente e intermediário, e a sua destinação final para
o permanente ou eliminação, impedindo o descarte aleatório.
§ 6º A
Tabela de Temporalidade é dinâmica, necessitando ser atualizada periodicamente,
para incorporar novos conjuntos de documentos ou eventuais mudanças nos já
existentes.
Art. 10.
Compete à CAD estabelecer os métodos e os instrumentos de trabalho arquivísticos
que melhor atendam aos objetivos traçados.
Art. 11.
Fica vedado ao Arquivo receber por transferência ou recolher às suas
dependências quaisquer documentos sem que os mesmos tenham sido previamente
avaliados, selecionados e organizados sob a orientação e supervisão da CAD.
Art. 12. Este ATO entra em vigor na data de sua
publicação, ficando revogadas as disposições em contrário.
Vitória, 1º de novembro de 2005.
JOSE PAULO CALMON NOGUEIRA DA GAMA
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA
Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial