PORTARIA PGJ Nº 1.420, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2024.
Dispõe sobre as normas de encerramento do exercício financeiro de 2024 no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições legais, que lhe são conferidas pelo inciso VII do art. 10 da Lei Complementar Estadual n° 95, de 28 de janeiro de 1997, e
CONSIDERANDO a necessidade de atender às disposições contidas na Constituição Federal, na Lei Complementar Federal n° 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal) e na Lei Federal n° 4.320, de 17 de março de 1964 (Normas Gerais de Finanças Públicas);
CONSIDERANDO a necessidade de consolidar, em tempo hábil, todos os registros das operações orçamentárias, financeiras, patrimoniais e contábeis ocorridas durante o exercício no Sistema Integrado de Gestão das Finanças Públicas do Espírito Santo - SIGEFES;
CONSIDERANDO a publicação do Decreto N° 5879-R, de 19 de novembro de 2024;
CONSIDERANDO o teor do Procedimento Sei! n° 19.11.0017.0040772/2024-23,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º As unidades organizacionais do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES regerão suas atividades orçamentária, financeira, patrimonial e contábil de encerramento do exercício financeiro 2024 em conformidade com as normas fixadas nesta Portaria.
Art. 2º A partir da publicação desta Portaria até a data de entrega da prestação de contas anual do(a) Procurador(a)-Geral de Justiça, serão consideradas urgentes e prioritárias todas as atividades vinculadas à contabilidade, à auditoria, à apuração orçamentária e ao levantamento dos inventários das unidades organizacionais do MPES.
Art. 3º Competem à Coordenação de Finanças - CFIN a conciliação contábil, o fechamento contábil, financeiro e patrimonial, bem como os ajustes das demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício de 2024.
Parágrafo único. As diferenças apuradas serão objeto de medidas administrativas a serem adotadas pela Diretoria-Geral para a devida regularização, bem como de notas explicativas a serem anexadas ao processo de prestação de contas anual.
CAPÍTULO II
DOS ASPECTOS ORÇAMENTÁRIOS
Art. 4º É vedada a realização de despesa sem prévio empenho, conforme estabelecido no art. 60 da Lei Federal n° 4.320, de 17 de março de 1964.
Parágrafo único. As despesas relativas a contratos, convênios, acordos ou ajustes de vigência plurianual serão empenhadas em cada exercício financeiro no valor correspondente à parte a ser executada no exercício.
Art. 5º As parcelas relativas às medições de serviços e obras, referentes ao mês de dezembro de 2024, cujo montante não se possa determinar, serão empenhadas por estimativa, enquanto aquelas relativas aos exercícios futuros correrão por conta dos orçamentos dos respectivos exercícios.
Art. 6º A emissão de notas de empenho tem como data limite o dia 4 de dezembro de 2024.
Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no caput deste artigo as despesas relacionadas aos gastos com pessoal e encargos sociais, estagiários, auxílios a policiais voluntários da reserva, outros benefícios assistenciais, convênios, obras de caráter emergencial, despesas com pagamento de água, energia e telefonia, obrigações tributárias e diárias, além de despesas justificadas pelo ordenador de despesas.
Art. 7º Consideram-se Restos a Pagar as despesas empenhadas e não pagas até 31 de dezembro, distinguindo-se os Restos a Pagar Processados, os Restos a Pagar Não Processados em Liquidação e os Restos a Pagar Não Processados a Liquidar.
§ 1º Para fins desta Portaria, consideram-se:
I - despesa liquidada: aquela em que houver sido verificado o direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, nos termos do art. 63 da Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964;
II - despesa em liquidação: aquela em que houver o adimplemento da obrigação pelo credor, caracterizada pela entrega do material, da prestação do serviço ou da execução da obra e que se encontre, em 31 de dezembro de 2024, em fase de verificação do direito adquirido pelo credor;
III - despesa a liquidar: aquela que tenha sido empenhada e que, em 31 de dezembro de 2024, não se enquadre nas definições constantes dos incisos I e II deste artigo.
§ 2º As despesas empenhadas e não liquidadas no exercício financeiro de 2024 serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados a Liquidar, por fonte de recursos, até o limite das respectivas disponibilidades financeiras líquidas, desde que se enquadrem em um dos seguintes critérios:
I - cujas ordens de fornecimentos, em caso de bens permanentes e materiais de consumo, tenham sido emitidas em 2024 com o prazo máximo de adimplemento até 30 de abril de 2025;
II - sejam relativas a serviços de caráter não continuado que tenham sido iniciados em 2024 e que tenham prazo máximo de adimplemento 30 de abril de 2025;
III - relativas ao fomento do desenvolvimento científico e tecnológico.
§ 3º As despesas empenhadas e não liquidadas no exercício financeiro de 2024 serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados em Liquidação, por fonte de recursos, até o limite das respectivas disponibilidades financeiras líquidas antes da inscrição dos Restos a Pagar Não Processados a Liquidar, desde que tenha havido o adimplemento da obrigação pelo credor, caracterizado pela entrega do material, da prestação do serviço ou da execução da obra e que se encontre, em 31 de dezembro de 2024, em fase de verificação do direito adquirido pelo credor.
§ 4º As despesas empenhadas e liquidadas no exercício financeiro de 2024 serão inscritas em Restos a Pagar Processados, por fonte de recursos, até o limite das respectivas disponibilidades financeiras líquidas antes da inscrição dos Restos a Pagar Não Processados a Liquidar e em Liquidação.
§ 5º Para fins de inscrição de Restos a Pagar Não Processados a Liquidar, consideram-se disponibilidades financeiras líquidas os valores que compõem o saldo disponível em caixa e equivalentes de caixa, por fonte de recursos, considerando-se o nível de detalhamento, quando o detalhamento for aplicável para fins de vinculação de recursos, líquido dos Restos a Pagar Processados e Não Processados de Exercícios Anteriores, dos Restos a Pagar Processados do Exercícios, dos Empenhos em Liquidação do exercício, das consignações a recolher, dos depósitos de diversas origens e dos demais recursos pertinentes a terceiros.
§ 6º O eventual cancelamento de empenhos para atender ao disposto nos §§ 3º e 4º deste artigo deverá ter o registro contábil do respectivo cancelamento, bem como será objeto de registro patrimonial específico no SIGEFES.
§ 7º As despesas empenhadas e não pagas no exercício de 2024, que não se enquadrem nas situações previstas no §§ 2°, 3° e 4° deste artigo, não deverão ser inscritas em Restos a Pagar, devendo os respectivos empenhos ser cancelados até o dia 16 de dezembro de 2024.
CAPÍTULO III
DOS ASPECTOS FINANCEIROS
Art. 8º A execução de todos os pagamentos de despesas do corrente exercício terá o prazo limite do dia 19 de dezembro de 2024.
Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no caput deste artigo as despesas previstas no parágrafo único do art. 6º desta Portaria, cujo prazo limite para pagamento será o dia 27 de dezembro de 2024.
CAPÍTULO IV
DO CONTROLE INTERNO
Art. 9º A Comissão de Prestação de Contas encaminhará à Assessoria de Auditoria Interna e Controle - Audinc, até o dia 6 de março de 2025, os demonstrativos contábeis, bem como os demais documentos e relatórios, incluído o rol de responsáveis, que compõem a Prestação de Contas Anual de 2024, nos termos da Lei Federal n° 4.320, de 17 de março de 1964, além da Resolução n° 261, de 4 de junho de 2013, e da Instrução Normativa - IN TC N° 68, de 8 de dezembro de 2020, e alterações, do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo - TCEES, de forma a viabilizar a análise e a emissão do parecer do Controle Interno, conforme estabelece a referida IN TCEES. (Retificação publicada em 02/12/2024)
§ 1º Os documentos referentes aos Fundos (FUNEMP e FERIDL) serão encaminhados tão logo sejam liberados pela Secretaria de Estado da Fazenda.
§ 2º No decorrer das análises, a Audinc encaminhará às comissões designadas os ajustes na Prestação de Contas Anual de 2024.
§ 3º A Audinc terá até o dia 21 de março de 2025 para emissão de parecer. (Retificação publicada em 02/12/2024)
§ 4º A Audinc deverá encaminhar, até o dia 19 de março de 2025, os documentos RELACI e INFOCI à Comissão de Prestação de Contas.
CAPÍTULO V
DOS PRAZOS DE FECHAMENTO
Art. 10. Os procedimentos contábeis de encerramento do exercício de 2024, sob responsabilidade da CFIN, não podem ultrapassar o dia 6 de janeiro de 2025, em face da elaboração do Relatório Resumido de Execução Orçamentária e do Relatório de Gestão Fiscal, conforme determinam o caput do art. 52 e o § 2° do art. 55 da Lei Complementar Federal n° 101, de 4 de maio de 2000.
Art. 11. O prazo limite para solicitação de abertura de créditos adicionais, portarias, instruções e ordens de serviços de alterações do quadro de detalhamento de despesa fica vinculado ao Decreto de encerramento de exercício financeiro N° 5879-R, de 19 de novembro de 2024.
Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no caput as despesas relacionadas no parágrafo único do art. 6º desta Portaria.
Art. 12. A data limite para o recebimento de material de consumo e permanente é 6 de dezembro de 2024.
§ 1º A data limite para o envio de processo de pagamento ao SMAT é até o dia 9 de dezembro de 2024.
§ 2º A data limite para envio de processo de pagamento ao SPAT para tombamento é até o dia 10 de dezembro de 2024.
§ 3º As notas fiscais devem ser encaminhadas à CFIN, para liquidação, até o dia 13 de dezembro de 2024, devendo ser inscritas em Restos a Pagar aquelas que não forem recebidas nesse prazo.
§ 4º O Serviço de Materiais - SMAT e o Serviço de Patrimônio - SPAT executarão apenas atividades internas no período de 20 de dezembro de 2024 a 6 de janeiro de 2025.
§ 5º Os pedidos de materiais de consumo devem ser feitos, impreterivelmente, até o dia 4 de dezembro de 2024.
§ 6º Ficam vedadas as movimentações de bens, inclusive baixas e incorporações, no período mencionado no § 4º deste artigo.
§ 7º Os relatórios de materiais de consumo/permanente referentes ao mês de dezembro de 2024 serão encaminhados à CFIN até o dia 3 de janeiro de 2025, para os devidos lançamentos contábeis.
§ 8º Os relatórios de sistema patrimonial de bens móveis (por classe), imóveis e intangíveis (por inscrição genérica) existentes no MPES em 31 de dezembro de 2024 serão encaminhados à CFIN até o dia 3 de janeiro de 2025, para os devidos lançamentos contábeis.
§ 9º Os casos excepcionais que divergirem das datas previstas neste artigo serão analisados pela Diretoria-Geral, ficando facultado à Administração Superior, desde que devidamente motivado, o deferimento da realização de despesa e de efetivação do recebimento ou da entrega de materiais.
CAPÍTULO VI
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Art. 13. Cabe à CFIN a obrigatoriedade de conciliar os saldos contábeis com os levantamentos previstos nesta Portaria, promovendo os respectivos ajustes e conciliações contábeis, além dos ajustes das demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício, em conformidade com o princípio contábil da oportunidade, objetivando a fidedignidade e a consistência das informações sobre o patrimônio do MPES.
Parágrafo único. Cabe à Coordenação de Recursos Humanos a elaboração do rol de responsáveis de cada unidade gestora, bem como as eventuais substituições, em observância ao art. 143 da Resolução do TCEES n° 261, de 4 de junho de 2013.
Art. 14. Fica estabelecido o dia 3 de janeiro de 2025 como prazo limite para entrega à Assessoria de Contabilidade - ASCT dos:
I - extratos bancários até o dia 31 de dezembro de 2024 de conta caução dos contratos vigentes;
II - extratos de contas caução com saldo zerado dos contratos encerrados em 2024.
Art. 15. Com o intuito de evitar inconsistências na Prestação de Contas Anual, a Coordenação de Informática, a Coordenação de Engenharia e a Comissão de Recebimento de Obras e Serviços de Engenharia devem adotar a data limite de 25 de novembro de 2024 para o recebimento definitivo de intangíveis, obras e serviços de engenharia.
Parágrafo único. Os processos de incorporação de obras e serviços de engenharia, assim como os de intangíveis, devem ser encaminhados ao SPAT até o dia 6 de dezembro de 2024.
Art. 16. Fica a Diretoria-Geral autorizada a definir procedimentos complementares ou fixar outros prazos e procedimentos tecnicamente necessários ao cumprimento desta Portaria e ao encerramento do exercício.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 17. Não serão concedidos suprimentos de fundos para aplicação no mês de dezembro de 2024, considerando o encerramento do exercício financeiro do MPES, na forma do § 3° do art. 9º da Portaria PGJ n° 7.843, de 22 de outubro de 2015.
Parágrafo único. Os suprimentos de fundos concedidos para aplicação no mês de novembro de 2024 devem ter suas prestações de contas apresentadas até o dia 2 de dezembro de 2024, com data limite de 4 de dezembro de 2024, para envio ao SMAT, para fins de conferência.
Art. 18. A CFIN é responsável pelo preenchimento e pelo encaminhamento do Relatório Anual de Conformidade Contábil.
Art. 19. Para os procedimentos de prestação de contas anual tratados na presente Portaria, aplicam-se as normas de contas vigentes.
Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Vitória, 22 de novembro de 2024.
FRANCISCO MARTÍNEZ BERDEAL
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA
Este texto não substitui o original publicado no Dimpes de 25/11/2024