PORTARIA Nº 4814, DE 24 DE ABRIL DE 2018

 

Institui a Comissão de Avaliação de Documentos e Memória - CODM no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.

 

A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e

 

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos e de memória como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e de informação, asseguradas notadamente pela Constituição da República, nos termos dos incisos III e IV do art. 23;

 

CONSIDERANDO a necessidade de instituir uma política de gestão de documentos de arquivo, com o fim de reduzir a massa documental acumulada e desprovida de valor no Ministério Público;

 

CONSIDERANDO a importância de racionalizar o uso do espaço físico nas Promotorias de Justiça e de preservar os documentos providos de valor em condições adequadas às funções ministeriais, especialmente para a tomada de decisões e para a proteção da memória institucional;

 

CONSIDERANDO que, para os fins desta Portaria, é necessária a criação de Comissão de Avaliação de Documentos e Memória com atribuições para, entre outras funções, identificar e definir os valores e os prazos de guarda dos conjuntos documentais produzidos, recebidos e acumulados pelos arquivos do MPES, observadas as diretrizes nacionais;

 

CONSIDERANDO que a pesquisa, o registro documental e a divulgação da história do MPES contribuem para o fortalecimento e a credibilidade da instituição perante a sociedade, a partir do conhecimento das funções, dos valores e dos princípios defendidos pelo parquet;

 

CONSIDERANDO que o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, por meio da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;

 

CONSIDERANDO, por fim, o disposto na Resolução nº 158, de 31 de janeiro de 2017, do egrégio Conselho Nacional do Ministério Público - CNMP, que institui o Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público - PLANAME e seus instrumentos,

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Instituir a Comissão de Avaliação de Documentos e Memória – CODM no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, com a finalidade de orientar e deliberar sobre o processo de avaliação e de seleção dos documentos recebidos, produzidos e acumulados na instituição, em conformidade com os instrumentos arquivísticos de gestão documental e de memória.

 

Parágrafo único. A avaliação de documentos é um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos, analisando o ciclo de vida e estabelecendo prazos para a guarda ou a eliminação de cada um, abrangendo as atividades-meio e as atividades-fim.

 

Art. 2º A avaliação de documentos tem por objetivos:

I - a redução da massa documental e do custo operacional para a sua manutenção;

II - o descarte do material inútil para liberação de espaço físico;

III - a agilidade na recuperação dos documentos e das informações;

IV - maior eficiência administrativa;

V - melhor conservação dos documentos de guarda permanente;

VI - a racionalização da produção e do fluxo de documentos;

VII - o incremento à pesquisa;

VIII - a preservação do patrimônio documental e da memória da instituição;

IX - a elaboração, a aplicação e a atualização da Tabela de Temporalidade.

 

Art. 3º Compõem a CODM:

I - membros designados pelo Procurador-Geral de Justiça;

II - servidores escolhidos, preferencialmente, entre bacharéis em arquivologia, biblioteconomia, história, direito, administração e da área de tecnologia da informação.

 

Parágrafo único.  A atuação dos integrantes da comissão ocorre de forma cumulativa com as funções regulares dos cargos que ocupam.

 

Art. 4º Compete à CODM, sem prejuízo de outras funções que lhe forem atribuídas:

I - implementar as diretrizes do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público - PLANAME, visando à gestão documental e à preservação da memória nas unidades do MPES;

II - estabelecer rotinas e procedimentos referentes ao controle da produção, da avaliação, da destinação, do armazenamento e do acesso a documentos produzidos e acumulados na instituição, baseados nas diretrizes do PLANAME;

III – propor, sempre que necessário, ao Comitê Gestor do Plano Nacional de Gestão de Documentos e Memória do Ministério Público – COPLANAME alterações nos instrumentos arquivísticos de gestão documental, previstos no art. 4º, II, da Resolução CNMP nº 158, de 31 de janeiro de 2017;

IV - promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos arquivísticos localizados na respectiva unidade do Ministério Público e sobre a estrutura organizacional existente, no tocante à racionalização das atividades arquivísticas;

V - incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a atualização dos profissionais que desenvolvam atividades de gestão documental no âmbito de sua unidade;

VI - fomentar, em seu âmbito de atuação, a integração, a padronização de procedimentos e a modernização das atividades desenvolvidas nos arquivos institucionais;

VII - manter intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas à gestão de documentos, para o compartilhamento de ações;

VIII - zelar pelo cumprimento da Política de Gestão de Documentos do Ministério Público e dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras em sua área de atuação;

IX - elaborar proposta de plano de classificação documental e de Tabela de Temporalidade, acompanhada de justificativa, a ser submetido ao Procurador-Geral de Justiça, para análise e deliberação, observando-se as diretrizes fixadas pelo COPLANAME;

X - solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, quando necessário, em razão da especificidade do assunto tratado ou do volume;

XI - orientar a identificação e a classificação dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados em cada unidade organizacional do MPES;

XII - coordenar a elaboração de lista de documentos a serem eliminados pelas unidades ou remetidos para guarda permanente;

XIII - efetuar o levantamento e a organização da legislação que rege cada documento a ser avaliado;

XIV - orientar e supervisionar o processo de eliminação de documentos e de aplicação da Tabela de Temporalidade;

XV - realizar um levantamento histórico de dados referentes aos atos ou às ações de processos de eliminação de documentos anteriores;

XVI - orientar a reprodução e/ou restauração dos documentos em estado de deterioração.

 

Parágrafo único. Cada unidade organizacional do MPES fica responsável pela guarda, pela conservação, pela classificação e pelo descarte dos documentos arquivados na sua unidade, de acordo com as determinações fixadas pela CODM.

 

Art. 5º Compete ao presidente da CODM e, na sua ausência, ao secretário, as seguintes atribuições:

I - coordenar os trabalhos da comissão, respeitadas as legislações pertinentes;

II - convocar e presidir as reuniões;

III - determinar a elaboração antecipada da pauta das reuniões;

IV - convocar para as reuniões, encaminhando as pautas aos integrantes da CODM;

V - orientar os debates, votar, e coordenar os trabalhos;

VI - proferir decisão em caso de divergências de opiniões entre os membros da co­missão;

VII - distribuir tarefas, cobrar prazos e, quando necessário, delegar atribuições aos integrantes da comissão;

VIII - resolver os casos omissos em conjunto com os demais componentes da comissão;

IX - coordenar os serviços de apoio, tais como: registro, digitação, emissão de expedientes, relatórios, pareceres, organização de arquivos, entre outros;

X - solicitar treinamento, ajuda profissional especializada ou a designação de servidor para compor a equipe de suporte técnico da comissão;

XI - prover os meios e os recursos necessários para o funcionamento da CODM;

XII - manter contatos com outras comissões de avaliação para troca de informações e de experiências;

XIII - zelar pela guarda dos documentos pertinentes aos trabalhos da comissão;

XIV - elaborar o cronograma das atividades, definir a metodologia e treinar os demais integrantes para a operacionalização dos trabalhos.

 

Art. 6º Compete ao secretário, dentre outras funções:

I - secretariar as reuniões da CODM e lavrar as atas e/ou memória técnica;

II - efetuar as comunicações para cumprimento do cronograma de trabalho;

III - elaborar e encaminhar pautas e atas das reuniões da CODM, quando ne­cessário;

IV - preparar e encaminhar correspondências e documentos de interesse da CODM;

V - providenciar a divulgação dos trabalhos realizados pela CODM;

VI - manter organizado, atualizado e com instrumento de recuperação da informa­ção os documentos produzidos e recebidos pela CODM.

 

Art. 7º A comissão pode solicitar o trabalho de profissionais específicos, na área que julgar conveniente, sempre que necessário.

 

Parágrafo único. A solicitação de que trata o caput deste artigo deve ser encaminhada, por meio eletrônico, à Gerência-Geral, para análise e deliberação.

 

Art. 8º A CODM deve apresentar, preferencialmente por meio eletrônico, relatórios à Gerência-Geral para o acompanhamento e a fiscalização dos trabalhos, a fim de se garantir o êxito da execução das atividades.

 

Art. 9º A CODM reunir-se-á mediante agenda prévia, definida por ordem prioritária de assuntos dos documentos em análise.

 

§ 1º Reuniões extraordinárias podem ser convocadas pelo presidente ou pelas autoridades superiores para discussão de assuntos importantes e/ou urgentes.

 

§ 2º O membro ou o servidor que precisar, por motivos diversos, se afastar da CODM, deve comunicar, por meio eletrônico, com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro horas), seu afastamento ao presidente, para adoção das medidas que entender cabíveis.

 

Art. 10. São deveres dos membros e dos servidores integrantes da CODM:

I - comparecer a todas as reuniões;

II - cumprir os prazos estabelecidos para os trabalhos e para os procedimentos regimentares;

III - conhecer a estrutura organizacional em funcionamento;

IV - conhecer a legislação pertinente a cada documento;

V - agir com discrição, de modo a manter o sigilo das informações obtidas durante a execução das atividades, bem como a imparcialidade no decorrer dos trabalhos;

VI - estar sempre atento às movimentações, às mudanças e aos acontecimentos na organização;

VII - ter plena consciência da cultura e dos fatos organizacionais;

VIII - aprimorar o conhecimento referente aos princípios e às técnicas arquivísticas e de memória para a organização documental;

IX - participar dos treinamentos e dos eventos de aperfeiçoamento;

X - manter-se atualizado com as diretrizes fixadas pela COPLANAME, bem como com as tabelas de temporalidade dos órgãos públicos do Estado, do Governo Federal e do Conselho Nacional do Ministério Público.

 

Art. 11. A CODM deve apresentar, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, projeto escriturado no padrão institucional, que conterá, inclusive, plano de trabalho detalhado referente ao objeto da presente Portaria.

 

Art. 12. A designação dos servidores para integrarem a CODM ocorrerá em ato próprio.

 

Art. 13. Os casos omissos serão dirimidos pelo Procurador-Geral de Justiça.

 

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Vitória, 24 de abril de 2018.

ELDA MARCIA MORAES SPEDO

PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

 

 

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 25/04/2018.