ATO NORMATIVO Nº 03, DE 04 DE JUNHO DE 2012

(Revogado pela Portaria nº 12918, de 19 de dezembro de 2019)

Institui o Banco de Dados de Fundações, normatiza e padroniza a Prestação de Contas Anual das Fundações e dá outras providências.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO que cabe ao Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES fiscalizar o funcionamento das Fundações localizadas no Estado, nos termos do disposto no art. 66 do Código Civil e art. 35, letra “g”, incisos I a XVIX da Lei Complementar Estadual nº 95/97, compreendendo a fiscalização e análise técnica das Prestações de Contas;

CONSIDERANDO a celebração do convênio de cooperação científica e tecnológica firmado entre  o Ministério Público do Estado do Espírito Santo e a FIPE - Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas, com a cessão do SICAP - Sistema de Cadastro e Prestação de Contas, que permite o acesso a dados técnicos indispensáveis ao desempenho das Promotorias de Justiça no processo de fiscalização;

CONSIDERANDO a necessidade de centralizar os dados relativos às Fundações fiscalizadas pelo MP-ES, medida imprescindível para a efetiva implementação do sistema de controle;

CONSIDERANDO a importância de um arquivo geral, para o qual sejam canalizadas todas as informações institucionais, técnicas, estatísticas e operacionais acerca das Fundações;

CONSIDERANDO a necessidade de normatizar e padronizar os procedimentos e os instrumentos  executivos para as prestações de contas das Fundações, visando a tornar mais eficaz e efetiva a atuação do MP-ES;

RESOLVE:

Art. 1º Fica criado o Banco de Dados de Fundações - BDAF, destinado a registrar e arquivar os dados relativos às Fundações sediadas ou em operação no território estadual.

Parágrafo único. O Banco de Dados de Fundações - BDAF integra a estrutura do CACC - Centro de Apoio Operacional Cível e da Defesa da Cidadania, responsável pela implantação, atualização, análise e estudos dos dados.

Art. 2º O BDAF utiliza o Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP, desenvolvido pela Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas – FIPE, composto de três módulos, denominados:

a) SICAP Coletor;

b) SICAP Promotor;

c) SICAP Administrador.

Parágrafo único. O BDAF é atualizado através dos dados e informações, encaminhados pelas Fundações e Promotorias de Justiça, que integram a documentação de prestação de contas e módulo coletor do SICAP.

Art. 3º O Sistema de Cadastro e Prestação de Contas — Módulo Coletor é utilizado pelas Entidades Fundacionais para apresentação de dados e informações ao BDAF.

§ 1º As Fundações encaminham, anualmente, os dados e informações referentes às suas atividades, na forma de prestação de Contas, ao MP-ES.

§ 2º A prestação de contas deve estar munida da documentação estabelecida neste Ato Normativo e dos dados exigidos pelo Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP.

§ 3º Os dados do módulo coletor são enviados via CD-ROM, utilizando o sistema do SICAP, disponibilizado para todas as Fundações.

Art. 4º A escrituração contábil e as Demonstrações Contábeis da Fundação devem estar elaboradas em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade, especificamente a NBCT 10.4.

§ 1º A Fundação tem até o último dia útil do mês de agosto do ano subsequente ao exercício financeiro para apresentar a Prestação de Contas à Promotoria de Justiça com atribuições de Fundações.

§ 2º A prestação de contas deve ser entregue, devidamente numerada, na respectiva Promotoria de Justiça da Comarca onde está localizada a sede ou a subsede da Fundação. Havendo sede e subsedes, localizadas no território Estadual, cada qual deve apresentar a sua prestação de contas na Promotoria de Justiça correspondente.

§ 3º A Fundação com sede no Espírito Santo, mas com subsede em outro Estado, deve apresentar Atestado de Regularidade de suas atividades, fornecido pelo Ministério Público Estadual da subsede.

§ 4º A Fundação com sede em outro Estado, mas com subsede no Estado do Espírito Santo, deve apresentar Atestado de Regularidade de suas atividades, fornecido pelo Ministério Público Estadual da sede.

Art. 5º As entidades não necessitam encaminhar o relatório circunstanciado das atividades desenvolvidas no período e cópia do balanço patrimonial, de forma impressa, porquanto as informações atinentes a referidos tópicos já constam do preenchimento do SICAP.

Art. 6º O CD-ROM entregue pelas Fundações deve estar devidamente etiquetado, contendo: nome da Fundação, nº do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ano base a que se refere a Prestação de Contas Anual, juntamente com os seguintes documentos:

a) duas vias do Recibo de Entrega de Prestação de Contas Anual, emitido pelo SICAP;

b) uma via da Carta de Representação da Administração, conforme modelo do SICAP.

§ 1º A Carta de Representação da Administração e o Recibo de Entrega de Prestação de Contas Anual devem estar assinados pelo Presidente e pelo Contador ou Técnico em Contabilidade da Fundação, que deve juntar, ainda, o Certificado de Regularidade do Contabilista perante o Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Espírito Santo.

Art. 7º Deverão acompanhar a prestação de contas os seguintes documentos:

I - Extratos bancários do mês de dezembro e conciliação bancária assinada por contabilista relativos a todas as contas.

II - Relação dos convênios, contratos ou termos de parceria realizados com órgãos públicos, privados ou outras entidades sem fins lucrativos, discriminando o objeto, o valor e a data de vigência, e ainda:

a) certidão negativa do órgão repassador de recursos públicos, na hipótese de a Fundação ter recebido recursos através de convênios. A certidão deverá declarar que a Fundação apresentou a prestação de contas dos recursos repassados e que aplicou de acordo com o objeto do convênio;

b) caso o convênio esteja em execução, deve apresentar declaração do órgão concedente da regularidade na aplicação das etapas executadas referentes ao período relativo à prestação de contas.

III - Cópia da ata da Assembleia Geral Ordinária que aprovou as contas dos administradores e votou as demonstrações financeiras do exercício.

IV -  Cópia do Relatório dos Auditores Independentes sobre as Demonstrações Contábeis, se a Fundação tiver contratado auditoria independente por exigência deste Ato Normativo, estatutária, deliberação da fundação ou por exigência legal, contendo a análise sobre a situação administrativa, financeira, econômica, patrimonial e contábil da Fundação, com conclusão definitiva e detalhada sobre a possibilidade de aprovação das contas, com ou sem ressalvas, além dos certificados e demais elementos das auditorias externas.

V - Declaração de realização do inventário anual dos bens permanentes, indicando:

a) nome das pessoas que elaboraram o referido inventário;

b) a divergência encontrada entre o exame físico e o registro contábil, caso haja;

c) as providências adotadas para a regularização;

d) o saldo do exercício anterior (em quantidade e valor);

e) a quantidade e o valor do registro de entrada e de saída;

f) o saldo para o exercício seguinte (em quantidade e valor).

VI - Declaração de realização do inventário anual dos bens em almoxarifado, indicando:

a) nome das pessoas que elaboraram o referido inventário;

b) a divergência encontrada entre o exame físico e o registro contábil, caso haja;

c) as providências adotadas para a regularização;

d) o saldo do exercício anterior (em quantidade e valor);

e) a quantidade e o valor do registro de entrada e de saída;

f) o saldo para o exercício seguinte (em quantidade e valor).

VII - Certidões Negativas, válidas no mês de apresentação da prestação de contas:

a) relativa aos tributos administrados pela Fazenda Pública Estadual e Municipal, da sede da Fundação;

c) relativa ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, emitida pela Caixa Econômica Federal;

d) relativa aos tributos administrados pelo Instituto Nacional de Seguridade Social;

e) relativa aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal;

f) relativa à Dívida Ativa perante a União.

Parágrafo único. Serão solicitados outros documentos que se fizerem necessários para esclarecimentos de dúvidas, através de ofício.

Art. 8º O Ministério Público só pode emitir o Atestado de Regularidade – ATRE mediante comprovação da aprovação das contas da Fundação.

§ 1º A Fundação que auferir no exercício sob análise uma receita bruta igual ou inferior a 300.000 (trezentos mil) VRTE – Valor de Referência do Tesouro do Estado do Espírito Santo – fica desobrigada de contratar auditoria independente.

§ 2º A Fundação que auferir no exercício sob análise uma receita bruta acima de 300.000 (trezentos mil) VRTE – Valor de Referência do Tesouro do Estado do Espírito Santo – fica obrigada a contratar auditoria independente legalmente habilitada junto ao Conselho Regional de Contabilidade do Estado do Espírito Santo.

Art. 9º Os Promotores de Justiça com atribuição de Fundações, efetuarão visitas periódicas às Fundações, objetivando verificar se as mesmas estão cumprindo suas atividades estatutárias.

Art. 10. O MP-ES poderá exigir a realização de auditorias, estudos atuariais, técnicos e periciais complementares, correndo as despesas por conta da entidade fiscalizada, conforme disposto no inciso VI da letra “g” do artigo 35 da Lei Complementar Estadual nº 95/97, de 28 de janeiro de 1997.

Art. 11. A Fundação que não prestar contas dentro do prazo regulamentar fica considerada inadimplente, sendo notificada pela Promotoria de Justiça correspondente à sua localização, via AR – Aviso de Recebimento, com prazo de até 30 (trinta) dias para apresentar toda a documentação estabelecida por este Ato Normativo, a contar da data de recebimento do AR pela Fundação.

Parágrafo único. Caso a Fundação não cumpra a notificação dentro do prazo estipulado, a Promotoria de Justiça poderá requerer, judicialmente, a prestação de contas, independentemente de responsabilização dos administradores.

Art. 12. A Promotoria de Justiça, ao receber a documentação, abre processo, certifica uma via do Recibo de Entrega de Prestação de Contas, registra o número do protocolo e devolve para a Fundação como comprovante de recebimento, já a outra via é anexada no processo como comprovante de entrega da documentação.

Art. 13. O Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – Módulo Promotor se constitui em um cadastro das fundações sediadas na comarca onde está localizada a Promotoria de Justiça, e tem por finalidade auxiliar nas análises, emitir etiquetas para correspondências e controlar as fundações que prestarem ou não contas no exercício.

Parágrafo único. A Promotoria de Justiça ao receber os dados e informações do módulo coletor, efetua a leitura e a atualização do Sistema SICAP – Módulo Promotor. A leitura e a gravação têm por finalidade a verificação formal da prestação de contas e o arquivamento das informações para manutenção  do cadastro e geração de relatórios.

Art. 14. A Promotoria de Justiça analisa a documentação verificando se a mesma está completa e devidamente numerada. Caso estejam faltando documentos, dados ou informações, a Promotoria de Justiça poderá requerer da Fundação a complementação da prestação de contas, no prazo máximo de 10 (dez) dias.

§ 1º Caso não apresente a documentação complementar no prazo estipulado, a Fundação passa a ser considerada inadimplente, e a Promotoria de Justiça adotará os mesmos procedimentos previstos no parágrafo único do art. 11 deste Ato Normativo.

§ 2º O processo de prestação de contas e o CD-ROM do módulo coletor, após recebimento na Promotoria de Justiça, são remetidos ao CACC, no prazo máximo de 5 (cinco) dias, para registro, análise dos dados e informações, e emissão de parecer.

§ 3º A remessa da documentação de prestação de contas ao CACC, pela Promotoria de Justiça, é efetuada via correio, com recebimento registrado no Protocolo da Sede do MP-ES.

Art. 15. O CACC, órgão central e administrador do BDAF, mediante a documentação, atualiza o banco de dados e encaminha o processo para a assessoria responsável pela emissão do parecer contábil.

§ 1º Caso falte alguma informação ou documento necessário para a análise, o órgão central solicita à Promotoria de Justiça da respectiva Comarca que requisite junto à Fundação a complementação da Prestação de Contas no prazo máximo de 10 (dez) dias, sob pena de adoção da medida prevista no parágrafo único do artigo 11 deste Ato Normativo.

§ 2º A emissão do parecer da prestação de contas deve ser conclusivo e emitido no prazo máximo de 90 (noventa) dias, a contar da data de recebimento da documentação na assessoria, desde que a documentação esteja de acordo com este Ato Normativo.

Art. 16. O Sistema de Cadastro de Prestação de Contas - Módulo Administrador se constitui no cadastro geral das Fundações sediadas no Estado, localizado e atualizado pelo CACC, através dos dados encaminhados pelas Promotorias de Justiça.

Art. 17. O CACC emite relatórios técnicos, obtidos da análise efetuada pelo Módulo Administrador, e anexa no processo de prestação de contas, para efeito de emissão do parecer conclusivo.

§ 1º Os relatórios técnicos têm por objetivo informar a situação pregressa da Fundação que está sendo analisada, para emissão do Atestado de Regularidade – ATRE.

§ 2º O parecer emitido pelo CACC passa, preliminarmente, pela análise dos documentos apresentados  pela Fundação, juntamente com os relatórios técnicos fornecidos pelo SICAP, e pode opinar quanto à:

a) aprovação das contas;

b) complementação de documentos ou informações;

c) necessidade da realização de auditoria “in loco” para a confirmação dos dados apresentados ou esclarecimentos de dúvidas encontradas;

d) não aprovação das contas.

§ 3º A Promotoria de Justiça, ao receber de volta o processo de prestação de contas, analisa a documentação e o parecer emitido pelo CACC, podendo adotar uma das seguintes medidas:

a) aprovar as contas, com a emissão do Atestado de Regularidade – ATRE, conforme modelo em anexo;

b) requisitar documentos ou informações, a serem providenciados no prazo de 10 (dez) dias;

c) determinar auditoria “in loco”;

d) não aprovar as contas, ficando a Fundação sujeita às sanções previstas em Lei, podendo ajuizar medida de intervenção ou até mesmo ação de extinção, independentemente da responsabilização dos seus dirigentes.

§ 4º A Promotoria de Justiça, aprovando a prestação de contas da Fundação, emite o ATRE; não aprovando, adota as providências judiciais e extrajudiciais necessárias, até a conclusão do processo de fiscalização.

§ 5º A decisão e as providências adotadas, em relação aos §§ 3º e 4º deste artigo, devem ser comunicadas ao CACC para registro e atualização do banco de dados, Módulo Administrador.

§ 6º A Promotoria de Justiça, aprovando a prestação de contas, encaminhará cópia do processo à Fundação, que deverá mantê-la em arquivo por um período de 05 anos. O processo original permanecerá na Promotoria de Justiça de origem pelo mesmo período para fins de controle e consulta.

Art. 18. O Sistema de Cadastro e Prestações de Contas – SICAP – Módulos Coletor, Promotor e Administrador possuem funções de ajuda para o preenchimento de todos os campos e utilização das funções disponíveis no referido programa.

§ 1º Cada módulo do sistema informatizado possui manual de operação, disponibilizado por ocasião da instalação do programa, devendo ser lido antes do início de sua operacionalização, e consultado sempre que necessário.

§ 2º Todos os campos do SICAP devem ser preenchidos, incluindo os dados cadastrais.

§ 3º O CACC mantém suporte técnico para atendimento e orientação às Promotorias de Justiça, e para as Fundações, quanto aos procedimentos de operação do SICAP Módulos Coletor e Promotor.

§ 4º O programa do Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP está disponível às Fundações e às Promotorias de Justiça através de Download na Home-Page do Ministério Público - www.mpes.gov.br, no ícone CACC - Centro de Apoio Operacional Cível e da Cidadania.

Art. 19. No prazo de 15 (quinze) dias, contados a partir da data da publicação deste Ato Normativo, as Promotorias de Justiça com atribuição de Fundações devem encaminhar ao CACC listagem contendo todas as Fundações localizadas na respectiva Comarca, especificando:

a) nome da Fundação

b) finalidade de sua criação e atuação;

c) data de sua instituição;

d) natureza jurídica (pública ou privada);

e) endereços e telefones;

f) outros dados que considerar importantes para identificação da Fundação e sua situação atual.

§ 1º Todas as Promotorias de Justiça, com atribuição de Fundações devem providenciar a instalação e a utilização do Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP - Módulo Promotor.

§ 2º As Promotorias de Justiça, com atribuição de Fundações, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da vigência deste Ato Normativo, devem encaminhar ofício para as Fundações que estão sob sua responsabilidade, informando quanto à regulamentação da prestação de contas, a disponibilização do SICAP e a publicação deste Ato Normativo no Diário Oficial do Estado e no site do MP-ES.

Art. 20. Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário, em especial os Atos Normativos nºs 06/2006, 04/2007, 04/2008, 08/2008 e 05/2009.

Vitória, 04 de junho de 2012.

EDER PONTES DA SILVA

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 05/06/2012.