PORTARIA PGJ Nº 556, DE 17 DE AGOSTO DE 2021
(Alterada pela Portaria PGJ nº 609, de 14 de setembro de 2021)
(Revogada pela Portaria PGJ nº 89, de 18 de janeiro de 2024)
Atualiza o Manual de Inventário de Bens do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, aprovado pela Portaria PGJ nº 3.632, de 26 de outubro de 2009.
A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, que lhe são conferidas pelo art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e conforme decisão proferida nos autos do Procedimento SEI! nº 19.11.0013.0018773/2021-37,
RESOLVE:
Art. 1º Atualizar o Manual de Inventário de Bens do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, aprovado pela Portaria PGJ nº 3.632, de 26 de outubro de 2009, na forma do Anexo desta Portaria.
Art. 2º O Manual está disponível para consulta no site do MPES, no link http://mpes.legislacaocompilada.com.br/, bem como na rede intranet da instituição, no campo Normatização/Manual de Administração/Norma/Inventário, em atendimento aos princípios da publicidade e da transparência.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as Portarias nº 3.632, de 26 de outubro de 2009, e nº 2.715, de 16 de maio de 2013.
Vitória, 17 de agosto de 2021
LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA
Este texto não substitui o original publicado no Dimpes de 18/08/2021.
ANEXO - Manual de Inventário de Bens do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.
1. DA FINALIDADE
Definir procedimentos e critérios para a execução de inventário físico dos bens móveis, imóveis e intangíveis que integram o patrimônio do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.
2. DA BASE LEGAL
O inventário está previsto na legislação que regulamenta o Patrimônio Público do Estado, Lei Estadual nº 2.583, de 12 de março de 1971, Decreto nº 1.110-R, de 12 de dezembro de 2002, Decreto nº 3.126-R, de 11 de outubro de 2012 e na Norma Controle dos Bens Patrimoniais Móveis do MPES.
3. DOS CONCEITOS BÁSICOS
3.1. PATRIMÔNIO: conjunto de bens, materiais ou não, suscetível de apreciação econômica.
3.2. BENS MÓVEIS: conjunto de equipamentos, mobiliários, instalações e material permanente com vida útil superior a 2 (dois) anos, incorporado ao Patrimônio Público Estadual.
3.2.1. Quanto ao estado de conservação, os bens serão classificados:
I - O - Ótimo: conservação perfeita como se fosse novo;
II - B - Bom: em pleno funcionamento; sem nenhum tipo de avaria grave, ou apenas avarias leves; apresenta desgaste, mas em condições de uso; sem apresentar riscos à(ao) usuária(o);
III - R - Regular: pode ser usado, mas apresenta defeitos ou falhas, e com ou não necessidade de manutenção, reparos ou reposição, pode até apresentar riscos à(ao) usuária(o);
IV - I - Inservível: sem nenhuma condição de uso.
3.3. BENS DE CONSUMO DURÁVEIS: com vida útil acima de 2 (dois) anos, de pequeno valor econômico, que na data de sua aquisição custaram menos que 80 (oitenta) VRTE’s - Valores do Tesouro Estadual.
3.4. BENS DE CONSUMO: todo artigo, peça, item ou gênero com vida útil acima de 2 (dois) anos, que em razão do uso perde a sua identidade física, suas características individuais e operacionais, sendo classificados como: frágil, perecível, descartável, incorporável ou transformável.
3.5. BENS FRÁGEIS: passíveis de modificação, quebra ou deformação, caracterizando-se pela irrecuperabilidade ou perda de sua utilidade.
3.6. BENS PERECÍVEIS: sujeitos à dissolução, deterioração, extinção ou modificação química.
3.7. BEM DESCARTÁVEIS: que podem ser descartados após o uso.
3.8. BENS INCORPORÁVEIS: destinados a incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem que haja prejuízo das condições e características de funcionamento do bem no qual foi incorporado.
3.9. BENS TRANSFORMÁVEIS: destinados à transformação, composição ou fabricação de outro material ou produto.
3.10. BENS INTANGÍVEIS: que não possuem forma física, imateriais ou incorpóreos.
3.11. BENS IMÓVEIS: são considerados como bens imóveis aqueles de natureza permanente, tais como, terrenos, edifícios, construções e benfeitorias a eles incorporadas de modo permanente, e conforme sua destinação, podem ser classificados em:
3.11.1. BENS IMÓVEIS DE USO COMUM DO POVO: são todos aqueles que se destinam à coletividade em geral, sem discriminação de usuárias(os), ou ordem especial para sua fruição.
3.11.2. BENS IMÓVEIS DE USO ESPECIAL: são os que se destinam especialmente à execução dos serviços públicos, sendo considerados instrumentos desses serviços e constituindo o aparelhamento administrativo.
3.11.3. BENS IMÓVEIS DE USO DOMINIAL: são aqueles do domínio público, integrantes do Patrimônio Estadual, sem destinação pública determinada, nem um fim administrativo específico.
3.12. CENTRO DE CUSTOS: unidade organizacional onde está localizado o bem.
3.13. INVENTÁRIO: inventário é o instrumento de controle que tem por finalidade confirmar a existência física e a verificação dos imóveis, dos equipamentos e materiais permanentes, bem como os bens intangíveis em uso na instituição.
3.14. TERMO DE RESPONSABILIDADE: documento oficial pelo qual a(o) usuária(o) do bem patrimonial se responsabiliza pelo uso e integridade física do mesmo.
3.15. INVENTARIANTE: membra(o) ou servidora(servidor) responsável pelo levantamento do acervo patrimonial de determinado centro de custos da instituição.
3.16. RELATÓRIO DE BASE DE DADOS: relatório emitido pelo Sistema de Controle Patrimonial, contendo todos os bens de um determinado centro de custos até a data de sua emissão.
3.17. RELATÓRIO DE INVENTÁRIO: documento contendo todas as ocorrências levantadas nos inventários dos centros de custos, com a conclusão final de todo o trabalho realizado pela Comissão Permanente de Inventário de Bens do MPES - CPIB.
4. DO INVENTÁRIO
4.1. Inventário é o procedimento administrativo realizado por meio de levantamento físico, que consiste no arrolamento físico-financeiro de todos os bens existentes na instituição e se divide nas seguintes modalidades:
I - inicial;
II - passagem de responsabilidade;
III - anual;
IV - encerramento;
V - eventual.
4.2. O INVENTÁRIO INICIAL indica um marco no controle dos bens de um órgão.
4.3. O INVENTÁRIO DE PASSAGEM de responsabilidade ocorre na mudança da(o) responsável pelo centro de custos ou na mudança da Procuradora-Geral de Justiça.
4.4. O INVENTÁRIO ANUAL é elaborado no final de cada exercício para determinar as alterações e correções de eventuais erros de controle.
4.5. O INVENTÁRIO DE ENCERRAMENTO ocorre em casos de extinção da entidade estatal.
4.6. O INVENTÁRIO EVENTUAL pode ser realizado em qualquer época, por determinação superior ou para averiguação dos inventários anuais realizados pelos centros de custos.
5. DO INVENTÁRIO ANUAL
5.1. O inventário anual levanta todas as alterações patrimoniais ocorridas durante o exercício para fins de controle do acervo e balanço patrimonial.
5.2. O inventário é realizado por cada centro de custos, em sistema informatizado próprio, coordenado pela CPIB.
5.3. Os inventários anuais iniciarão suas atividades até o mês de setembro de cada ano, cumprindo o cronograma e atividades preestabelecidas.
6. DA CPIB
6.1. Compete à CPIB:
I - organizar o cronograma de inventário, identificando as ações correspondentes a todo processo de inventário, antes, durante e após o levantamento físico dos bens móveis;
II - analisar todos os dados dos levantamentos físicos, realizados pelas(os) membras(os) ou pelas(os) servidoras(es) dos centros de custos, confrontando as informações no sistema com os dados obtidos nos levantamentos físicos;
III - analisar as informações prestadas pelas(os) membras(os) ou pelas(os) servidoras(es) referentes ao estado de conservação, especificação, quantidade, valor e reparos realizados;
IV - complementar, retificar, avaliar e regularizar as informações no sistema informatizado, mediante as constatações realizadas por meio de exame físico ou por confrontação de informações sistêmicas;
V - levantar os itens não localizados, não cadastrados, os que apresentam avarias, os disponibilizados para alienação e outros;
VI - solicitar ao Serviço de Patrimônio a emissão de plaquetas de itens que forem identificados sem plaquetas durante o inventário e providenciar sua afixação;
VII - instaurar procedimento para realização de reingresso dos bens vistoriados que não constam do inventário;
VIII - realizar as reavaliações dos bens vistoriados que não constam do inventário após instauração de procedimento de reingresso;
IX - comunicar aos centros de custos a respeito da necessidade de devolução dos materiais catalogados como inservíveis;
X - gerar no sistema, para acesso às(aos) responsáveis, o Termo de Responsabilidade atualizado do centro de custos inventariado, e disponibilizar para assinatura;
XI - instaurar processos para apurar o motivo do extravio de materiais não localizados durante os levantamentos físicos;
XII - analisar o sistema que será utilizado para a realização do inventário e propor melhorias;
XIII - registrar em relatórios a identificação de divergências em relação ao levantamento físico dos bens e o cadastro sistêmico, contendo as informações e as justificativas pertinentes à situação dos bens, dando conhecimento à área gestora e às(aos) respectivas(os) responsáveis pelos centros de custos;
XIV - requisitar, a qualquer tempo, levantamento físico ou realizar inventários eventuais, totais ou parciais, em quaisquer centros de custos, para fins de controle e análise de situações específicas;
XVI - realizar o inventário de bens imóveis com base na confrontação das informações apuradas junto à Coordenação de Engenharia e ao sistema informatizado de controle patrimonial;
XVII - encaminhar à Gerência-Geral, relatórios preliminar e conclusivo do inventário anual, conforme previsto no cronograma aprovado pela Gerência-Geral.
6.2. Compete à(ao) presidente da Comissão, em conjunto com as(os) demais integrantes:
I - elaborar o cronograma de inspeções, com previsão da data e do tempo necessário para a realização do trabalho;
II - estabelecer o regimento interno de funcionamento da Comissão, bem como os materiais e os instrumentos executivos necessários para o desenvolvimento dos trabalhos;
III - solicitar as diárias e o transporte necessários, quando das verificações in loco;
IV - providenciar todas as medidas e materiais necessários;
V - orientar a execução do trabalho e controlar os resultados;
VI - comunicar aos centros de custos quanto às datas das vistorias e às providências necessárias que possam facilitar a operacionalização do trabalho;
VII - organizar a documentação do inventário;
VIII - elaborar os relatórios preliminar e final.
6.3. Compete às(aos) demais integrantes:
I - executar o trabalho de vistoria, verificando todos os bens disponíveis no centro de custos, inclusive nas acomodações funcionais, quando houver;
II - registrar todos os detalhes relativos aos bens e às ocorrências;
III - elaborar o relatório de vistoria por centro de custos;
IV - solicitar esclarecimentos de dúvidas;
V - atualizar o sistema de patrimônio;
VI - cumprir os prazos e os procedimentos estabelecidos para o trabalho e as agendas de vistoria;
VII - dirimir dúvidas das(os) inventariantes.
6.4. Composição da Comissão:
6.4.1. A CPIB será composta por 5 (cinco) servidoras(es) titulares e 4 (quatro) suplentes, a seguir dispostos:
I - servidoras(es) titulares:
a) duas(dois) lotadas(os) no Serviço de Patrimônio;
b) uma(um) indicada(o) pela Gerência-Geral; (Redação dada pela Portaria PGJ nº 609, de 14 de setembro de 2021)
c) uma(um) lotada(o) na Coordenação de Finanças;
d) uma(um) lotada(o) na Coordenação de Informática;
II - servidoras(es) suplentes:
a) uma(um) lotada(o) no Serviço de Patrimônio;
b) uma(um) indicada(o) pela Gerência-Geral; (Redação dada pela Portaria PGJ nº 609, de 14 de setembro de 2021)
c) uma(um) lotada(o) na Coordenação de Finanças;
d) uma(um) lotada(o) na Coordenação de Informática.
6.4.2. A presidência da CPIB será exercida, preferencialmente, por uma(um) das(os) integrantes titulares lotadas(os) no Serviço de Patrimônio.
6.4.3. As(Os) suplentes de cada área serão convocadas(os) após impedimento da(o) titular de sua área.
6.4.4. Em caso de impedimento das(os) servidoras(es) lotadas(os) na mesma área, a(o) presidente da Comissão comunicará a situação à Gerência-Geral para providências quanto à substituição das(os) servidoras(es) daquele setor.
6.4.5. A CPIB funcionará com equipe multidisciplinar, mediante designação de servidoras(es) que detenham conhecimento da área de patrimônio e, também, do seu setor de lotação.
6.4.6. A(O) integrante da comissão indicada(o) pela Gerência-Geral deverá exercer as funções de facilitadora(facilitador) e comunicadora(comunicador) das ações da comissão junto à Gerência-Geral, com o intuito de dar agilidade nas respostas necessárias à execução dos trabalhos, além de exercer a função de facilitadora(facilitador) junto à Coordenação de Engenharia, quando do levantamento do inventário dos bens imóveis. (Redação dada pela Portaria PGJ nº 609, de 14 de setembro de 2021)
6.4.7. A(O) integrante da comissão lotada(o) na Coordenação de Finanças deverá ter conhecimento de contabilidade, visando atuar como facilitadora(facilitador), junto à Assessoria Contábil, e orientadora(orientador) quando houver necessidade de informações da área contábil para a execução das atividades ou para a reavaliação de bens móveis para reingresso.
6.4.8. A(O) integrante da comissão lotada(o) na Coordenação de Informática deverá ter conhecimento dos sistemas informatizados de patrimônio e de inventário, visando agilizar as soluções necessárias para implementar as ações da comissão, além de atuar como facilitadora(facilitador) junto à Coordenação de Informática, quando do levantamento do inventário de bens intangíveis.
6.4.9. Em casos excepcionais, a CPIB poderá requisitar apoio operacional de outras(os) servidoras(es) e/ou terceirizadas(os) para execução de suas atividades, além da convocação de suplentes em caso de inventário eventual em centros de custos de grande porte.
6.4.10. A designação das(os) integrantes é estabelecida em portaria da Procuradora-Geral de Justiça.
7. DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO
7.1. Todas as unidades organizacionais do MPES que utilizam o acervo patrimonial da instituição.
8. DAS DEMAIS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES
8.1. Das Gerências e das Chefias responsáveis pelos centros de custos:
I - facilitar o acesso da CPIB pelas dependências do centro de custos;
II - disponibilizar computador e todos os instrumentos necessários para a execução do inventário.
8.2. Compete à(ao) membra(o) ou à servidora(servidor) responsável pelos bens permanentes (inventariante):
I - realizar o levantamento físico dos materiais que se encontram no seu centro de custos e inseri-los no sistema informatizado de inventário;
II - prestar informações requisitadas pela CPIB;
III - prestar as informações relativas à localização, à situação, ao estado de conservação e aos danos dos bens. As informações sobre o estado de conservação deverão seguir os conceitos descritos no item 3.2;
IV - organizar os bens de forma a facilitar e agilizar a inspeção, quando inventário eventual for realizado pela comissão;
V - manter o controle do acervo atualizado;
VI - assinar o Termo de Responsabilidade disponibilizado pela CPIB, após conferência;
VII - relatar à CPIB qualquer divergência identificada no Termo de Responsabilidade ou no relatório de levantamento;
VIII - acompanhar a CPIB quando esta for realizar o inventário eventual;
IX - comunicar imediatamente à CPIB a ocorrência de perda de plaqueta de material sob sua gestão;
X - providenciar a guarda da plaqueta que soltou do material e entregá-la à CPIB quando requisitado;
XI - preencher todas as informações solicitadas no inventário.
8.3. Da Coordenação de Informática:
I - administrar o sistema eletrônico utilizado para realização do inventário, bem como providenciar o acesso direto ao sistema pela CPIB no decorrer do inventário;
II - manter a base de dados atualizada;
III - emitir os relatórios necessários para análise de levantamento dos bens;
IV - encaminhar à CPIB as informações necessárias ao inventário dos bens intangíveis, de acordo com o cronograma aprovado;
V - treinar as(os) integrantes da CPIB para operacionalizar o sistema.
8.4. Da Coordenação de Engenharia, encaminhar à CPIB as informações necessárias ao inventário dos bens imóveis, de acordo com o cronograma aprovado.
8.5. Da Coordenação Administrativa, dar suporte logístico no decorrer do inventário.
8.6. Da Gerência-Geral quando do inventário anual:
I - aprovar o cronograma de trabalho do inventário anual;
II - aprovar a execução do trabalho e deliberar sobre os encaminhamentos propostos;
III - dirimir dúvidas.
9. DA EXECUÇÃO DO INVENTÁRIO
9.1. O inventário parte de uma base de dados, nesse caso, do relatório de acervo patrimonial de cada centro de custos, emitido pelo sistema de controle de patrimônio, atualizado permanentemente pelas entradas, saídas, movimentações e consertos dos bens.
9.2. O relatório pode ser emitido em papel, para facilitar levantamentos mais detalhados, ou por acompanhamento on-line, quando o levantamento for específico e menos abrangente.
9.3. Os dados são inseridos diretamente no sistema que, ao final de todo o levantamento físico, emite o relatório final dos bens inventariados.
9.4. O bem que não apresentar plaqueta é investigado para verificar se caiu ou se foi retirada, ou se o bem foi entregue sem o devido emplacamento.
9.4.1. Caso a plaqueta tenha caído, analisa-se a situação por meio de confrontação das informações para identificação do número de patrimônio, solicitando ao Serviço de Patrimônio a emissão da plaqueta e a sua afixação.
9.4.2. A situação deverá constar no relatório final de inventário, contendo, no mínimo, as seguintes informações:
I - localização;
II - especificação;
III - numeração da plaqueta;
IV - data da realização da análise;
V - data de afixação da plaqueta.
9.4.3. Caso identificado bem tombado ainda sem plaqueta afixada, deve-se comunicar o fato imediatamente ao Serviço de Patrimônio.
9.5. Os bens permanentes que, pelo uso ou pelo formato, não possuem plaquetas afixadas serão levantados um a um, com conferência direta pelo relatório da base de dados, conferindo os números patrimoniais. Nesse caso, deve-se verificar com a(o) responsável pelo centro de custo em que local estão guardadas as plaquetas e conferir sua numeração.
9.6. Com o relatório preliminar elaborado após o levantamento de todo o acervo, é realizada a análise dos dados checando:
I - se todos os bens levantados constam do relatório anterior da base de dados;
a) se estiver faltando algum bem, deve ser instaurado processo para investigar a ocorrência do seu extravio, a causa e a(o) responsável;
b) se encontrar bem que não esteja na base de dados, deve ser efetuada a sua inclusão;
II - se todas as ocorrências foram registradas no relatório de inspeção.
9.7. Se houver bem em desuso, este será mantido no Termo de Responsabilidade, devendo a ocorrência ser registrada no relatório de inspeção e solicitado à(ao) responsável pelo centro de custo que providencie, posteriormente, junto à área gestora do bem, o seu recolhimento.
9.8. O Termo de Responsabilidade é emitido logo após a conclusão do inventário de todos os centros de custos, sendo assinado pela(o) responsável após tomar conhecimento dos ajustes realizados.
9.9. O Termo de Responsabilidade deve ser assinado pela(o) responsável pela realização do levantamento físico ou pela(o) responsável pelo centro de custo no prazo previsto no cronograma de atividades de inventário anual do referido exercício, ou dentro do prazo solicitado pela comissão nos demais inventários.
9.10. Todas as ocorrências devem ser registradas para facilitar a elaboração do relatório de inventário.
10. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
10.1. O trabalho é executado mediante cronograma, divulgado via intranet.
10.2. As(Os) integrantes da CPIB são responsáveis pela fidedignidade da análise, pela conferência dos dados levantados pelas(os) inventariantes e pelo resultado do inventário.
10.3. A(O) responsável pelo centro de custos responde pela integridade, pelo bom uso e pelo extravio de cada bem, considerando responsável aquela(e) que assinou o último Termo de Responsabilidade referente a este centro de custos.
10.4. A(O) responsável pelo centro de custos, em conjunto com a(o) servidora(servidor) que utiliza o bem, responde civil, administrativamente e criminalmente pelo mau uso dos bens públicos.
10.5. Qualquer servidora(servidor) pública(o) pode ser responsabilizada(o) pelo mau uso ou pelo desaparecimento de bem que lhe tenha sido confiado, para guarda ou uso.
10.6. É vedada a utilização de qualquer bem patrimonial público para uso particular.
10.7. É vedada a movimentação ou deslocamento de qualquer bem sem a autorização explícita da área gestora do material.
10.8. Nenhum bem pode ser movimentado ou deslocado sem o devido registro no sistema informatizado.
10.9. A assinatura no Termo de Responsabilidade implica em aceitação tácita, por parte da(o) signatária(o), assumindo a responsabilidade pelos bens nele descritos.
10.10. Os bens patrimoniais não localizados no dia do levantamento físico, sem justificativa da(o) responsável, ou com justificativa não acolhida pela comissão, são considerados extraviados, e nessa condição podem caber medidas legais.
10.11. Todos os casos de destruição e extravio de bem devem ter abertura de processo para análise da situação identificada e posteriores deliberações.
10.12. É obrigação de toda(o) responsável por centro de custos zelar pelo bom uso, manter o acervo em bom estado de conservação, informando à administração todas as ocorrências.
10.13. Os casos de furto ou roubo devem apresentar Boletim de Ocorrência e instauração de processo para averiguação.
10.14. Qualquer prejuízo em bem do acervo patrimonial decorrente de dolo da(o) servidora(servidor) importa em reposição do bem, e se for o caso com aplicação de penalidade disciplinar conforme legislação vigente.
APROVADA: Em outubro de 2009
FERNANDO ZARDINI ANTONIO ALCIO DE ARAÚJO
Procurador-Geral de Justiça Gerente-Geral
ATUALIZADA: Em maio de 2013
EDER PONTES DA SILVA DAYSE MARIA OSLEGHER LEMOS
Procurador-Geral de Justiça Gerente-Geral
ATUALIZADA: Em agosto de 2021
LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE LIDSON FAUSTO DA SILVA
Procuradora-Geral de Justiça Gerente-Geral