PORTARIA PGJ Nº 500, DE 18 DE SETEMBRO DE 2020
(Revogada pela Portaria PGJ nº 1142, de 21 de outubro de 2022)
Atualiza o Manual de Gestão de Materiais do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, aprovado pela Portaria PGJ nº 3.174, de 5 de junho de 2013.
A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, que lhe são conferidas pelo art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e conforme decisão proferida nos autos do Procedimento SEI! nº 19.11.0013.0010421/2019-22,
RESOLVE:
Art. 1º Atualizar o Manual de Gestão de Materiais do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, aprovado pela Portaria PGJ nº 3.174, de 5 de junho de 2013, na forma do Anexo desta Portaria.
Art. 2º O Manual está disponível para consulta no site do MPES, no link http://www.legislacaocompilada.com.br/mpes/, bem como na rede intranet da instituição, no campo Normatização/Manual de Administração/Norma/Gestão de Materiais, em atendimento aos princípios da publicidade e da transparência.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as Portarias nº 3.174, de 5 de junho de 2013, e nº 5.030, de 22 de agosto de 2014.
Vitória, 18 de setembro de 2020
LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA
Este texto não substitui o original publicado no Dimpes de 21/09/2020
ANEXO - Manual de Gestão de Materiais do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.
1. DA FINALIDADE
Planejamento e coordenação das atividades ligadas ao recebimento, à guarda, à distribuição e ao controle do material de consumo e permanente, adquirido pelo Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.
2. DO OBJETIVO
Estabelecer uma política de padronização de procedimentos no que se refere à gestão de materiais no âmbito do MPES.
3. DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Todas as unidades organizacionais do MPES.
4. DOS CONCEITOS
4.1. MATERIAL PERMANENTE: é o material que, em razão do uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior a 2 (dois) anos.
4.2. MATERIAL DE CONSUMO: é o material que, em razão do uso corrente, normalmente, perde sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a 2 (dois) anos.
4.3. RECEBIMENTO PROVISÓRIO: ato pelo qual o material solicitado é entregue ao órgão no local previamente designado, não implicando em sua aceitação.
4.4. RECEBIMENTO DEFINITIVO: ato no qual se declara, na documentação fiscal ou no termo de recebimento definitivo, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.
5. DA COMPRA
5.1. Os pedidos de compra de material de consumo de uso contínuo serão emitidos pelo Serviço de Material.
5.1.1. Serviço de Material verificará a necessidade de reposição de estoque dos materiais de consumo, bimestralmente, ou conforme necessidade das unidades organizacionais. O pedido de compra será encaminhado ao fornecedor, quando se tratar de Contrato, ou à CADM, quando se tratar de Ata de Registro de Preços.
5.1.2. A quantidade de material a ser adquirida é definida com base no consumo médio dos últimos 3 (três) meses, a partir das informações extraídas dos relatórios do sistema.
5.2. Os pedidos de compra de bem permanente rotineiro serão emitidos pelo Serviço de Patrimônio, Coordenação de Informática e Coordenação de Engenharia conforme demanda das unidades requisitantes. As demandas peculiares serão solicitadas diretamente à Gerência-Geral.
5.2.1. O Serviço de Patrimônio, a Coordenação de Informática e a Coordenação de Engenharia poderão solicitar apoio de áreas técnicas e/ou servidores ou setores demandantes, no caso de demandas peculiares, para confecção de Termo de Referência, análise das especificações ou para análise de amostra de materiais.
5.2.2. O Serviço de Patrimônio emitirá os pedidos de compra dos materiais sob sua gestão, de acordo com a demanda das Unidades Organizacionais, conforme requisições em sistema informatizado.
5.2.3. Qualquer aquisição de material permanente que necessite de material de consumo para sua utilização, deve ser informada pela área requisitante ao SMAT para as providências necessárias.
5.3. Para atendimento de demandas peculiares, as unidades organizacionais devem encaminhar a solicitação de compra de material de consumo e permanente específicos à Gerência-Geral ou à sua chefia imediata para apreciação e deliberação, contendo o termo de referência, conforme modelo disponibilizado na intranet.
5.4. É de responsabilidade da unidade requisitante acompanhar o processo de compra, solicitar ao fornecedor o encaminhamento do material juntamente com a nota fiscal e os documentos necessários para liquidação, atestar a nota fiscal e encaminhá-la, instruída no processo eletrônico, ao Serviço de Material.
6. DO RECEBIMENTO DO MATERIAL
6.1. O Serviço de Material é responsável pelo recebimento dos materiais de consumo objeto dos instrumentos contratuais sob sua gestão, e ainda, dos materiais de consumo sob gestão de outras unidades organizacionais, quando solicitado.
6.2. O Serviço de Patrimônio, a Coordenação de Informática, a Coordenação de Engenharia, o Serviço de Transportes e as unidades requisitantes, em caso de demandas peculiares, são responsáveis pelos recebimentos dos materiais permanentes sob sua gestão.
6.2.1. O Serviço de Material é responsável pelo recebimento provisório de materiais permanentes, quando solicitado pela unidade requisitante.
7. DA CONFERÊNCIA
7.1. O recebimento dos materiais compreende a conferência documental, quantitativa e qualitativa do material:
a) a conferência documental é realizada confrontando dados do documento fiscal com a nota de empenho e/ou a autorização/ordem de fornecimento de material;
b) a conferência quantitativa ocorre no momento da entrega do material, correspondendo à contagem do material recebido em confronto com a quantidade solicitada, quando entregue pelo fornecedor, ou a contagem da quantidade de volume recebido, quando entregue pela transportadora;
c) a conferência qualitativa é realizada de acordo com as exigências e as especificações do material requisitado.
7.2. Quando o pedido de compra de outra unidade for recebido pelo Serviço de Material, àquela será imediatamente comunicada, por e-mail, sobre a chegada do material e terá o prazo de até 48 (quarenta e oito) horas úteis para realizar o exame documental, quantitativo e qualitativo.
7.3. Não será aceito material com exigências e especificações inferiores ao solicitado, salvo especificações superiores devidamente comprovadas e justificadas pelo fornecedor e pela unidade requisitante e/ou especificador.
8. DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO
8.1. Todo material adquirido, de consumo ou permanente, que transitar pelo SMAT será recebido provisoriamente, o que não caracteriza, contudo, sua aceitação.
8.2. O Recebimento Definitivo ocorre com o ateste na nota fiscal, após a verificação da descrição qualidade e quantidade do produto, que deve estar em conformidade com o pedido de compra.
8.3. O material requisitado com valor superior ao limite estabelecido para a modalidade convite na Lei Federal nº 8.666/93 será recebido provisoriamente pela unidade requisitante, através do ateste na nota fiscal, e definitivamente pela Comissão de Recebimento de Material, conforme procedimentos específicos.
8.4. Todo material recebido definitivamente, após comprovado o encaminhamento dos documentos de regularidade fiscal, será registrado no sistema informatizado.
8.5. Todos os materiais devem ser recebidos integralmente, salvo em casos excepcionais, quando poderá haver recebimento parcial, mediante justificativa emitida pelo fornecedor e pelo requisitante, com o devido encaminhamento do documento fiscal pertinente ao quantitativo recebido.
8.6. A entrega de material em desacordo com o requisitado ensejará na devolução ao fornecedor, não assumindo o MPES quaisquer despesas ou responsabilidades por fretes e/ou avarias.
8.7. Caso o produto, em uma ou mais embalagens, apresente problemas de qualidade ou esteja em desacordo com o solicitado, o fornecedor deverá efetuar a substituição dos materiais, conforme notificação, sob pena de aplicação de sanções previstas em contrato.
8.8. Compete à unidade requisitante ou ao gestor:
a) solicitar e conferir a validade dos documentos de regularidade fiscal do fornecedor;
b) acompanhar o prazo de entrega, bem como o saldo de empenho dos materiais requisitados para compra.
c) registrar o pedido de compra no sistema ou solicitá-lo ao Serviço de Contratos, quando for o caso.
9.1. Todo material de consumo e permanente será registrado, pelo SMAT, no sistema informatizado e os lançamentos de entrada, saída e saldo de estoque devem estar sempre atualizados.
9.2. As incorporações, as quais independem da execução do orçamento no exercício, compreendem:
a) Aquisição por Restos a Pagar não processados (não liquidados) – o documento hábil será o documento fiscal;
b) Retorno de Material de consumo requisitado e não consumido – deve ser realizado dentro do mês de requisição;
c) Doação - lançamento será baseado no termo de doação.
9.3. As desincorporações são as operações de baixa de material de consumo que irão representar as saídas no relatório de prestação de contas mensal do Serviço de Material:
a) baixas por requisição: serão efetuadas pelo consumo interno das unidades, sendo solicitadas por meio de sistema próprio;
b) Saneamento de estoque: periodicamente, o Serviço de Material levantará a relação dos itens que não são mais necessários à instituição e solicitará ao ordenador de despesa autorização para retirá-los do estoque, através da baixa em sistema informatizado.
9.4. Todo material permanente será registrado no Serviço de Patrimônio e os procedimentos estão elencados em norma específica.
10. DO CONTROLE DE MATERIAIS
10.1. É de responsabilidade do Serviço de Material prestar informações quanto à utilização de bens de consumo, por unidade organizacional e emitir relatório de prestação de contas mensal com dados do sistema informatizado.
10.1.1. A prestação de contas mensal deve ser encaminhada à Coordenação de Finanças no 1º dia útil do mês subsequente, contendo as seguintes informações:
a) saldo anterior;
b) entradas;
c) saídas;
d) saldo atual.
10.2. O controle patrimonial, físico e sistêmico, de materiais permanentes móveis se dará pelas seguintes Unidades Organizacionais:
10.2.1. Serviço de Patrimônio: Bens permanentes de uso comum.
10.2.1.1. Entende-se por bens permanentes de uso comuns todos os materiais que não são enquadrados entre os bens sob gestão das Coordenações de Informática e de Engenharia e do Serviço de Transportes.
10.2.2. Coordenação de Informática: Bens permanentes ligados à área de TI.
10.2.2.1. Entende-se por bens permanentes ligados à área de TI, todos os materiais necessários à infraestrutura, à operacionalização e à gestão do parque tecnológico da instituição, bem como equipamentos que possuem especificações relacionadas à área de tecnologia, tais como equipamentos digitais (câmeras de vídeos digitais, máquinas fotográficas digitais, entre outros).
10.2.3. Coordenação de Engenharia: Bens permanentes ligados à área de Engenharia.
10.2.3.1. Entende-se por bens permanentes ligados à área de engenharia, todos os materiais ligados à área de infraestrutura e manutenção predial, equipamentos para manutenção e reparo em edifícios, equipamentos permanentemente fixados em paredes, tetos e utilizados para realização de atividades de obra, tais como furadeira, parafusadeira, ferramentas, entre outros.
10.2.4. Serviço de Transportes: Frota de veículos.
10.3. Compete à Coordenação de Informática o controle dos bens intangíveis.
10.4. A responsabilidade pelos Bens Permanentes Móveis será do centro de custo no qual o material está sistemicamente localizado.
11. DA ARMAZENAGEM
11.1. Todo material de uso contínuo recebido pelo SMAT deve ser armazenado em local e em condições adequadas.
11.1.1.É vedada a guarda de materiais diversos que não façam parte do estoque do SMAT.
11.2. O SPAT fará o armazenamento de materiais permanentes móveis sob sua gestão, que devem ser alocados em locais apropriados até sua destinação final;
11.2.1. É vedada a guarda de quaisquer outros materiais nas dependências do SPAT;
11.2.2. Os materiais permanentes sob gestão do Serviço de Patrimônio serão recolhidos e catalogados e, os que estiverem em bom estado, ficarão disponíveis para reaproveitamento nas unidades requisitantes.
11.3. É vedada a armazenagem de materiais explosivos ou botijões de gás dentro do SMAT e do SPAT.
11.4. As Coordenações de Informática e de Engenharia e o Serviço de Transportes ficam responsáveis pela guarda e controle dos materiais sob sua gestão, até que sejam encaminhados à destinação final.
12. DA EMISSÃO E DO ENVIO DO PEDIDO DE MATERIAL
12.1. DO PEDIDO DE MATERIAL DE CONSUMO
12.1.1. O pedido de material de consumo de uso contínuo é encaminhado ao SMAT, via sistema informatizado, pelos responsáveis por cada unidade requisitante.
12.1.2. O cadastro de pedido de material deve seguir ao cronograma disponibilizado anualmente na intranet.
12.1.3. A unidade requisitante deve centralizar os pedidos em uma única vez e solicitar a quantidade necessária para atender às demandas mensais, sem excesso.
12.1.4. O pedido de material para demandas eventuais e/ou excepcionais deve ser informado ao Serviço Material com antecedência, para que seja analisado o saldo de estoque e a possível aquisição do material em tempo hábil para fornecimento.
12.1.5. Em caso de saldo de estoque insuficiente para atender a todos os pedidos recebidos, o SMAT fornecerá a quantidade de material proporcional ao número de unidades solicitantes.
12.1.6. Cabe ao SMAT a inserção, a exclusão e a alteração dos usuários responsáveis por realizar pedidos de materiais de consumo nas Unidades Organizacionais (Centros de Custos).
12.2. DO PEDIDO DE MATERIAL PERMANENTE
12.2.1. O pedido de material permanente é encaminhado ao Serviço de Patrimônio, à Coordenação de Informática, à Coordenação de Engenharia e ao Serviço de Transportes pelos responsáveis por cada unidade requisitante.
12.2.1.1. Para realização dos pedidos no sistema informatizado, serão necessários, no mínimo, os seguintes requisitos:
a) inserção do código do material (sendo uma unidade do material por linha);
b) justificativa detalhada. Caso seja substituição, será necessário informar o patrimônio do item a ser substituído.
c) telefone para contato.
12.2.1.1.1. A inclusão de pedidos no sistema informatizado pressupõe prévia autorização da chefia responsável pelo centro de custo.
12.2.2. Compete à Coordenação de Informática a manutenção do cadastro do sistema informatizado, realizando as atividades de:
a) inserção, exclusão e alteração de Unidades Organizacionais (Centros de Custos);
b) inserção, exclusão e alteração de usuários no sistema SAP/NEXUS;
c) ajustes no sistema informatizado para que o Serviço de Material e o Serviço de Patrimônio possam realizar suas atividades sem interrupções.
12.2.3. Cabe ao Serviço de Material manter e, quando solicitado, atualizar o cadastro de materiais permanentes no sistema informatizado.
12.2.4. Compete ao Serviço de Patrimônio, à Coordenação de Informática, à Coordenação de Engenharia e ao Serviço de Transportes solicitar autorização à Gerência-Geral para atendimento dos pedidos de materiais permanentes que estiverem sob sua gestão.
12.2.5. Compete ao Serviço de Patrimônio manter e, quando solicitado, atualizar o cadastro de responsáveis vinculados à sua respectiva Unidade Organizacional (Centro de Custo) no sistema informatizado.
12.3. DO MATERIAL ADQUIRIDO COM RECURSO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
O material adquirido com recurso de Suprimento de Fundos deverá constar, obrigatoriamente, nos registros do Serviço de Material, através da migração dos lançamentos realizados no SIGEFES para o sistema informatizado do MPES, de forma a facilitar o controle contábil.
13. DA ENTREGA DO MATERIAL ÀS UNIDADES ORGANIZACIONAIS
13.1. DA ENTREGA DO MATERIAL DE CONSUMO
13.1.1. A distribuição do material de consumo de uso contínuo seguirá o cronograma disponibilizado anualmente na intranet, seguindo os seguintes procedimentos:
a) para as unidades da Procuradoria-Geral de Justiça: o Serviço de Material providenciará, junto ao Serviço de Transporte, um veículo para entrega dos pedidos recebidos dentro do período estipulado no cronograma.
b) para as unidades localizadas na Região Metropolitana da Grande Vitória (Vitória, Cariacica, Vila Velha, Serra e Viana): os pedidos serão entregues utilizando os veículos oficiais que atendem as Promotorias de Justiça e demais unidades.
c) para as Promotorias de Justiça do interior do Estado: o Serviço de Material providenciará a entrega na primeira e na segunda semana do mês subsequente ao período de pedidos, conforme o cronograma.
13.1.2. A solicitação de entrega de material antes da data prevista no cronograma deve ser feita ao SMAT com, no mínimo, 2 (dois) dias úteis de antecedência, cabendo ao requisitante a sua retirada.
13.1.3. No ato de entrega, o requisitante deve conferir o material, datar, carimbar e apor sua assinatura legível na guia de remessa.
13.1.4. Casos de divergência entre o material recebido e o listado na guia de remessa devem ser imediatamente informados ao entregador para as devidas providências.
13.1.5. A fim de racionalizar a rotina de entrega de material, a quantidade de material de consumo a ser solicitada deve ser prevista para atender 30 (trinta) dias para as unidades da Sede da Procuradoria-Geral de Justiça e da Grande Vitória e de 60 (sessenta) dias para as Promotorias de Justiça localizadas no interior, conforme o cronograma.
13.1.6. São consideradas demandas eventuais e/ou excepcionais:
a) item em grande quantidade;
b) item não incluso na lista padrão de material do MPES;
c) outra situação não regular.
13.2. DA ENTREGA, DO RECOLHIMENTO E DO REAPROVEITAMENTO DO MATERIAL PERMANENTE
13.2.1. DA ENTREGA DO MATERIAL PERMANENTE
13.2.1.1. Serão realizadas entregas de materiais permanentes às unidades organizacionais, conforme cronograma em conjunto com o Serviço de Material, ou quando necessário.
13.2.1.2. No ato de entrega do material permanente, o requisitante deve conferir o material recebido, a plaqueta de patrimônio, datar, carimbar e apor sua assinatura legível no Termo de Responsabilidade, o qual será devolvido ao Serviço de Patrimônio.
13.2.1.3. O requisitante deve acessar o sistema informatizado no momento da entrega do material permanente para aceitar o(s) material(is) recebido(s).
13.2.2. DO RECOLHIMENTO DO MATERIAL PERMANENTE
13.2.2.1. Os recolhimentos de materiais permanentes são realizados conforme demanda e de acordo com a programação estabelecida pelo Serviço de Patrimônio, priorizando o cronograma de entregas, para realização dos recolhimentos;
13.2.2.2. As solicitações de recolhimento devem ser efetuadas em sistema informatizado onde o servidor responsável informará:
a) o número da plaqueta;
b) o estado do bem;
c) a justificativa detalhada;
d) o telefone para contato.
13.2.2.3. No ato do recolhimento físico do material, o servidor responsável deve providenciar a alteração de status no sistema informatizado para que o Serviço de Patrimônio possa concluir o procedimento sistêmico após conferência física do material.
13.2.2.4. Visando otimizar custos, excepcionalmente, o Serviço de Patrimônio pode recolher materiais permanentes sob responsabilidade de outros setores, como CINF e COEN, desde que haja a devida autorização.
13.2.3. DO REAPROVEITAMENTO DO MATERIAL PERMANENTE
13.2.3.1. O reaproveitamento do material permanente ocorre quando um material em bom estado de conservação é devolvido por uma unidade e aproveitado por outra.
13.2.3.2. O reaproveitamento do material permanente pode ocorrer em duas situações:
13.2.3.2.1. Quando o material é recolhido, analisado e disponibilizado para outra unidade requisitante;
13.2.3.2.1.1. Quando os materiais em período de garantia forem encaminhados à Assistência Técnica serão redirecionados às unidades requisitantes após os reparos.
13.2.3.2.2.Quando o material permanente é redirecionado, diretamente, entre Unidades Organizacionais, sem fisicamente transitar pelo Serviço de Patrimônio.
13.2.3.2.2.1. Neste caso, há que se ter a autorização do responsável pelas Unidades Organizacionais cedente e cessionária, para que seja realizada a transferência sistêmica.
14. DO INVENTÁRIO
14.1. O inventário de materiais de consumo deve ser geral e/ou físico:
a) o inventário geral é o levantamento físico/contábil com o objetivo de comparar os registros do sistema com o estoque, a ser realizado, anualmente, por comissão designada pelo ordenador de despesas;
b) o inventário físico é rotineiro e deve ser feito trimestralmente pelo Serviço de Material.
14.2. O inventário de bens permanentes é regido por norma específica.
15. DO ACESSO AO SERVIÇO DE MATERIAL E AO SERVIÇO DE PATRIMÔNIO
15.1. Os acessos ao Serviço de Material e ao Serviço de Patrimônio são restritos aos servidores e terceirizados lotados, respectivamente, nesses setores.
15.2. Os eventuais acessos de outras pessoas a esses locais só serão permitidos quando devidamente acompanhadas pelos servidores especificados no subitem anterior ou autorizadas por autoridade competente.
16. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
16.1. Todo material fornecido destina-se ao uso exclusivo em serviço, para atender à operacionalização das atividades e das tarefas da unidade de trabalho, sendo passível de penalidade o uso particular dos materiais institucionais.
16.2. Deve-se evitar estoques com almoxarifados paralelos, pois pedidos com quantidades elevadas e acima do necessário desequilibram o planejamento, gerando carência para outras unidades e desperdício quando o material não é utilizado, podendo ficar ocioso e/ou obsoleto.
16.3. Os pedidos de materiais de consumo e permanente devem ser elaborados por cada área gestora ou requisitante.
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TRÂMITE DO PEDIDO |
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Material |
Destino do Pedido |
Preparo |
Entrega |
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Consumo |
Serviço de Material |
Serviço de Material |
Serviço de Material |
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Material Permanente Geral |
Serviço de Patrimônio |
Serviço de Patrimônio |
Serviço de Patrimônio |
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Materiais geridos pela Coordenação de Informática |
Coordenação de informática |
Coordenação de Informática
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Coordenação de Informática |
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Materiais geridos pela Coordenação de Engenharia |
Coordenação de Engenharia |
Coordenação de Engenharia |
Coordenação de Engenharia |
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Materiais geridos pelo Serviço de Transportes |
Serviço de Transportes |
Serviço de Transportes |
Serviço de Transportes |
16.4. É importante que a especificação dos materiais esteja correta, caso contrário, o pedido poderá não ser atendido.
16.5. Dúvidas e informações a respeito desta norma devem ser encaminhadas ao Serviço de Material, ao Serviço de Patrimônio, à Coordenação de Informática, à Coordenação de Engenharia, ao Serviço de Transportes e à Coordenação Administrativa, conforme a matéria.
APROVADA: Em maio de 2013.
EDER PONTES DA SILVA DAYSE MARIA OSLEGHER LEMOS
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA GERENTE-GERAL
ATUALIZADA: Em agosto de 2014.
ELDA MÁRCIA MORAES SPEDO DAYSE MARIA OSLEGHER LEMOS
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, EM EXERCÍCIO GERENTE-GERAL
ATUALIZADA: Em setembro de 2020.
LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE LIDSON FAUSTO DA SILVA
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA GERENTE-GERAL