PORTARIA Nº 12918, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2019.
Dispõe sobre o Banco de Dados de Fundações - BDAF, criado pelo Ato Normativo nº 005, de 2 de julho de 2009, do Procurador-Geral de Justiça, e sobre a prestação de contas anual das fundações ao Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e
CONSIDERANDO a atribuição do MPES em fiscalizar o funcionamento das fundações localizadas no Estado, nos termos do disposto no art. 66 do Código Civil e art. 35, inciso VII, da Lei Complementar Estadual nº 95/1997, compreendendo a fiscalização e a análise técnica das prestações de contas;
CONSIDERANDO a celebração do convênio de cooperação científica e tecnológica firmado entre o MPES e a Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas - FIPE, com a cessão do Sistema de Cadastro e Prestação de Contas - SICAP, que permite o acesso a dados técnicos indispensáveis às atividades dos Promotores de Justiça no processo de fiscalização;
CONSIDERANDO a necessidade de centralizar os dados relativos às fundações fiscalizadas pelo MPES, medida imprescindível para a efetiva implementação do sistema de controle;
CONSIDERANDO a importância de um arquivo geral, para o qual sejam canalizadas todas as informações institucionais, técnicas, estatísticas e operacionais acerca das fundações;
CONSIDERANDO a necessidade de normatizar e padronizar os procedimentos e os instrumentos executivos para as prestações de contas das fundações, visando tornar mais eficaz e efetiva a atuação do MPES,
RESOLVE:
Art. 1º Dispor sobre o Banco de Dados de Fundações - BDAF, criado pelo Ato Normativo nº 05, de 2 de julho de 2009, do Procurador-Geral de Justiça, destinado a registrar e arquivar os dados relativos às fundações sediadas ou em operação no território estadual, e sobre a prestação de contas anual das fundações ao Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.
Parágrafo único. O BDAF integra a estrutura do Centro de Apoio Operacional Cível e da Defesa da Cidadania - CACC, responsável pela implantação, atualização, análise e estudos dos dados.
Art. 2º O BDAF utiliza o Sistema de Cadastro e Prestação de Contas - SICAP, desenvolvido pela Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas - FIPE, composto de três módulos:
I - SICAP Coletor;
II - SICAP Promotor;
III - SICAP Administrador.
Parágrafo único. O BDAF é atualizado por meio de dados e informações, encaminhados pelas fundações e pelas Promotorias de Justiça, os quais integram a documentação de prestação de contas e o módulo coletor do SICAP.
Art. 3º O SICAP - Módulo Coletor é utilizado pelas entidades fundacionais para apresentação de dados e de informações ao BDAF, estando disponível às fundações, no endereço eletrônico www.mpes.mp.br, no campo “Área de Atuação/CACC”.
§ 1º As fundações encaminham ao MPES, anualmente, os dados e as informações referentes às suas atividades, na forma de prestação de contas.
§ 2º A prestação de contas deve estar munida da documentação estabelecida nesta Portaria e dos dados exigidos pelo SICAP.
§ 3º Os dados do SICAP - Módulo Coletor são enviados via mídia digital, utilizando o sistema do SICAP, disponibilizado para todas as fundações.
§ 4º Todos os campos do SICAP devem ser preenchidos pela fundação, inclusive os dados cadastrais, aplicando-se a regra do art. 9º desta Portaria em caso de cadastros incompletos.
Art. 4º A fundação tem até o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao exercício financeiro para apresentar a prestação de contas ao órgão de execução com atribuição em matéria de fundação, sendo que a escrituração contábil e as demonstrações contábeis da fundação devem estar elaboradas em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade.
§ 1º A prestação de contas deve ser entregue, devidamente numerada, na respectiva Promotoria de Justiça onde está localizada a sede ou a subsede da fundação.
§ 2º Havendo sede e subsede, localizadas no território estadual, cada qual deve apresentar a sua prestação de contas na Promotoria de Justiça correspondente.
§ 3º A fundação com sede no Espírito Santo, mas com subsede em outro Estado, deve apresentar também o Atestado de Regularidade - ATRE de suas atividades, fornecido pelo Ministério Público Estadual da subsede.
§ 4º A fundação com sede em outro Estado, mas com subsede no Estado do Espírito Santo, deve apresentar também o ATRE de suas atividades, fornecido pelo Ministério Público Estadual da sede.
Art. 5º A mídia digital entregue pelas fundações deve estar devidamente etiquetada, contendo: nome da fundação, número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ, ano base a que se refere a prestação de contas anual, juntamente com os seguintes documentos:
I - uma via do Recibo de Entrega de Prestação de Contas Anual, emitido pelo SICAP;
II - uma via da Carta de Representação da Administração, conforme modelo do SICAP.
§ 1º A Secretaria da Promotoria de Justiça receberá a documentação por meio de protocolo junto ao sistema de Gestão de Autos do MPES - Gampes.
§ 2º A Carta de Representação da Administração e o Recibo de Entrega de Prestação de Contas Anual devem estar assinados pelo presidente e pelo contador ou técnico em contabilidade da fundação.
§ 3º No campo “Relatório de Atividades”, a ser preenchido no SICAP, devem constar os dados qualitativos e quantitativos das atividades desempenhadas, descrevendo as ações desenvolvidas no exercício, com informações que comprovem a sua efetiva realização, de acordo com as suas finalidades estatutárias, bem como avaliação de desempenho, projetos executados, público alvo, número de pessoas beneficiadas e/ou abrangência territorial, resultado atingido, meios probatórios, tais como, apresentação de documentos idôneos, reprodução fotográfica, cinematográfica, registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas, inspeção in loco e outros, desde que eficazes e legítimos, bem como o Plano Anual de Trabalho da Fundação para o exercício corrente - Planejamento Anual.
Art. 6º Devem acompanhar a prestação de contas os seguintes documentos:
I - cópia das folhas do Livro Diário contendo demonstrações contábeis (Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultado no período), termo de abertura e encerramento, com comprovante de registro em cartório;
II – cópia do comprovante de entrega das fichas ou equivalentes da Escrituração Contábil Fiscal - ECF;
III - balancete de verificação final, assinado pelo contador, com indicação do número do Conselho Regional de Contabilidade - CRC, e pelo representante legal da entidade;
IV - cópia do(s) extrato(s) bancário(s) ou documento equivalente emitido pela instituição financeira, que comprove o saldo das contas bancárias (conta corrente e aplicação) no mês de encerramento do exercício financeiro, acompanhada de conciliação bancária assinados pelo contador, com indicação do número do CRC, em caso de divergência;
V - relação de convênios, contratos ou termos de parceria realizados com órgãos públicos, privados ou outras entidades sem fins lucrativos (devidamente informados na pasta “Financiamento com Recursos do Orçamento Público” do SICAP), discriminando o objeto, o valor e a data de vigência, e ainda certidão negativa e/ou declaração do órgão repassador de recursos públicos, na hipótese de a fundação tê-los recebido através de quaisquer instrumentos formais estabelecidos com entidades públicas, certificando que a fundação apresentou a prestação de contas dos recursos repassados e que aplicou de acordo com o objeto e/ou encontra-se regular na aplicação das etapas executadas referentes ao período relativo à prestação de contas;
VI - declaração de inexistência ou relação de contratos firmados com cônjuge, companheiro ou parentes consanguíneos ou afins, até o terceiro grau, inclusive de integrantes de sua estrutura organizacional ou com pessoas jurídicas de que estes sejam sócios ou cotistas;
VII - rol dos títulos, certificados e qualificações conferidos à entidade pelo Poder Público;
VIII - Cópia da Ata da Assembleia Geral Ordinária que aprovou as contas dos atuais administradores e votou pela aprovação do parecer do Conselho Fiscal, no acompanhamento da prestação de contas anual da fundação;
IX - documento que comprove que a fundação funciona no endereço por ela indicado, como conta de consumo ou contrato de locação;
X - cópia do relatório dos Auditores Independentes sobre as Demonstrações Contábeis, se a fundação tiver contratado auditoria independente por exigência desta Portaria, estatutária, deliberação da fundação ou por exigência legal, contendo a análise sobre a situação administrativa, financeira, econômica, patrimonial e contábil da fundação, com conclusão definitiva e detalhada sobre a possibilidade de aprovação das contas, com ou sem ressalvas, além dos certificados e demais elementos das auditorias externas;
XI - cópia da Relação Anual de Informações Sociais - RAIS e respectivo recibo de entrega ou, no caso da não existência de empregados, apresentar RAIS Negativa;
XII - declaração, devidamente assinada pelo representante legal da entidade, informando aplicabilidade da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, especialmente no que tange ao disposto no § 2º do art. 8º;
XIII - cópia do alvará de licença atual emitido pela Secretaria Municipal de Finanças do município de domicílio da fundação;
XIV - certidão de regularidade profissional do contador responsável pela contabilidade da instituição, emitida pelo respectivo Conselho Regional de Contabilidade, válido na data de entrega da prestação de contas;
XV - declaração de realização do inventário anual dos bens permanentes, indicando:
a) nome das pessoas que elaboraram o referido inventário;
b) divergência encontrada entre o exame físico e o registro contábil, caso haja;
c) as providências adotadas para a regularização;
d) o saldo do exercício anterior (em quantidade e valor);
e) a quantidade e o valor do registro de entrada e de saída;
f) o saldo para o exercício seguinte (em quantidade e valor);
XVI - declaração de realização do inventário anual dos bens em almoxarifado, indicando:
a) nome das pessoas que elaboraram o referido inventário;
b) a divergência encontrada entre o exame físico e o registro contábil, caso haja;
c) as providências adotadas para a regularização;
d) o saldo do exercício anterior (em quantidade e valor);
e) a quantidade e o valor do registro de entrada e de saída;
f) o saldo para o exercício seguinte (em quantidade e valor);
XVII - certidões negativas, válidas no mês de apresentação da prestação de contas, relativas:
a) a tributos administrados pela Fazenda Pública Estadual e Municipal, da sede da fundação;
b) ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, emitida pela Caixa Econômica Federal;
c) aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
d) a débitos trabalhistas;
XVIII - declaração das fundações que prestam Serviço de Radiodifusão Comunitária de que estão adequadas e observam as determinações e as restrições impostas na Lei nº 9.612, de 19 de fevereiro de 1998, inclusive as dos arts. 7º, 8º, 11, 18 e 19.
§ 1º A fundação deve encaminhar Termo de Conferência de Valores que constavam em caixa no último dia do mês de dezembro, devidamente assinado pelo contabilista.
§ 2º A fundação que auferir no exercício sob análise uma receita bruta acima de 200.000 (duzentos mil) VRTEs fica obrigada a contratar auditoria independente legalmente habilitada junto ao CRC.
§ 3º Podem ser solicitados outros documentos que se fizerem necessários para esclarecimentos de dúvidas.
Art. 7º O Promotor de Justiça com atribuição em matéria de fundação efetuará visitas periódicas às fundações, objetivando verificar se as mesmas estão cumprindo suas atividades estatutárias.
Art. 8º O MPES poderá exigir a realização de auditorias, estudos atuariais, técnicos e periciais complementares, correndo as despesas por conta da fundação fiscalizada, conforme disposto na alínea “f” do inciso VII do art. 35 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997.
Art. 9º A fundação que não prestar contas dentro do prazo regulamentar fica considerada inadimplente, sendo notificada pelo órgão de execução natural por e-mail, com prazo de até 30 (trinta) dias para apresentar toda a documentação estabelecida por esta Portaria, a contar da data de recebimento da comunicação eletrônica pela fundação.
Parágrafo único. Caso a fundação não cumpra a notificação dentro do prazo estipulado, o órgão de execução natural poderá requerer, judicialmente, a prestação de contas, independentemente de responsabilização dos administradores.
Art. 10. O SICAP - Módulo Promotor se constitui em um cadastro das fundações sediadas no município onde está localizada a respectiva Promotoria de Justiça, para acesso ao órgão de execução natural, e tem por finalidade auxiliar nas análises e controlar as fundações que prestarem ou não contas no exercício, estando disponível aos Promotores de Justiça na intranet.
Parágrafo único. O órgão de execução natural, ao receber os dados e as informações do Módulo Coletor, efetua a leitura e a atualização do SICAP - Módulo Promotor, que tem por finalidade a verificação formal da prestação de contas e o arquivamento das informações para manutenção do cadastro e geração de relatórios.
Art. 11. O órgão de execução com atribuição em matéria de fundação deve analisar a documentação para verificar se está completa e devidamente numerada.
§ 1º Caso estejam faltando documentos, dados ou informações, o Promotor de Justiça natural poderá requerer da fundação a complementação da prestação de contas, no prazo máximo de 10 (dez) dias.
§ 2º Caso não apresente a documentação complementar no prazo estipulado, a fundação passa a ser considerada inadimplente, e o Promotor de Justiça adotará os mesmos procedimentos previstos no parágrafo único do art. 9º desta Portaria.
§ 3º O Promotor de Justiça natural remeterá ao CACC cópia do processo de prestação de contas e a mídia digital do Módulo Coletor, no prazo máximo de 5 (cinco) dias, contados a partir do recebimento, para registro, análise dos dados e das informações e emissão de parecer.
§ 4º A remessa da documentação da prestação de contas é efetuada, via Sistema Eletrônico de Informações - SEI, pela Promotoria de Justiça ao CACC.
Art. 12. O CACC, órgão central e administrador do BDAF, mediante as informações, atualiza o banco de dados e encaminha o processo para a assessoria responsável pela emissão do parecer contábil.
§ 1º Caso falte alguma informação ou documento necessário para a análise, o órgão central solicita ao Promotor de Justiça natural que requisite junto à fundação a complementação da prestação de contas no prazo máximo de 10 (dez) dias, sob pena de adoção da medida prevista no parágrafo único do art. 9º desta Portaria.
§ 2º A emissão do parecer da prestação de contas deve ser conclusivo e emitido, no prazo máximo de 120 (cento e vinte) dias, a contar da data de recebimento da documentação na assessoria, desde que a documentação esteja de acordo com esta Portaria.
Art. 13. O SICAP - Módulo Administrador se constitui no cadastro geral das fundações sediadas no Estado, localizado e atualizado pelo CACC, por meio dos dados encaminhados pelas Promotorias de Justiça.
Art. 14. O CACC emite relatórios técnicos, obtidos da análise efetuada pelo Módulo Administrador, e anexa ao processo de prestação de contas, para efeito de emissão do parecer conclusivo.
§ 1º Os relatórios técnicos têm por objetivo informar a situação pregressa da fundação que está sendo analisada, para emissão do ATRE que se circunscreve ao aspecto contábil, não implicando reconhecimento da regularidade gerencial.
§ 2º A emissão do ATRE para o ano vigente fica vinculada à análise da situação pregressa da fundação, só podendo ser expedido, caso não haja pendências nos anos anteriores.
§ 3º O parecer emitido pelo CACC passa, preliminarmente, pela análise dos documentos apresentados pela fundação, juntamente com os relatórios técnicos fornecidos pelo SICAP, e pode opinar quanto à:
I - regularidade das contas;
II - complementação de documentos ou informações;
III - necessidade da realização de auditoria in loco para a confirmação dos dados apresentados ou esclarecimentos de dúvidas encontradas;
IV - irregularidade das contas.
§ 4º O Promotor de Justiça natural, ao receber de volta o processo de prestação de contas, analisa a documentação e o parecer emitido pelo CACC, podendo adotar uma das seguintes medidas:
I - emissão do ATRE, conforme modelo em anexo;
II - requisitar documentos ou informações, a serem providenciados no prazo de 10 (dez) dias;
III - determinar auditoria in loco;
IV - não emissão do ATRE, ficando a fundação sujeita às sanções previstas em Lei, podendo ajuizar medida de intervenção ou mesmo ação de extinção, independentemente da responsabilização de seus dirigentes.
§ 5º A decisão e as providências adotadas em relação aos §§ 3º e 4º deste artigo devem ser comunicadas ao CACC para registro e atualização do banco de dados, no SICAP - Módulo Administrador, no prazo de 10 (dez) dias.
§ 6º Após a emissão do ATRE, a Promotoria de Justiça deve manter o processo em arquivo por um período de 10 (dez) anos, para fins de controle e consulta.
Art. 15. Todos os órgãos de execução com atribuição em matéria de fundação devem providenciar a instalação e a utilização do SICAP - Módulo Promotor.
Art. 16. O órgão de execução com atribuição em matéria de fundação, no prazo de 30 (trinta) dias contados da vigência deste ato, deve informar às fundações sob sua responsabilidade quanto à regulamentação da prestação de contas, à disponibilização do SICAP e à publicação desta Portaria no Diário Oficial Eletrônico do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - Dimpes.
Art. 17. Esta Portaria entra em vigor a partir de 1º de janeiro de 2020, revogando-se o Ato Normativo nº 03, de 4 de junho de 2012.
Vitória, 19 de dezembro de 2019.
EDER PONTES DA SILVA
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA
Este texto não substitui o original publicado no Dimpes de 20/12/2019.
ANEXO
