ATO NORMATIVO Nº 06, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2006.

(Revogado pelo Ato normativo nº 05, de 02 de julho de 2009 e pelo Ato normativo nº 03, de 04 de junho de 2012)

Cria o Banco de Dados de Fundações — BDAF, regulamenta seu funcionamento, normatiza e padroniza a Prestação de Contas Anual das Fundações e dá outras providências.

A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO que cabe ao Ministério Público fiscalizar o funcionamento das fundações localizadas no Estado do Espírito Santo, nos termos do disposto no art. 66 do Código Civil, e art. 35, letra “g”, incisos I a XVIX da Lei Complementar Estadual nº 95/97, compreendendo a fiscalização e análise técnica das Prestações de Contas;

CONSIDERANDO  a celebração do convênio de cooperação científica e tecnológica firmado entre a Procuradoria-Geral de Justiça e a FIPE - Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas, com a cessão do SICAP - Sistema de Cadastro e Prestação de Contas de Fundações, que permite o acesso a dados técnicos indispensáveis ao desempenho das Promotorias de Justiça no processo de fiscalização;

CONSIDERANDO a necessidade de centralizar os dados relativos às fundações fiscalizadas pelo Ministério Público, medida imprescindível para a efetiva implementação do sistema de controle;

CONSIDERANDO a importância de um arquivo geral, para o qual sejam canalizadas todas as informações institucionais, técnicas, estatísticas e operacionais acerca das fundações;

CONSIDERANDO a necessidade de normatizar e padronizar os procedimentos e os instrumentos executivos para as prestações de contas das fundações, visando a tornar mais eficaz e efetiva a atuação do MP-ES,

RESOLVE:

Art. 1º Fica criado o Banco de Dados de Fundações - BDAF, destinado a registrar e arquivar os dados relativos às fundações sediadas ou em operação no território estadual.

Parágrafo único. O Banco de Dados de Fundações - BDAF integra a estrutura do CACC - Centro de Apoio Cível e da Cidadania, responsável pela implantação, atualização, análise e estudos dos dados.

Art. 2º O BDAF utiliza o Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP, desenvolvido pela Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas – FIPE, composto de três módulos, denominados:

a) SICAP Coletor;

b) SICAP Promotor;

c) SICAP Administrador.

Parágrafo único. O BDAF é atualizado através dos dados e informações, encaminhados pelas fundações e Promotorias de Justiça, que integram a documentação de prestação de contas e módulo coletor do SICAP.

Art. 3º O Sistema de Cadastro e Prestação de Contas — Módulo Coletor,  é utilizado  pelas Entidades Fundacionais para apresentação de dados e informações ao BDAF.

§ 1º As fundações encaminham, anualmente, os dados e informações referentes as suas atividades, na forma de prestação de Contas, ao Ministério Público Estadual – MP-ES.

§ 2º A prestação de contas deve estar munida da documentação estabelecida neste Ato Normativo e dos dados exigidos pelo Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP.

§ 3º Os dados do módulo coletor são enviados via disquete ou CD, utilizando o sistema do SICAP, disponibilizado para todas as fundações.

Art. 4º A escrituração contábil e as Demonstrações Contábeis da Fundação devem estar elaboradas em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade.

§ 1º A Fundação tem até o último dia útil do mês de junho, do ano subseqüente ao exercício financeiro, para apresentar a Prestação de Contas à Promotoria de Justiça com atribuições de Fundações.

§ 1º A Fundação tem até o último dia útil do mês de junho, do ano subsequente ao exercício financeiro, para apresentar a Prestação de Contas à Promotoria de Justiça com atribuições de Fundações, salvo para o exercício de 2006, que tem o prazo prorrogado até 31 de agosto de 2007. (Dispositivo alterado pelo Ato normativo nº 04, de 20 de junho de 2007)

§ 1º A fundação terá até o último dia útil do mês de agosto, do ano subsequente ao exercício financeiro, para apresentar a Prestação de Contas à Promotoria de Justiça com atribuição em Fundações. (Dispositivo alterado pelo Ato normativo nº 08, de 08 de julho de 2008)

§ 2º A prestação de contas deve ser entregue na respectiva Promotoria de Justiça da Comarca onde está localizada a sede ou a sub-sede da fundação. Havendo sede e sub-sedes, localizadas no território Estadual, cada qual deve apresentar a sua prestação de contas na Promotoria de Justiça correspondente.

§ 3º A Fundação com sede no Espírito Santo, mas com sub-sede em outro Estado, deve apresentar a Prestação de Contas relativa as suas atividades na Comarca sede e também a prestação de contas das atividades exercidas na sub-sede.

§ 4º A Fundação com sede em outro Estado, mas com sub-sede no Estado do Espírito Santo, deve apresentar as duas Prestações de Contas, a relativa à sede e à relativa à sub-sede em funcionamento no Estado do Espírito Santo.

Art. 5º A prestação de contas anual dos administradores das fundações é formada pelos seguintes documentos:

I - cópia das atas das eleições dos órgãos administrativos, dos Conselhos Fiscais e de Administração ou equivalentes, no caso de ocorrer eleição no decorrer do exercício;

II - cópia autenticada da ata da Assembléia-Geral Ordinária que aprovou as contas dos administradores e votou as demonstrações financeiras do exercício;

III - cópia autenticada das atas das Assembléias-Gerais Extraordinárias;

IV - cópia dos extratos bancários mensais e as conciliações bancárias assinadas por contador ou técnico em contabilidade;

V - cópia autenticada do Parecer da Auditoria Interna e/ou de outro órgão fiscalizador interno da fundação, se houver;

VI - cópia da Relação com nome e número de CPF dos Voluntários, conforme Lei nº 9.608, de 18.02.98, e de outros prestadores de serviços à disposição da fundação, informando neste caso o nome do empregador;

VII - cópia do parecer e do relatório de auditoria independente, se a fundação tiver contratado auditoria independente por exigência deste Ato Normativo, estatutária, deliberação da fundação, ou por exigência legal;

VIII - termo de conferência de valores em caixa;

IX - declaração de que foi realizado o inventário anual dos bens em almoxarifado com as seguintes informações:

a) nome das pessoas que elaboraram o referido inventário;

b) a divergência encontrada entre o exame físico e o registro contábil, caso haja;

c) as providências adotadas para a regularização;

X - relação com a identificação de todos os bens em almoxarifado, contendo, de forma individualizada:

a) o saldo do exercício anterior (em quantidade e valor),

b) a quantidade e o valor do registro de entrada e de saída;

c) o saldo para o exercício seguinte (em quantidade e valor);

XI - declaração de realização do inventário anual dos bens permanentes, indicando:

a) nome das pessoas que elaboraram o referido inventário;

b) a divergência encontrada entre o exame físico e o registro contábil, caso haja;

c) as providências adotadas para a regularização;

XII - relação com a identificação de todos os bens permanentes contendo, de forma individualizada:

a) o saldo do exercício anterior (em quantidade e valor);

b) a quantidade e o valor do registro de entrada e de saída;

c) o saldo para o exercício seguinte (em quantidade e valor);

XIII - relação dos convênios, contratos ou termos de parceria realizados com órgãos públicos ou outras entidades sem fins lucrativos, indicando os partícipes, o valor, a vigência, a respectiva contrapartida, a descrição sucinta do objeto e dos valores recebidos e/ou repassados;

XIII- cópia dos convênios, contratos ou termos de parceria realizados com órgãos públicos, privados ou outras entidades sem fins lucrativos. (Dispositivo alterado pelo Ato Normativo nº 04, de 28 de maio de 2008)

XIV - relação dos livros administrativos e contábeis, com os dados referentes a seu registro nos órgãos competentes;

XV - cópia dos relatórios dos órgãos de fiscalização federal, estadual e municipal, caso a fundação tenha sido fiscalizada e documento da fundação informando as providências adotadas e os resultados obtidos em relação a cada irregularidade apontada no relatório, se houver;

XVI - relação nominal dos administradores com indicação do período de gestão, dos vencimentos e das vantagens financeiras pagas mensalmente;

XVII - balancetes analíticos mensais da fundação, detalhados até ao nível de conta contábil de lançamento, abrangendo todas as contas contábeis, inclusive as contas de receita, custo e despesa com saldo antes da apuração de resultado, informando o número e o nome da conta, o saldo anterior, o total a débito e a crédito e o saldo atual;

XVIII - relação dos credores e devedores da fundação, indicando, individualmente, o saldo do exercício anterior, o valor registrado a débito e a crédito durante o exercício e o saldo para o exercício seguinte;

XIX - relatório circunstanciado das atividades desenvolvidas no período, contendo os projetos, as pessoas beneficiadas, o número de voluntários e de empregados e outras informações complementares, acompanhado de elementos que comprovem a sua efetiva realização, de acordo com as suas finalidades estatutárias;

XX - certidões negativas, válidas no mês de apresentação da prestação de contas, junto:

a) às Secretarias Municipal e Estadual da Fazenda onde está sediada a Fundação, relativas à tributos;

b) à Caixa Econômica Federal em relação ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;

c) à Secretaria da Receita Federal em relação aos tributos administrados pela mesma;

d) à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional em relação à Dívida Ativa perante a União;

e) ao Instituto Nacional de Seguridade Social em relação aos tributos administrados pelo mesmo;

XXI - comprovação do julgamento do Tribunal de Contas e da manifestação dos órgãos administrativos competentes em relação ao julgamento, no caso de receber recursos públicos;

XXII – cópia das citações, notificações e do julgamento do Tribunal de Contas em relação a Prestação de Contas Anual, se a fundação tiver sido instituída por Lei Municipal ou Estadual;

XXIII - certidão fornecida por Ministério Público de outro Estado, se a fundação tiver sede no Espírito Santo, mas operar, igualmente, em outros Estados da Federação, contendo declaração de não existência de exigências ou impugnações referentes à fundação;

XXIV - exemplar do jornal e/ou Diário Oficial se as demonstrações contábeis forem publicadas.

Art. 6º O Ministério Público só pode emitir o Atestado de Regularidade – ATRE mediante comprovação da aprovação das contas da fundação.

§ 1º A fundação que auferir no exercício, sob análise, uma receita bruta igual ou inferior a 300.000 (trezentos mil) VRTE – Valor de Referência do Tesouro do Estado do Espírito Santo, fica desobrigada de contratar auditoria independente.

§ 2º A fundação que auferir no exercício, sob análise, uma receita bruta acima de 300.000 (trezentos mil) e até 599.999 (quinhentos e noventa e nove mil e novecentos e noventa e nove) VRTE – Valor de Referência do Tesouro do Estado do Espírito Santo, fica obrigada a contratar auditoria independente legalmente habilitada junto ao Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Espírito Santo.

§ 3º A fundação que auferir no exercício, sob análise, uma receita bruta igual ou superior a 600.000 (seiscentos mil) Valores de Referência do Tesouro do Estado do Espírito Santo, fica obrigada a realizar auditoria por auditores independentes registrados na Comissão de Valores Mobiliários – CVM.

Art. 7º A auditoria independente deve observar as normas do Conselho Federal de Contabilidade.

§ 1º O resultado da auditoria deve indicar se a entidade está em dia com suas obrigações civis, comerciais, administrativas, estatutárias, tributárias, trabalhistas e previdenciárias, se atende ao estabelecido neste Ato Normativo, e no caso de fundação de utilidade pública e/ou qualificada como organização de sociedade civil de interesse público ou beneficiária de isenção de imposto de renda, se atende aos requisitos legais.

§ 2º A auditoria deve analisar, também, a compatibilidade entre o orçamento e a obtenção e aplicação de recursos, os aspectos econômico-financeiros e contábeis, a pertinência das remunerações pagas pela fundação, e se a mesma emprega sua atividade, seu patrimônio e seus recursos nos fins para os quais foi instituída.

Art. 8º No caso de publicação das Demonstrações Contábeis, quando estabelecida no estatuto da fundação, na mesma deve constar a indicação da aprovação das contas pelo Ministério Público ou a ressalva quanto a sua pendência.

Art. 9º A auditoria de que trata o artigo 6º, do presente Ato Normativo, não impede que o MP-ES possa exigir a realização de auditorias, estudos atuariais, técnicos e periciais, complementares, correndo as despesas por conta da entidade fiscalizada, conforme disposto no inciso VI da letra “g” do artigo 35 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997.

Art. 10. A fundação que não prestar contas dentro do prazo regulamentar, fica considerada inadimplente, sendo notificada pela Promotoria de Justiça correspondente à sua localização, via AR – Aviso de Recebimento, com prazo de até 30 (trinta) dias para apresentar toda a documentação estabelecida por este Ato Normativo, a contar da data de recebimento da AR pela fundação.

Parágrafo único. Caso a fundação não cumpra a notificação dentro do prazo estipulado, a Promotoria de Justiça requer, judicialmente, a prestação de contas, independentemente de responsabilização dos administradores.

Art. 11. O Sistema de Cadastro e Prestação de Contas - Módulo Promotor, se constitui em um cadastro das fundações sediadas na Comarca onde está localizada a Promotoria de Justiça, e tem por finalidade auxiliar nas análises, emitir etiquetas para correspondência (mala direta), e controlar as fundações que prestaram ou não contas no exercício.

§ 1º A Promotoria de Justiça ao receber os dados e informações do módulo coletor, entregues pelas entidades fundacionais, via disquete ou CD, efetua a leitura e a atualização do Sistema SICAP – Módulo Promotor. A leitura e a gravação têm por finalidade a verificação formal da prestação de contas (integridade), e o arquivamento das informações para manutenção do cadastro e geração de relatórios.

§ 2º A Promotoria de Justiça, se necessário pode imprimir os dados e as informações recebidas das fundações, para complementação de suas análises.

Art. 12. O disquete ou CD entregue pelas fundações deve estar devidamente etiquetado, contendo: nome da fundação, nº do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ano base a que se refere a Prestação de Contas Anual, juntamente com os seguintes documentos:

a) duas vias do Recibo de Entrega de Prestação de Contas Anual, emitido pelo SICAP;

b) uma via da Carta de Representação da Administração, conforme modelo do SICAP.

§ 1º A Carta de Representação da Administração e o Recibo de Entrega de Prestação de Contas Anual devem estar assinados pelo Presidente e pelo Contador ou Técnico em Contabilidade da fundação, que deve juntar, ainda, o Certificado de Regularidade do Contabilista perante o Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Espírito Santo.

§ 2º A Promotoria de Justiça, ao receber a documentação, abre processo, certifica uma via do Recibo de Entrega de Prestação de Contas, registra o número do protocolo e devolve para a fundação como comprovante de recebimento, a outra via é anexada no processo como comprovante de entrega da documentação.

Art. 13. A Promotoria de Justiça analisa a documentação verificando se a mesma está completa, assim como efetua a leitura e gravação do módulo coletor. Caso esteja faltando documentos, dados ou informações, a Promotoria de Justiça requer da fundação a complementação da prestação de contas, no prazo máximo de 10 (dez) dias.

§ 1º Caso não apresente a documentação complementar no prazo estipulado, a fundação passa a ser considerada inadimplente, e a Promotoria de Justiça adota os mesmos procedimentos previstos no parágrafo único do art. 10 deste Ato Normativo.

§ 2º O processo de prestação de contas e o disquete/CD do módulo coletor, após leitura e gravação, são remetidos ao CACC - Centro de Apoio Operacional Cível e da Cidadania, no prazo máximo de 5 (cinco) dias, para registro, análise dos dados e informações, e emissão de parecer.

§ 3º A remessa da documentação de prestação de contas ao CACC, pela Promotoria de Justiça, é efetuada via correio, com recebimento registrado no Protocolo da Sede do MP-ES.

Art. 14. O CACC, órgão central e administrador do BDAF, mediante a documentação, atualiza o banco de dados e encaminha o processo para a assessoria responsável pela emissão do parecer.

§ 1º Caso falte alguma informação ou documento necessário para a análise, o órgão central solicita à Promotoria de Justiça, da respectiva Comarca, para requisitar  junto à fundação a complementação da Prestação de Contas no prazo máximo de 10 (dez) dias, sob pena de adoção da medida prevista no parágrafo único do artigo 10 deste Ato Normativo.

§ 2º A emissão do parecer da prestação de contas deve ser conclusivo e emitido no prazo, máximo, de 90 (noventa) dias, a contar da data de recebimento da documentação na assessoria, contanto que a documentação esteja de acordo com este Ato Normativo.

§ 2º A emissão do parecer da prestação de contas deve ser conclusivo. (Dispositivo alterado pelo Ato normativo nº 04, de 20 de junho de 2007)

Art. 15. O Sistema de Cadastro de Prestação de Contas - Módulo Administrador, se constitui no cadastro geral das fundações sediadas no Estado, localizado e atualizado pelo CACC, através dos dados encaminhados pelas Promotorias de Justiça.

Art. 16. O CACC, emite relatórios técnicos, obtidos da análise efetuada pelo Módulo Administrador, e anexa no processo de prestação de contas, para efeito de emissão do parecer conclusivo.

§ 1º Os relatórios técnicos têm por objetivo informar a situação pregressa da fundação que está sendo analisada, para emissão do Atestado de Regularidade – ATRE.

§ 2º O parecer emitido pelo CACC passa, preliminarmente, pela análise dos documentos apresentados pela fundação, juntamente com os relatórios técnicos fornecidos pelo SICAP, e pode opinar quanto a:

a) aprovação das contas;

b) complementação de documentos  ou informações;

c) necessidade da realização de auditoria “in loco” para a confirmação dos dados apresentados ou esclarecimentos de dúvidas encontradas;

d) não aprovação das contas.

§ 3º A Promotoria de Justiça, ao receber de volta o processo de prestação de contas, analisa a documentação e o parecer emitido pelo CACC, podendo adotar uma das seguintes medidas:

a)  aprovar as contas, com a emissão do Atestado de Regularidade – ATRE, conforme modelo em anexo;

b)  requisitar documentos ou informações, a serem providenciados no prazo de 10 (dez) dias;

c) determinar auditoria “in loco”;

d) não aprovar as contas, ficando a fundação sujeita às sanções previstas em Lei, podendo ajuizar medida de intervenção ou até mesmo ação de extinção, independentemente da responsabilização dos seus dirigentes.

§ 4º A Promotoria de Justiça, aprovando a prestação de contas da fundação, emite o ATRE e arquiva o processo, não aprovando adota as providências judiciais e extrajudiciais necessárias, até a conclusão do processo de fiscalização.

§ 5º A decisão e as providências adotadas, em relação aos §§ 3º e 4º deste artigo, devem ser comunicadas ao CACC para registro e atualização do banco de dados, Módulo Administrador.

Art.17. O Sistema de Cadastro e Prestações de Contas - SICAP, Módulos Coletor, Promotor e Administrador, possui funções de ajuda para o preenchimento de todos os campos e utilização das funções disponíveis no referido programa.

§ 1º Cada módulo do sistema informatizado possui manual de operação, disponibilizado por ocasião da instalação do programa, devendo ser lido antes do início de sua operacionalização, e consultado sempre que necessário.

§ 2º O CACC mantém suporte técnico para atendimento e orientação das Promotorias de Justiça, e para as fundações, quanto aos  procedimentos de operação do SICAP Módulos Coletor e Promotor.

§ 3º O programa do Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP está disponibilizado às Fundações e às Promotorias de Justiça através de Download na Home-Page do Ministério Público - www.mpes.gov.br no ícone CACC - Centro de Apoio Operacional Cível e da Cidadania.

Art. 18. No prazo de 15 (quinze) dias, contados a partir da data da publicação deste Ato Normativo, as Promotorias de Justiça com atribuição de fundações, devem encaminhar ao CACC listagem contendo todas as fundações localizadas na respectiva Comarca, especificando:

a) nome da fundação

b) finalidade de sua criação e atuação;

c) data de sua instituição;

d) natureza jurídica (pública ou privada);

e) endereços e telefones;

f) outros dados que considerar importantes para identificação da fundação e sua situação atual.

§ 1º Todas as Promotorias de Justiça, com atribuição de fundações, devem providenciar a instalação e a utilização do Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP - Módulo Promotor.

§ 2º As Promotorias de Justiça, com atribuição de fundações, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da vigência deste Ato Normativo, devem encaminhar ofício para as fundações que estão sob sua responsabilidade, informando quanto à regulamentação da prestação de contas e a disponibilização do SICAP e deste Ato Normativo no site do MP-ES.

Art. 19. Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário.

Vitória, 28 de dezembro de 2006.

CATARINA CECIN GAZELE

PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 29/12/2006.

Anexo único.