PORTARIA PGJ Nº 500, DE 18 DE SETEMBRO DE 2020
(Revogada pela Portaria PGJ nº 1142, de 21 de outubro de 2022)
Atualiza o Manual de Gestão de Materiais
do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES, aprovado
pela Portaria PGJ nº 3.174, de 5 de junho de 2013.
A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas
atribuições legais, que lhe são conferidas pelo art. 10 da Lei Complementar
Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e conforme decisão proferida nos
autos do Procedimento SEI! nº 19.11.0013.0010421/2019-22,
RESOLVE:
Art. 1º
Atualizar o Manual de Gestão de Materiais do Ministério Público
do Estado do Espírito Santo - MPES, aprovado
pela Portaria PGJ nº 3.174, de 5 de junho de 2013, na forma do
Anexo desta Portaria.
Art. 2º O
Manual está disponível para consulta no site do MPES, no
link http://www.legislacaocompilada.com.br/mpes/, bem como na rede intranet da instituição, no
campo Normatização/Manual de Administração/Norma/Gestão de
Materiais, em atendimento aos princípios da publicidade e da transparência.
Art. 3º Esta
Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se
as Portarias nº 3.174, de 5 de junho de 2013, e nº 5.030,
de 22 de agosto de 2014.
Vitória, 18 de setembro de 2020
LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA
Este texto não substitui o original publicado no Dimpes de 21/09/2020
ANEXO -
Manual de Gestão de Materiais do Ministério Público do Estado do Espírito
Santo - MPES.
1. DA FINALIDADE
Planejamento e coordenação das atividades ligadas ao
recebimento, à guarda, à distribuição e ao controle do material de consumo e
permanente, adquirido pelo Ministério Público do Estado do Espírito Santo -
MPES.
2. DO OBJETIVO
Estabelecer uma política de padronização de procedimentos
no que se refere à gestão de materiais no âmbito do MPES.
3. DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Todas as unidades organizacionais do MPES.
4. DOS CONCEITOS
4.1. MATERIAL PERMANENTE: é o material que, em razão do uso
corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior
a 2 (dois) anos.
4.2. MATERIAL DE CONSUMO: é o material que, em razão do uso
corrente, normalmente, perde sua identidade física e/ou tem sua utilização
limitada a 2 (dois) anos.
4.3. RECEBIMENTO PROVISÓRIO: ato pelo qual o material
solicitado é entregue ao órgão no local previamente designado, não implicando
em sua aceitação.
4.4. RECEBIMENTO DEFINITIVO: ato no qual se declara, na
documentação fiscal ou no termo de recebimento definitivo, que o material
recebido satisfaz às especificações contratadas.
5. DA COMPRA
5.1. Os pedidos de compra de material de consumo de
uso contínuo serão emitidos pelo Serviço de Material.
5.1.1. Serviço de Material verificará a necessidade de
reposição de estoque dos materiais de consumo, bimestralmente, ou conforme
necessidade das unidades organizacionais. O pedido de compra será
encaminhado ao fornecedor, quando se tratar de Contrato, ou à CADM,
quando se tratar de Ata de Registro de Preços.
5.1.2. A quantidade de material a ser adquirida é
definida com base no consumo médio dos últimos 3 (três) meses,
a partir das informações extraídas dos relatórios do sistema.
5.2. Os pedidos de compra de bem permanente rotineiro serão
emitidos pelo Serviço de Patrimônio, Coordenação de Informática e Coordenação
de Engenharia conforme demanda das unidades requisitantes. As demandas
peculiares serão solicitadas diretamente à Gerência-Geral.
5.2.1. O Serviço de Patrimônio, a Coordenação de
Informática e a Coordenação de Engenharia poderão solicitar apoio de áreas
técnicas e/ou servidores ou setores demandantes, no caso de demandas
peculiares, para confecção de Termo de Referência, análise das especificações
ou para análise de amostra de materiais.
5.2.2. O Serviço de Patrimônio emitirá os pedidos de compra
dos materiais sob sua gestão, de acordo com a demanda das Unidades
Organizacionais, conforme requisições em sistema informatizado.
5.2.3. Qualquer aquisição de material permanente que
necessite de material de consumo para sua utilização, deve ser informada
pela área requisitante ao SMAT para as providências necessárias.
5.3. Para atendimento de demandas peculiares, as unidades
organizacionais devem encaminhar a solicitação de compra de material de consumo
e permanente específicos à Gerência-Geral ou à sua chefia imediata para
apreciação e deliberação, contendo o termo de referência, conforme modelo
disponibilizado na intranet.
5.4. É de responsabilidade da unidade requisitante
acompanhar o processo de compra, solicitar ao fornecedor o encaminhamento do
material juntamente com a nota fiscal e os documentos necessários para
liquidação, atestar a nota fiscal e encaminhá-la, instruída no
processo eletrônico, ao Serviço de Material.
6. DO RECEBIMENTO DO MATERIAL
6.1. O Serviço de Material é responsável pelo recebimento
dos materiais de consumo objeto dos instrumentos contratuais sob sua gestão, e
ainda, dos materiais de consumo sob gestão de outras unidades organizacionais,
quando solicitado.
6.2. O Serviço de Patrimônio, a Coordenação de Informática,
a Coordenação de Engenharia, o Serviço de Transportes e as unidades
requisitantes, em caso de demandas peculiares, são responsáveis pelos
recebimentos dos materiais permanentes sob sua gestão.
6.2.1. O Serviço de Material é responsável pelo
recebimento provisório de materiais permanentes, quando solicitado
pela unidade requisitante.
7. DA CONFERÊNCIA
7.1. O recebimento dos materiais compreende a conferência
documental, quantitativa e qualitativa do material:
a) a conferência documental é realizada confrontando dados
do documento fiscal com a nota de empenho e/ou a autorização/ordem de
fornecimento de material;
b) a conferência quantitativa ocorre no momento da entrega
do material, correspondendo à contagem do material recebido em confronto com a
quantidade solicitada, quando entregue pelo fornecedor, ou a contagem da
quantidade de volume recebido, quando entregue pela transportadora;
c) a conferência qualitativa é realizada de acordo com as
exigências e as especificações do material requisitado.
7.2. Quando o pedido de compra de outra unidade for
recebido pelo Serviço de Material, àquela será imediatamente comunicada, por
e-mail, sobre a chegada do material e terá o prazo de até 48 (quarenta e oito)
horas úteis para realizar o exame documental, quantitativo e qualitativo.
7.3. Não será aceito material com exigências e
especificações inferiores ao solicitado, salvo especificações superiores
devidamente comprovadas e justificadas pelo fornecedor e pela unidade
requisitante e/ou especificador.
8. DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO
8.1. Todo material adquirido, de consumo ou permanente, que
transitar pelo SMAT será recebido provisoriamente, o que não caracteriza,
contudo, sua aceitação.
8.2. O Recebimento Definitivo ocorre com o ateste na nota
fiscal, após a verificação da descrição qualidade e quantidade do produto,
que deve estar em conformidade com o pedido de compra.
8.3. O material requisitado com valor superior ao limite
estabelecido para a modalidade convite na Lei Federal nº 8.666/93 será recebido
provisoriamente pela unidade requisitante, através do ateste na nota
fiscal, e definitivamente pela Comissão de Recebimento de Material,
conforme procedimentos específicos.
8.4. Todo material recebido definitivamente, após
comprovado o encaminhamento dos documentos de regularidade fiscal, será
registrado no sistema informatizado.
8.5. Todos os materiais devem ser recebidos integralmente,
salvo em casos excepcionais, quando poderá haver recebimento parcial, mediante
justificativa emitida pelo fornecedor e pelo requisitante, com o devido
encaminhamento do documento fiscal pertinente ao quantitativo recebido.
8.6. A entrega de material em desacordo com o requisitado
ensejará na devolução ao fornecedor, não assumindo o MPES quaisquer despesas ou
responsabilidades por fretes e/ou avarias.
8.7. Caso o produto, em uma ou mais embalagens, apresente
problemas de qualidade ou esteja em desacordo com o solicitado, o fornecedor
deverá efetuar a substituição dos materiais, conforme notificação, sob pena de
aplicação de sanções previstas em contrato.
8.8. Compete à unidade requisitante ou ao gestor:
a) solicitar e conferir a validade dos documentos de
regularidade fiscal do fornecedor;
b) acompanhar o prazo de entrega, bem como o saldo de
empenho dos materiais requisitados para compra.
c) registrar o pedido de compra no sistema ou
solicitá-lo ao Serviço de Contratos, quando for o caso.
9.1. Todo material de consumo e permanente será registrado, pelo
SMAT, no sistema informatizado e os lançamentos de entrada, saída e saldo
de estoque devem estar sempre atualizados.
9.2. As incorporações, as quais independem da execução do
orçamento no exercício, compreendem:
a) Aquisição por Restos a Pagar não processados (não
liquidados) – o documento hábil será o documento fiscal;
b) Retorno de Material de consumo requisitado e não
consumido – deve ser realizado dentro do mês de requisição;
c) Doação - lançamento será baseado no termo de doação.
9.3. As desincorporações são as operações de baixa de
material de consumo que irão representar as saídas no relatório de prestação de
contas mensal do Serviço de Material:
a) baixas por requisição: serão efetuadas pelo consumo
interno das unidades, sendo solicitadas por meio de sistema próprio;
b) Saneamento de estoque: periodicamente, o Serviço de
Material levantará a relação dos itens que não são mais necessários à
instituição e solicitará ao ordenador de despesa autorização para
retirá-los do estoque, através da baixa em sistema informatizado.
9.4. Todo material permanente será registrado no Serviço de
Patrimônio e os procedimentos estão elencados em norma específica.
10. DO CONTROLE DE MATERIAIS
10.1. É de responsabilidade do Serviço de Material prestar
informações quanto à utilização de bens de consumo, por unidade
organizacional e emitir relatório de prestação de contas mensal com dados do
sistema informatizado.
10.1.1. A prestação de contas mensal deve ser
encaminhada à Coordenação de Finanças no 1º dia útil
do mês subsequente, contendo as seguintes informações:
a) saldo anterior;
b) entradas;
c) saídas;
d) saldo atual.
10.2. O controle patrimonial, físico e
sistêmico, de materiais permanentes móveis se dará pelas
seguintes Unidades Organizacionais:
10.2.1. Serviço de Patrimônio: Bens permanentes de uso
comum.
10.2.1.1. Entende-se por bens permanentes de uso comuns
todos os materiais que não são enquadrados entre os bens sob gestão das
Coordenações de Informática e de Engenharia e do Serviço de Transportes.
10.2.2. Coordenação de Informática: Bens permanentes
ligados à área de TI.
10.2.2.1. Entende-se por bens permanentes ligados à área de
TI, todos os materiais necessários à infraestrutura, à operacionalização e à
gestão do parque tecnológico da instituição, bem como equipamentos que possuem
especificações relacionadas à área de tecnologia, tais como equipamentos
digitais (câmeras de vídeos digitais, máquinas fotográficas digitais, entre
outros).
10.2.3. Coordenação de Engenharia: Bens permanentes
ligados à área de Engenharia.
10.2.3.1. Entende-se por bens permanentes ligados à área de
engenharia, todos os materiais ligados à área de infraestrutura e manutenção
predial, equipamentos para manutenção e reparo em edifícios, equipamentos permanentemente
fixados em paredes, tetos e utilizados para realização de atividades de obra,
tais como furadeira, parafusadeira, ferramentas, entre outros.
10.2.4. Serviço de Transportes: Frota de veículos.
10.3. Compete à Coordenação de Informática o controle dos
bens intangíveis.
10.4. A responsabilidade pelos Bens Permanentes Móveis
será do centro de custo no qual o material está sistemicamente localizado.
11. DA ARMAZENAGEM
11.1. Todo material de uso contínuo recebido pelo SMAT deve
ser armazenado em local e em condições adequadas.
11.1.1.É vedada a guarda de materiais diversos que não
façam parte do estoque do SMAT.
11.2. O SPAT fará o armazenamento de materiais permanentes
móveis sob sua gestão, que devem ser alocados em locais apropriados até sua
destinação final;
11.2.1. É vedada a guarda de quaisquer outros materiais nas
dependências do SPAT;
11.2.2. Os materiais permanentes sob gestão do Serviço de
Patrimônio serão recolhidos e catalogados e, os que estiverem em bom estado,
ficarão disponíveis para reaproveitamento nas unidades requisitantes.
11.3. É vedada a armazenagem de materiais explosivos ou
botijões de gás dentro do SMAT e do SPAT.
11.4. As Coordenações de Informática e de Engenharia
e o Serviço de Transportes ficam responsáveis pela guarda e controle dos
materiais sob sua gestão, até que sejam encaminhados à destinação final.
12. DA EMISSÃO E DO ENVIO DO PEDIDO DE MATERIAL
12.1. DO PEDIDO DE MATERIAL DE CONSUMO
12.1.1. O pedido de material de consumo de uso contínuo é encaminhado
ao SMAT, via sistema informatizado, pelos responsáveis por cada unidade
requisitante.
12.1.2. O cadastro de pedido de material deve seguir
ao cronograma disponibilizado anualmente na intranet.
12.1.3. A unidade requisitante deve centralizar os pedidos
em uma única vez e solicitar a quantidade necessária para atender às demandas
mensais, sem excesso.
12.1.4. O pedido de material para demandas eventuais e/ou
excepcionais deve ser informado ao Serviço Material com antecedência, para que
seja analisado o saldo de estoque e a possível aquisição do material em tempo
hábil para fornecimento.
12.1.5. Em caso de saldo de estoque insuficiente para
atender a todos os pedidos recebidos, o SMAT fornecerá a quantidade de material
proporcional ao número de unidades solicitantes.
12.1.6. Cabe ao SMAT a inserção, a exclusão e a alteração
dos usuários responsáveis por realizar pedidos de materiais de consumo nas
Unidades Organizacionais (Centros de Custos).
12.2. DO PEDIDO DE MATERIAL PERMANENTE
12.2.1. O pedido de material permanente é encaminhado ao
Serviço de Patrimônio, à Coordenação de Informática, à Coordenação de
Engenharia e ao Serviço de Transportes pelos responsáveis por cada unidade
requisitante.
12.2.1.1. Para realização dos pedidos no sistema informatizado,
serão necessários, no mínimo, os seguintes requisitos:
a) inserção do código do material (sendo uma unidade do
material por linha);
b) justificativa detalhada. Caso seja substituição, será
necessário informar o patrimônio do item a ser substituído.
c) telefone para contato.
12.2.1.1.1. A inclusão de pedidos no sistema
informatizado pressupõe prévia autorização da chefia responsável pelo centro de
custo.
12.2.2. Compete à Coordenação de Informática a
manutenção do cadastro do sistema informatizado, realizando as atividades de:
a) inserção, exclusão e alteração de Unidades
Organizacionais (Centros de Custos);
b) inserção, exclusão e alteração de usuários no
sistema SAP/NEXUS;
c) ajustes no sistema informatizado para que o Serviço de
Material e o Serviço de Patrimônio possam realizar suas atividades sem
interrupções.
12.2.3. Cabe ao Serviço de Material manter e, quando
solicitado, atualizar o cadastro de materiais permanentes no sistema
informatizado.
12.2.4. Compete ao Serviço de Patrimônio, à Coordenação
de Informática, à Coordenação de Engenharia e ao Serviço de
Transportes solicitar autorização à Gerência-Geral para atendimento dos
pedidos de materiais permanentes que estiverem sob sua gestão.
12.2.5. Compete ao Serviço de Patrimônio manter e,
quando solicitado, atualizar o cadastro de responsáveis vinculados
à sua respectiva Unidade Organizacional (Centro de
Custo) no sistema informatizado.
12.3. DO MATERIAL ADQUIRIDO COM RECURSO DE SUPRIMENTO DE
FUNDOS
O material adquirido com recurso de Suprimento de Fundos
deverá constar, obrigatoriamente, nos registros do Serviço de Material, através
da migração dos lançamentos realizados no SIGEFES para o sistema informatizado
do MPES, de forma a facilitar o controle contábil.
13. DA ENTREGA DO MATERIAL ÀS UNIDADES ORGANIZACIONAIS
13.1. DA ENTREGA DO MATERIAL DE CONSUMO
13.1.1. A distribuição do material de consumo de uso
contínuo seguirá o cronograma disponibilizado anualmente na intranet, seguindo
os seguintes procedimentos:
a) para as unidades da Procuradoria-Geral de Justiça: o
Serviço de Material providenciará, junto ao Serviço de Transporte, um veículo
para entrega dos pedidos recebidos dentro do período estipulado no cronograma.
b) para as unidades localizadas na Região Metropolitana da
Grande Vitória (Vitória, Cariacica, Vila Velha, Serra e Viana): os pedidos
serão entregues utilizando os veículos oficiais que atendem as Promotorias de
Justiça e demais unidades.
c) para as Promotorias de Justiça do interior do Estado: o
Serviço de Material providenciará a entrega na primeira e na segunda semana do
mês subsequente ao período de pedidos, conforme o cronograma.
13.1.2. A solicitação de entrega de material antes da data
prevista no cronograma deve ser feita ao SMAT com, no mínimo, 2 (dois)
dias úteis de antecedência, cabendo ao requisitante a sua retirada.
13.1.3. No ato de entrega, o requisitante
deve conferir o material, datar, carimbar e apor sua assinatura legível na
guia de remessa.
13.1.4. Casos de divergência entre o material recebido e o
listado na guia de remessa devem ser imediatamente informados ao
entregador para as devidas providências.
13.1.5. A fim de racionalizar a rotina de entrega de
material, a quantidade de material de consumo a ser solicitada deve ser
prevista para atender 30 (trinta) dias para as unidades da Sede da
Procuradoria-Geral de Justiça e da Grande Vitória e de 60 (sessenta) dias para
as Promotorias de Justiça localizadas no interior, conforme o cronograma.
13.1.6. São consideradas demandas eventuais e/ou
excepcionais:
a) item em grande quantidade;
b) item não incluso na lista padrão de material do MPES;
c) outra situação não regular.
13.2. DA ENTREGA, DO RECOLHIMENTO E DO REAPROVEITAMENTO DO
MATERIAL PERMANENTE
13.2.1. DA ENTREGA DO MATERIAL PERMANENTE
13.2.1.1. Serão realizadas entregas de materiais
permanentes às unidades organizacionais, conforme cronograma em conjunto com o
Serviço de Material, ou quando necessário.
13.2.1.2. No ato de entrega do material permanente, o
requisitante deve conferir o material recebido, a plaqueta de patrimônio,
datar, carimbar e apor sua assinatura legível no Termo de Responsabilidade, o
qual será devolvido ao Serviço de Patrimônio.
13.2.1.3. O requisitante deve acessar o sistema
informatizado no momento da entrega do material permanente para aceitar o(s)
material(is) recebido(s).
13.2.2. DO RECOLHIMENTO DO MATERIAL PERMANENTE
13.2.2.1. Os recolhimentos de materiais permanentes
são realizados conforme demanda e de acordo com a programação estabelecida pelo
Serviço de Patrimônio, priorizando o cronograma de entregas, para realização
dos recolhimentos;
13.2.2.2. As solicitações de recolhimento devem ser
efetuadas em sistema informatizado onde o servidor responsável informará:
a) o número da plaqueta;
b) o estado do bem;
c) a justificativa detalhada;
d) o telefone para contato.
13.2.2.3. No ato do recolhimento físico do material, o
servidor responsável deve providenciar a alteração de status no sistema
informatizado para que o Serviço de Patrimônio possa concluir o procedimento
sistêmico após conferência física do material.
13.2.2.4. Visando otimizar custos,
excepcionalmente, o Serviço de Patrimônio pode recolher materiais
permanentes sob responsabilidade de outros setores, como CINF e COEN, desde que
haja a devida autorização.
13.2.3. DO REAPROVEITAMENTO DO MATERIAL PERMANENTE
13.2.3.1. O reaproveitamento do material permanente
ocorre quando um material em bom estado de conservação é devolvido por uma
unidade e aproveitado por outra.
13.2.3.2. O reaproveitamento do material permanente
pode ocorrer em duas situações:
13.2.3.2.1. Quando o material é recolhido,
analisado e disponibilizado para outra unidade requisitante;
13.2.3.2.1.1. Quando os materiais em período de
garantia forem encaminhados à Assistência Técnica serão redirecionados às
unidades requisitantes após os reparos.
13.2.3.2.2. Quando o material permanente é redirecionado,
diretamente, entre Unidades Organizacionais, sem fisicamente transitar pelo
Serviço de Patrimônio.
13.2.3.2.2.1. Neste caso, há que se ter a autorização do
responsável pelas Unidades Organizacionais cedente e cessionária, para que seja
realizada a transferência sistêmica.
14. DO INVENTÁRIO
14.1. O inventário de materiais de consumo deve ser geral
e/ou físico:
a) o inventário geral é o levantamento físico/contábil com
o objetivo de comparar os registros do sistema com o estoque, a ser realizado,
anualmente, por comissão designada pelo ordenador de despesas;
b) o inventário físico é rotineiro e deve ser feito
trimestralmente pelo Serviço de Material.
14.2. O inventário de bens permanentes é regido por norma
específica.
15. DO ACESSO AO SERVIÇO DE MATERIAL E AO SERVIÇO DE
PATRIMÔNIO
15.1. Os acessos ao Serviço de Material e ao Serviço de
Patrimônio são restritos aos servidores e terceirizados lotados, respectivamente,
nesses setores.
15.2. Os eventuais acessos de outras pessoas a esses locais
só serão permitidos quando devidamente acompanhadas pelos servidores
especificados no subitem anterior ou autorizadas por autoridade competente.
16. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
16.1. Todo material fornecido destina-se ao uso exclusivo
em serviço, para atender à operacionalização das atividades e das tarefas
da unidade de trabalho, sendo passível de penalidade o uso particular dos
materiais institucionais.
16.2. Deve-se evitar estoques com almoxarifados paralelos,
pois pedidos com quantidades elevadas e acima do necessário desequilibram
o planejamento, gerando carência para outras unidades e desperdício quando
o material não é utilizado, podendo ficar ocioso e/ou obsoleto.
16.3. Os pedidos de materiais de consumo e permanente
devem ser elaborados por cada área gestora ou requisitante.
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16.4. É
importante que a especificação dos materiais esteja correta, caso contrário, o
pedido poderá não ser atendido.
16.5.
Dúvidas e informações a respeito desta norma devem ser encaminhadas ao Serviço
de Material, ao Serviço de Patrimônio, à Coordenação de Informática, à
Coordenação de Engenharia, ao Serviço de Transportes e à Coordenação
Administrativa, conforme a matéria.
APROVADA: Em maio de 2013.
EDER PONTES DA SILVA DAYSE MARIA OSLEGHER LEMOS
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA GERENTE-GERAL
ATUALIZADA: Em agosto de 2014.
ELDA MÁRCIA MORAES SPEDO DAYSE MARIA OSLEGHER LEMOS
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, EM EXERCÍCIO GERENTE-GERAL
ATUALIZADA: Em setembro de 2020.
LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE LIDSON FAUSTO DA SILVA
PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA GERENTE-GERAL