CONSIDERANDO o grande volume de documentos recebidos para arquivo em desacordo com os procedimentos estabelecidos pela rotina Encaminhamento de Documentos para o Arquivo e a norma Gestão de Processos Administrativos;

CONSIDERANDO que o não cumprimento da regulamentação dificulta e aumenta o tempo necessário para efetuar o registro e o arquivamento,

RESOLVE:

Art. 1º Determinar que as Gerências das Unidades Organizacionais – UOs façam o monitoramento dos documentos a serem encaminhados para o arquivo, cumprindo os procedimentos estabelecidos pela Norma de Gestão de Processos Administrativos e a Rotina Encaminhamento de Documentos para o Arquivo, e verificando os seguintes itens:

I – se o processo possui juntada, com os seguintes procedimentos:

a) especifica a juntada, por anexação ou apensamento;

b) possui termo de juntada nos processos que foram juntados;

c) se todos os documentos estão presentes no mesmo processo;

d) se a juntada foi devidamente registrada no sistema de protocolo e no registro de protocolo correto.

II – se as folhas estão devidamente paginadas e rubricadas;

III – se o processo está livre de clipes, grampos ou outros acessórios que possam danificar o papel;

IV – se todas as folhas, ou documentos, estão devidamente fixados;

V – se o formulário está preenchido em conformidade com os documentos dispostos na caixa;

VI – se o processo contém mais de um volume, se apresenta termo de fechamento e abertura de novo volume;

VII – se o processo possui despacho para arquivamento.

Art. 2º As dúvidas relativas aos procedimentos e aos modelos de termos podem ser dirimidas nos respectivos instrumentos executivos disponíveis na Intranet Institucional, no link Normatização/Sumário/Norma de Gestão de Processos Administrativos e Normatização/Sumário/ Rotina Encaminhamento de Documentos para o Arquivo.

Art. 3º O Serviço de Arquivo – SARQ pode devolver os documentos ao remetente para que o mesmo organize a documentação de acordo com a regulamentação.

Art. 4º O SARQ ainda não tem condições de receber material relativo a memória institucional, somente CD e DVDs, devidamente gravados e identificados.

Parágrafo único. O SARQ e a CAD – Comissão de Avaliação de Documentos estão elaborando, para posterior divulgação, rotinas que estabelecem procedimentos e critérios específicos para recebimento e preparo de documentos, guarda e acesso ao acervo, inclusive os documentos históricos que integram a memória institucional.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 14 de julho de 2011.

FERNANDO ZARDINI ANTONIO

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 15/07/2011