PORTARIA PGJ Nº 2.476, DE 29 DE MARÇO DE 2016

(Alterada pela Portaria PGJ nº 3952, de 29 de maio de 2017)

(Alterada pela Portaria PGJ nº 1277, de 19 de dezembro de 2022)

Regulamenta o Sistema de Controle Interno no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e regimentais e,

CONSIDERANDO as exigências constitucionais, bem como o disposto na Resolução nº 227/2011 do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo – TCEES e na Lei Estadual nº 9.938/2012, quanto à obrigatoriedade de se manter um Sistema de Controle Interno;

CONSIDERANDO que, no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES, o Sistema de Controle Interno foi instituído e regulamentado normativamente pela Portaria PGJ nº 5.043/2013, alterada pela Portaria PGJ nº 6.532/2015;

CONSIDERANDO a necessidade de se firmar normas regulamentares específicas e implantar o Sistema de Controle Interno do MP-ES, definindo, para tanto, um plano de ação, sopesadas as normas internas de regência da Assessoria de Controle Interno do MP-ES;

CONSIDERANDO a reestruturação que vem sendo realizada na Assessoria de Controle Interno do MP-ES, enquanto unidade central do Sistema de Controle Interno, de modo a propiciar uma maior capacidade técnica de planejar e de acompanhar os mecanismos de controle e as ações de implantação do Sistema de Controle Interno;

CONSIDERANDO a recente atualização do Planejamento Estratégico do MP-ES e a implantação do Programa de Padronização e Organização da Rotina Administrativa – PROPAD - MPES, com mapeamento, revisão e estabelecimento de rotinas de trabalho, procedimentos, critérios e indicadores destinados a otimizar as funções de controle no âmbito do MP-ES, atividades aptas a integrar o Manual do Sistema de Controle Interno, exigido pela norma;

CONSIDERANDO as orientações do Guia de Orientação para Implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública, anexo da Resolução TCEES nº 227/2011;

CONSIDERANDO como modelos os planos de ações traçados normativamente pelo TCEES e pelo Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo – TJES;

CONSIDERANDO que a estruturação de um Sistema de Controle Interno tem por finalidade propiciar melhores serviços públicos e efetiva entrega de suas ações ao usuário-cidadão, alcançando, assim, o objetivo constitucional de atender ao princípio da eficiência e que, por sua vez, um Sistema de Controle Interno eficiente significa organizar o funcionamento dos processos inerentes à gestão pública de forma a evitar erros, fraudes e desperdícios;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES BÁSICAS

Art. 1º O Sistema de Controle Interno do MP-ES é o conjunto coordenado de métodos e práticas operacionais empregados por todas as suas unidades organizacionais, no âmbito administrativo, articulado por uma unidade central e orientado para o desempenho do controle interno, de forma a enfrentar os riscos da instituição e fornecer razoável segurança de que os objetivos e metas serão atingidos, observando-se os princípios da legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência e economicidade.

§ 1º Integram o Sistema de Controle Interno todas as unidades organizacionais pertencentes à estrutura administrativa do MP-ES e a Assessoria de Controle Interno, esta como Unidade Central de Controle Interno no MP-ES, a qual responsabilizar-se-á pela coordenação das atividades de controle e pela avaliação da eficiência e da eficácia dos controles internos.

§ 2º Todas as unidades que integram o Sistema a que se refere o caput deste artigo devem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho, os quais se darão de forma prévia, subsequente e, sempre que possível, concomitantemente aos atos controlados.

§ 3º O Sistema de Controle Interno será regido por Manual do Sistema de Controle Interno, enquanto conjunto de normatizações das atividades dos Sistemas Administrativos e respectivos órgãos centrais administrativos.

Art. 2º O Sistema Administrativo é a reunião de atividades afins administrativas, definidas a partir do agrupamento de unidades organizacionais que desempenhem uma identidade de funções, sob a orientação técnica do respectivo órgão central do Sistema Administrativo.

Parágrafo único. O Sistema Administrativo será regido por normas definidas a partir dos pontos de controle do referido sistema, de forma a priorizar os controles preventivos, destinados a evitar a ocorrência de erros, desperdícios, irregularidades ou ilegalidades.

Art. 3º São agentes do Sistema de Controle Interno:

I - Órgão central do Sistema de Controle Interno: Assessoria de Controle Interno;

II - Órgão central do Sistema Administrativo: unidade que responde pelo gerenciamento das atividades afetas ao Sistema Administrativo;

III - Representante setorial do Sistema de Controle Interno: titular do órgão central do Sistema Administrativo;

IV - Unidade executora do Sistema de Controle Interno: unidade integrante da estrutura do MP-ES, no exercício de atos de controle inerentes às suas funções institucionais.

Art. 4º Os Sistemas Administrativos e os respectivos órgãos centrais administrativos que compõem o Sistema de Controle Interno do MPES estão indicados no Anexo da Portaria PGJ nº 4.563, de 20 de abril de 2018. (Redação dada pela Portaria PGJ nº 1277, de 19 de dezembro de 2022)

CAPÍTULO II

DA COMPETÊNCIA

Art. 5º O Sistema de Controle Interno do MP-ES visa orientar a administração para a correta gestão dos recursos públicos no âmbito da instituição, preservando o interesse público e prevenindo a ocorrência de irregularidades, por intermédio do acompanhamento contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial, consubstanciado na aplicação das técnicas de trabalho desenvolvidas no âmbito de cada unidade, tendo como competências básicas:

I - avaliar os atos de gestão, visando comprovar a legalidade e a legitimidade, bem como examinar os resultados quanto à eficiência e à eficácia da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e dos demais sistemas administrativos e operacionais;

II - sugerir o aperfeiçoamento da gestão das unidades organizacionais, nos aspectos de formulação, planejamento, coordenação, execução e monitoramento de suas atribuições;

III - salvaguardar os ativos contra desvios, perdas e desperdícios;

IV - preservar os interesses do MP-ES no que tange à prevenção de ilegalidade, erros, fraudes e outras práticas irregulares.

Art. 6º No exercício dos atos de controle, as unidades organizacionais administrativas, enquanto integrantes do Sistema de Controle Interno, possuem as seguintes competências:

I - exercer o controle, por meio dos diversos níveis de chefia, visando ao cumprimento dos programas, objetivos e metas estabelecidos no planejamento estratégico e operacional do MP-ES e à observância da legislação e das normas que orientam suas atividades específicas;

II - manter registros de suas operações e adotar manuais e fluxogramas padronizados, para espelhar as rotinas de procedimentos que consubstanciam suas atividades;

III - disponibilizar à Assessoria de Controle Interno imediato acesso às informações, aos documentos, aos processos, a sistemas e a bancos de dados informatizados, além de outros elementos solicitados, para desempenho de suas atribuições;

IV - responder os processos diligenciados pela Assessoria de Controle Interno, para instrução com informações e documentos;

V - manifestar acerca do Relatório de Auditoria emitido pela Assessoria de Controle Interno, no item referente a sua competência.

Parágrafo único. A implantação do Sistema de Controle Interno não exime os gestores das unidades, no exercício de suas funções, da responsabilidade individual de controle, nos limites de sua competência.

Art. 7º O representante de cada órgão central do sistema administrativo tem como responsabilidade dar suporte ao funcionamento do Sistema de Controle Interno em seu âmbito de atuação e de ser o elo entre a unidade executora e a Assessoria de Controle Interno, tendo como principais competências:

I - prestar apoio na identificação dos “pontos de controle” inerentes ao sistema administrativo ao qual sua unidade está diretamente envolvida;

II - exercer acompanhamento sobre a efetiva observância do “Manual do Sistema de Controle Interno”, na parte a que sua unidade esteja sujeita, propondo o seu constante aprimoramento;

III - encaminhar à Assessoria de Controle Interno, na forma documental, as situações de irregularidades ou ilegalidades ocorridas no âmbito administrativo, afetas à área de controle, que vierem a seu conhecimento, juntamente com indícios de provas;

IV - adotar providências para as questões relacionadas ao Tribunal de Contas do Estado (TCEES) e ao Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) afetas à sua unidade, dando ciência à Assessoria de Controle Interno dos procedimentos adotados;

V - atender às solicitações da Assessoria de Controle Interno quanto a informações, providências e recomendações;

VI - comunicar à chefia, com cópia para a Assessoria de Controle Interno, as situações de ausência de providências para apuração e/ou regularização de desconformidades afetas à área de controle;

VII - manter-se atualizado acerca da legislação, da jurisprudência e do entendimento dos órgãos de Controle Externo afetos ao sistema administrativo que representa.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 8º O funcionamento do Sistema de Controle Interno do MP-ES sujeita-se ao disposto na Lei Estadual nº 9.938/2012, na Resolução TCEES nº 227/2011, e alterações, no que couber ao MP-ES, no conjunto de normas que compõem o Manual do Sistema de Controle Interno e nas regras constantes nesta Portaria, bem como posteriores acréscimos.

Art. 9º. revogado (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 1277, de 19 de dezembro de 2022)

Art. 10. A Assessoria de Controle Interno e a Assessoria de Planejamento e Gestão Integrada ficam responsáveis pela propositura, até o dia 30/12/2018, do Plano de Ação para implantação do Sistema de Controle Interno do MP-ES. (Redação dada pela Portaria nº 3952, de 29 de maio de 2017)

Parágrafo único. A elaboração do Manual do Sistema de Controle Interno será realizada após a execução do Plano de Ação de que trata o caput deste artigo.

Art. 11. Ficam revogados os artigos 3º, 4º, 5º e 6º da Portaria PGJ nº 6.532/2015.

Vitória, 29 de março de 2016.

ELDA MÁRCIA MORAES SPEDO

PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA EM EXERCÍCIO

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 30/03/2016.

ANEXO I (Dispositivo revogado pela Portaria PGJ nº 1277, de 19 de dezembro de 2022)