RESOLUÇÃO COPJ N° 04, DE 23 DE JUNHO DE 2009.

Dispõe sobre a estrutura funcional e os procedimentos internos da Ouvidoria do MPES.

O PROCURADOR GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, faz saber que o COLÉGIO DE PRÓCURADORES DE JUSTIÇA, em sua 15ª sessão, realizada ordinariamente no dia 17 de junho do corrente ano, aprovou a seguinte resolução:

Art. 1º A OUVIDORIA DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, tem por finalidade contribuir para elevar, continuamente, os padrões de transparência e qualidade dos serviços prestados pela Instituição e fortalecer a cidadania. (Redação dada pela Resolução COPJ nº 06, de 21 de julho de 2011).

Art. 2º A OUVIDORIA/MPES, sem relação de hierarquia, atuará em regime de cooperação com os demais órgãos do MINISTÉRIO PÚBLICO, preservada sua independência funcional.

Art. 3º A função de Ouvidor do Ministério Público será exercida com exclusividade, por membro em atividade e com mais de 10 (dez) anos de efetivo exercício, eleito pelo Colégio de Procuradores de Justiça, para mandato de 02 (dois) anos, permitida uma recondução, aplicando-se, no que couber, as normas pertinentes à eleição do Corregedor-Geral do Ministério Público. (Redação dada pela Resolução COPJ nº 10, de 16 de dezembro de 2013)

§ 1º O exercício da função de Ouvidor e substituto não implica afastamento das funções do cargo, salvo se autorizado pelo Colégio de Procuradores de Justiça. (Redação dada pela Resolução COPJ nº 10, de 16 de dezembro de 2013)

§ 2º Ressalvadas as funções inerentes ao cargo de Procurador de Justiça, ao Ouvidor é vedado, durante o exercício do mandato, exercer qualquer outro cargo, podendo concorrer a cargo eletivo dentro da instituição mediante afastamento prévio com antecedência de 30 dias.

§ 3º O Ouvidor será substituído em suas faltas e impedimentos pelo Ouvidor do Ministério Público substituto designado pelo Colégio de Procuradores de Justiça. (Dispositivo incluído pela Resolução COPJ nº 10, de 16 de dezembro de 2013).

Art. 4º O Ouvidor poderá ser destituído do cargo em caso de abuso de poder, conduta incompatível ou grave omissão nos deveres do cargo, observando-se, para tal fim, o procedimento previsto nos artigos 43 e 44 da Resolução nº 04/2002 do Colégio de Procuradores de Justiça/MPES.

Art.5º As manifestações dirigidas à OUVIDORIA/MPES não possuem limitação temática, podendo ser conhecidas ainda que de autoria não identificada.

Parágrafo único. A manifestação cujo conteúdo não traduza irregularidade imputável a membro ou servidor da instituição não tenha relação com as funções ou atividades por eles desenvolvidas e não apresente um mínimo de consistência ou de indício de verossimilhança ou reclame providências incompatíveis com as possibilidades legais da Ouvidoria-MPES, poderão ser arquivadas in limine e, quando possível, cientificado o interessado.

Art. 6º As manifestações que importarem em elogio, crítica, reclamação ou denúncia serão remetidas, cientificando-se aos interessados:

I - à Corregedoria Geral/MPES, quando tiverem por destinatário membro do MPES;

II - ao Procurador Geral de Justiça Administrativo/MPES quando o alvo for funcionário da instituição ou pessoa física ou jurídica contratada para execução de serviço específico;

Parágrafo único. Quando a manifestação envolver fato em face do qual o MPES tenha o dever de agir, o Ouvidor determinará sua remessa ao respectivo órgão de execução com atribuição para o trato da matéria, segundo as normas internas da instituição, cabendo-lhe informar as providências adotadas em linguagem acessível aos interessados, observadas as regras previstas no artigo 7º, parágrafo único da Resolução nº 005-2008 e artigo 117, X da Lei nº 95-97.

Art. 7º Integram a estrutura da Ouvidoria/MÊS, que funcionará sempre em sede administrativa do MPES:

I - o Gabinete do Ouvidor;

II - a Secretaria Executiva da Ouvidoria/MPES;

III - o Núcleo Técnico da Ouvidoria/MPES.

Art.8º São atribuições do Ouvidor:

I - analisar as manifestações dirigidas à Ouvidoria/MPES, determinar o encaminhamento devido e a cientificação aos interessados;

II - zelar pela agilidade e presteza da intercomunicação entre a sociedade e o MPES.

III - solicitar aos órgãos e às demais unidades organizacionais do MPES as informações necessárias ao atendimento de postulação legítima dirigida à Ouvidoria/MPES, podendo, em caso de omissão ou recusa injustificadas, requisitá-las;

IV - determinar, em despacho fundamentado, o arquivamento das manifestações que se apresentarem nas condições a que alude o artigo 5º desta Resolução;

V - peticionar direta e fundamentalmente ao CONSELHO NACIONAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO em situações que se amoldem às hipóteses previstas no §2º do artigo 130-A da Constituição Federal;

VI - aprovar relatório nos moldes estabelecidos no inciso VII do artigo 2º da Resolução nº 05 de 12/08/2008 e remetê-lo ao PGJ e ao CGMPES;

VII - zelar pela manutenção do sistema de registro das manifestações recebidas, bem como dos respectivos encaminhamentos e respostas;

VIII - comunicar imediatamente ao PGJ e, quando for o caso, também ao CGMP, fato funcional ou institucionalmente relevante de que venha a tomar conhecimento;

IX - prestar, quando solicitado, ao PGJ, ao CGMP e ao CNMP informações acerca do perfil das manifestações recebidas pela Ouvidoria/MPES;

X - propor ao PGJ a adoção de medidas tendentes a melhor a qualidade eficiência e economicidade do trabalho prestado pelo MPES;

XI - elaborar os relatórios nos moldes estabelecidos no inciso VII do artigo 2º da Resolução nº 05/2008 e submetê-los à análise do Ouvidor; (Redação dada pela Resolução COPJ nº 10, de 16 de dezembro de 2013)

XII - buscar indicativos no conteúdo das manifestações para o aperfeiçoamento dos serviços prestados pelo MPES;

XIII - difundir na sociedade o papel da Ouvidoria/MPES, as características e os resultados do trabalho por ela desenvolvido;

XIV - promover, quando necessário, o aperfeiçoamento ou a atualização desta Resolução.

Art. 9º São atribuições da Secretaria-Executiva da Ouvidoria/MPES:

I - assistir o Ouvidor, executar e supervisionar os serviços administrativos do seu Gabinete;

II - receber a correspondência dirigida à Ouvidoria/MPES, especialmente aquela expedida via postal, submetendo-a, quando necessário, a análise do Ouvidor;

III - registrar as manifestações dirigidas à Ouvidoria/MPES em banco de dados apropriado e mantê-lo atualizado;

IV - promover o levantamento estatístico das manifestações encaminhadas à Ouvidoria/MPES;

V - Quando solicitado, redigir correspondência e outros documentos do órgão, submeter os textos à consideração do Ouvidor, protocolá-los e providenciar a respectiva expedição;

VI - acompanhar o atendimento dos pedidos formulados pelo Ouvidor e o cumprimento das decisões dele emanadas;

VII - gerenciar a agenda do Ouvidor, para efeito de atendimento ao público, contatos internos e externos, viagens e outros compromissos funcionais;

VIII - acompanhar e zelar pelo pronto e eficaz retorno das manifestações dirigidas à Ouvidoria/MPES;

IX - zelar pela limpeza, manutenção, guarda e conservação dos espaços físicos e do patrimônio material da Ouvidoria/MPES, comunicando ao Ouvidor eventuais irregularidades constatadas;

X - Organizar e manter o arquivo de documentos da Ouvidoria/MPES, inclusive o de documentos armazenados em meio eletrônico;

XI - elaborar relatório semestral, nos moldes estabelecidos no inciso VII do artigo 2º da Resolução nº 05/2008 e submetê-lo à análise do Ouvidor; (Redação dada pela Resolução COPJ nº 10, de 16 de dezembro de 2013)

XII - colaborar com o Ouvidor e com o núcleo técnico o atendimento ao público, na busca e prestação de informações, bem como em outras atividades correlatas;

XIII - realizar outras tarefas compatíveis com suas atribuições.

Art. 10. São atribuições do Núcleo Técnico:

I - executar as atividades pertinentes ao recebimento das manifestações enviadas à Ouvidoria/MPES;

II - atender com atenção e cordialidade a todas as pessoas que buscarem os serviços da Ouvidoria/MPES, tomando por termo ou anotando as declarações prestadas pelos interessados;

III - promover a triagem das manifestações e executar as atividades de suporte técnico necessárias ao regular funcionamento da Ouvidoria/MPES;

IV - registrar e encaminhar as manifestações recebidas pela Ouvidoria/MPE;

V - colaborar com o Ouvidor e, se necessário com a Secretaria-Executiva de seu gabinete, para o bom e regular desempenho das atividades inerentes às respectivas funções;

Art. 11. Os interessados poderão comunicar-se com a Ouvidoria/MPES:

I - pessoalmente, mediante contato direto com o Gabinete do Ouvidor, o ou participação em audiências públicas, sendo reduzidas a termo suas declarações;

II - por fac-símile ou via postal, facultada a remessa da correspondência em caráter confidencial;

III - por via telefônica, através de contato com o Núcleo Técnico da Ouvidoria/MPES, hipótese em que, para efeito de registro e encaminhamento, o conteúdo da conversação poderá ser gravado e reduzido a termo;

IV - por e-mail ou uso de formulário eletrônico disponibilizado no site oficial do MPES.

Parágrafo único. Todas as manifestações formalmente encaminhadas à Ouvidoria/MPES serão registradas em banco de dados próprio e receberão um número de protocolo para o acompanhamento das providências adotadas e dos resultados obtidos, podendo o interessado solicitar sigilo quanto a sua identidade.

Art. 12. As manifestações deduzidas em formulário eletrônico obedecerão, em regra, a partir do respectivo recebimento pela Ouvidoria/MPES, ao seguinte trâmite:

I - recebimento e análise da manifestação pelo Núcleo Técnico da Ouvidoria/MPES, que deverá, sempre que possível, delinear proposta de encaminhamento e de resposta ao interessado;

II - submissão da proposta ao Ouvidor, que decidirá acerca do respectivo encaminhamento e de outras medidas que devam ser tomadas, bem como sobre o conteúdo da resposta a ser enviada ao interessado;

III - execução, sempre que possível em meio eletrônico, dos atos pertinentes ao encaminhamento que tenha sido decidido e do retorno das informações ao interessado;

Parágrafo único. Todas as manifestações recebidas pela Ouvidoria/MPES por outros meios que não eletrônicos, antes de serem submetidas ao trâmite mencionado neste artigo, serão lançadas no banco de dados de referido órgão a partir dos respectivos dados e informações essenciais, para fins de registro e controle.

Art. 13. A pedido do Ouvidor os servidores lotados na Ouvidoria/MPES poderão realizar curso especial de capacitação ou de treinamento específico. (Redação dada pela Resolução COPJ nº 06, de 21 de julho de 2011).

Art. 14. Os casos duvidosos ou omissos serão resolvidos pelo Ouvidor ou submetidos à deliberação do COLÉGIO DE PROCURADORES DE JUSTIÇA.

Art. 15. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Resolução nº 08/2005, que trata da Denúncia Anônima, publicada no DOE de 14.10.2005.

Vitória, 23 de junho de 2009.

FERNANDO ZARDINI ANTONIO

PROCURADOR GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 24/06/2009.