PORTARIA Nº 5.043, DE 22 DE AGOSTO DE 2013.
(Revogada pela Portaria nº 6532, de 31 de agosto de 2015)
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO que o art. 74 da Constituição Federal estabelece que “os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, Sistema de Controle Interno” e que a Constituição Estadual, nos seus artigos 70 e 76, reproduz, pela verticalidade, os mesmos princípios estabelecidos pela Constituição Maior;
CONSIDERANDO a necessidade de adequação à Lei nº 9.938 de 22 de novembro de 2012, que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado do Espírito Santo, bem como à Resolução TCE nº 227 de 25 de agosto de 2011;
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar esta matéria no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES BÁSICAS
Art. 1º A regulamentação do Sistema de Controle Interno e a atuação da Assessoria de Controle Interno - ASCI, no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo, obedecerão ao disposto nesta Portaria.
Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I - unidade: toda e qualquer unidade pertencente à estrutura organizacional do MPES, seja de atuação técnica, finalística ou administrativa;
II - gestor responsável: servidor ou agente público dotado de poder de decisão, no âmbito de competência de uma unidade, inclusive aquele que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens ou valores que o MPES responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.
CAPÍTULO II
DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Seção I
Do Conceito e Estrutura
Art. 3º O Sistema de Controle Interno do MPES é o conjunto coordenado de métodos e práticas operacionais empregados por todas as suas unidades, de forma a enfrentar os riscos da instituição e fornecer razoável segurança de que os objetivos e metas serão atingidos, observando-se os princípios da legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência e economicidade.
Parágrafo único. Todas as unidades que integram o Sistema a que se refere o caput deste artigo devem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho, os quais se darão de forma prévia, subsequente e, sempre que possível, concomitantemente aos atos controlados.
Art. 4º Integram a estrutura do Sistema de Controle Interno a Assessoria de Controle Interno - ASCI e todas as demais unidades pertencentes à estrutura organizacional do MPES.
Seção II
Das Finalidades
Art. 5º O Sistema de Controle Interno do MPES visa orientar a Administração Superior para a correta gestão dos recursos públicos no âmbito do órgão, preservando os interesses da Instituição e prevenindo a ocorrência de irregularidades, por intermédio do acompanhamento contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial, consubstanciado na aplicação das técnicas de trabalho desenvolvidas no âmbito de cada unidade, tendo como finalidades básicas:
I - acompanhar e avaliar o cumprimento da programação das atividades e projetos, com vistas a comprovar a conformidade de sua execução;
II - avaliar a gestão, visando comprovar a legalidade e a legitimidade dos atos, bem como examinar os resultados quanto à economicidade, eficiência e eficácia da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e demais sistemas administrativos e operacionais;
III - aperfeiçoar a gestão das unidades organizacionais, nos aspectos de formulação, planejamento, coordenação, execução e monitoramento de suas atribuições;
IV - subsidiar a elaboração de relatórios gerais e informativos previstos na Lei Orgânica, inclusive para encaminhamento ao Poder Legislativo Estadual;
V - salvaguardar os ativos contra desvios, perdas e desperdícios;
VI - preservar os interesses do MPES no que tange à prevenção de ilegalidade, erros, fraudes e outras práticas irregulares.
Parágrafo único. Sob pena de responsabilidade solidária, os responsáveis pelo controle interno do MPES, ao tomar conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, ouvidos os gestores que deram causa a ela, e não sendo possível saná-la, dela darão ciência imediata ao Procurador-Geral de Justiça.
Seção III
Das Responsabilidades das Unidades Integrantes do Sistema de Controle Interno
Art. 6º No exercício do controle interno, as unidades possuem as seguintes responsabilidades:
I - exercer o controle, por meio dos diversos níveis de chefia, visando ao cumprimento dos programas, objetivos e metas estabelecidos no planejamento estratégico e operacional do MPES e à observância da legislação e das normas que orientam suas atividades específicas;
II - manter registro de suas operações e adotar manuais e fluxogramas para espelhar as rotinas de procedimentos que consubstanciam suas atividades;
III - manter atualizada a padronização dos processos de trabalho de sua área de atuação;
IV - disponibilizar à Assessoria de Controle Interno - ASCI imediato acesso às informações, aos documentos, aos processos, a sistemas e bancos de dados informatizados, além de outros elementos que forem solicitados, para desempenho de suas atribuições;
V - responder, no prazo de 2 (dois) dias úteis, os processos que lhe forem diligenciados pela Assessoria de Controle Interno - ASCI, para instrução com informações e documentos;
VI - manifestar, no prazo de 10 (dez) dias úteis, acerca do Relatório de Auditoria emitido pela Assessoria de Controle Interno - ASCI.
Parágrafo único. A implementação do Sistema de Controle Interno não exime os gestores das unidades, no exercício de suas funções, da responsabilidade individual de controle, nos limites de sua competência.
Seção IV
Da Composição e das Competências da Assessoria de Controle Interno
Art. 7º Integram a Assessoria de Controle Interno - ASCI servidores titulares de cargo de provimento efetivo do Quadro de Pessoal do MPES.
Art. 8º Os integrantes da Assessoria de Controle Interno - ASCI, com conhecimentos técnicos inerentes às funções a serem desempenhadas, serão designados pelo Procurador-Geral de Justiça e contarão com a infraestrutura necessária para o regular desempenho de suas atribuições.
Parágrafo único. Compete à Gerência-Geral disponibilizar toda a infraestrutura necessária ao perfeito funcionamento do Sistema de Controle Interno.
Art. 9º O Gerente da Assessoria de Controle Interno - ASCI poderá solicitar formalmente ao Procurador-Geral de Justiça, para o exercício de determinada atribuição de controle interno, o apoio de outras unidades ou de servidores do MPES, observado o disposto no art. 7º.
Art. 10. Compete à Assessoria de Controle Interno - ASCI:
I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual e nos programas de trabalho constantes do orçamento geral do Estado para o MPES;
II - analisar a legalidade e avaliar os resultados quanto à economicidade, eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira, operacional e patrimonial das unidades que compõem a estrutura MPES;
III - orientar os gestores das unidades que compõem a estrutura MPES no tocante à gestão orçamentária, financeira, patrimonial, contábil e operacional;
IV - desenvolver e manter sistemática apropriada, com vistas a assegurar a coleta, o armazenamento e a atualização das bases de informações gerenciais, de forma a propiciar análises, avaliações e relatórios sobre as atividades do controle interno;
V - promover estudos e executar trabalhos correlatos com as funções inerentes ao controle interno que forem determinados pelo Procurador-Geral de Justiça;
VI - propor normatização, sistematização e padronização de procedimentos operacionais pelas unidades do MPES e referentes às atividades da Assessoria de Controle Interno - ASCI, observadas as normas já editadas pela Instituição;
VII - avaliar a observância, pelas unidades do MPES, dos procedimentos, normas e regras estabelecidas pela legislação pertinente;
VIII - acompanhar a implementação, pelas unidades do MPES, das recomendações feitas pela Assessoria de Controle Interno - ASCI;
IX - zelar pela qualidade e pela independência do Sistema de Controle Interno;
X - manter intercâmbio de dados e conhecimentos técnicos com unidades de controle interno de outros órgãos da Administração Pública;
XI - elaborar e submeter à aprovação do Procurador-Geral de Justiça o Plano e a Programação Anual de Controle Interno;
XII - representar junto ao Procurador-Geral de Justiça casos de ilegalidade ou irregularidade constatada;
XIII - executar os demais procedimentos correlatos com as funções de auditoria interna e desenvolver outras atividades inerentes ao desempenho de suas atribuições.
Parágrafo único. Excluem-se do âmbito de atuação do Controle Interno as atividades finalísticas típicas de Procuradores e de Promotores de Justiça, no cumprimento de suas atribuições constitucionais e legais, sujeitas a regime próprio de controle, a cargo da Corregedoria-Geral do Ministério Público do Estado do Espírito Santo.
Art. 11. O Gerente de Controle Interno possui as seguintes atribuições:
I - velar pelo fiel cumprimento das normas e pelo funcionamento eficiente e coordenado do sistema;
II - promover a participação dos membros de sua equipe na elaboração do plano de trabalho;
III - dirigir e instruir os membros de sua equipe na execução dos trabalhos e no cumprimento do plano de auditoria;
IV - manter registro de suas operações e adotar manuais e fluxogramas para espelhar as rotinas de procedimentos que consubstanciam suas atividades;
V - manter atualizada a padronização dos processos de trabalho de sua área de atuação.
Art. 12. Para que atue com a autonomia e a independência necessárias ao pleno exercício de suas atribuições, o servidor lotado na Assessoria de Controle Interno - ASCI está sujeito às seguintes condições e garantias:
I - manter atitude de independência, serenidade e imparcialidade;
II - ter acesso livre e imediato a informações, documentos e dependências do MPES;
III - abster-se de manifestar-se sobre ato, contrato ou processo nos quais atuou anteriormente como gestor responsável;
IV - não ter sido responsabilizado administrativa, penal e civilmente por decisão da qual não mais caiba recurso;
V - não exercer atividade político-partidária.
Art. 13. Os integrantes da Assessoria de Controle Interno - ASCI deverão guardar sigilo e confidencialidade sobre documentos, informações e dados extraídos de sistemas e bancos de dados a que tiverem acesso em decorrência do exercício de suas funções, utilizando-os, exclusivamente, para a elaboração de pareceres e relatórios destinados à autoridade competente.
CAPITULO III
DOS OBJETOS INERENTES À ATUAÇÃO DA ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO
Art. 14. Constituem objeto de exame específico da Assessoria de Controle Interno - ASCI os atos praticados pelas unidades pertencentes à estrutura organizacional do MPES, observados os princípios de auditoria quanto à materialidade, risco e relevância, especialmente:
I - os sistemas administrativos e operacionais de controle interno utilizados na gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional do MPES;
II - os sistemas de pessoal;
III - os contratos, convênios, acordos, termos de cooperação e outros instrumentos similares firmados pelo MPES com órgãos ou entidades públicas ou privadas e respectivas prestações de contas, quando for o caso;
IV - os processos de licitação, dispensa e inexigibilidade;
V - as obras, inclusive as reformas e ampliações;
VI - os instrumentos e sistemas de gerenciamento, de guarda e de conservação dos bens e do patrimônio deste MPES;
VII - os atos administrativos de que resultem direitos e obrigações para o MPES;
VIII - os adiantamentos efetuados pelo MPES aos seus membros e aos seus servidores, bem como as respectivas prestações de contas;
IX - a fixação e a execução da despesa;
X - a previsão e o repasse do duodécimo destinado ao MPES;
XI - a observância dos limites legais e constitucionais;
XII - a organização e a gestão das diversas unidades do MPES;
XIII - o gerenciamento, a integridade e a segurança dos sistemas informatizados do MPES.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES DA ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO
Art. 15. Os trabalhos realizados pela Assessoria de Controle Interno - ASCI em decorrência do exercício de suas atribuições serão apresentados ao gestor responsável mediante:
I - Comunicado:
a) de Orientação, para apoio às atividades das unidades organizacionais do MPES;
b) de Recomendação, em decorrência do resultado de trabalhos específicos, objetivando corrigir e/ou eliminar imperfeições constatadas;
c) de Determinação, para os casos cujas providências cabíveis dependam de decisão superior.
II - Relatório de Auditoria Interna, contendo os fatos constatados e os documentos comprobatórios, bem como o parecer sobre falhas, deficiências, áreas críticas que mereçam atenção especial e outras questões relevantes.
§ 1º O Relatório de Auditoria Interna deverá conter, no mínimo:
I - identificação da unidade auditada e do responsável;
II - escopo do trabalho;
III - metodologia do trabalho;
IV - pontos de controle identificados;
V - recomendações e ações corretivas;
VI - parecer, com emissão do comunicado pertinente, nos termos do inciso I do caput deste artigo.
§ 2º A Assessoria de Controle Interno - ASCI encaminhará o Relatório de Auditoria Interna, via Comunicação Interna, para a unidade auditada, fixando prazo de até 10 (dez) dias úteis, a contar da data do recebimento, para análise e manifestação do responsável.
§ 3º Transcorrido o prazo indicado no § 2º deste artigo, a Assessoria de Controle Interno - ASCI encaminhará ao Procurador-Geral de Justiça, via Comunicação Interna, no prazo de até 10 (dez) dias úteis, o Relatório de Auditoria Interna, contendo a análise da manifestação da unidade auditada, se houver, e as soluções propostas para correção das impropriedades verificadas.
§ 4º Após manifestação do Procurador-Geral de Justiça, a Assessoria de Controle Interno - ASCI emitirá o comunicado pertinente ao responsável pela unidade auditada, contendo a determinação exarada nos termos do despacho, para o devido cumprimento.
Art. 16. A Assessoria de Controle Interno - ASCI deverá encaminhar ao Procurador-Geral de Justiça, até 31 de janeiro de cada exercício, Relatório Anual de Atividades de Controle Interno, que deverá contemplar, no mínimo, os seguintes pontos:
I - relação dos trabalhos realizados;
II - unidades auditadas no período;
III - pontos de auditoria identificados, com a inclusão da situação em que se encontram as ações corretivas determinadas nos relatórios emitidos, e justificativas para aquelas ações ainda não iniciadas ou concluídas;
IV - justificativas das atividades programadas e não realizadas;
V - atividades desenvolvidas e não planejadas.
Art. 17. A Assessoria de Controle Interno - ASCI apresentará relatório que integrará a Prestação de Contas Anual do MPES a ser encaminhada ao Tribunal de Contas do Estado, atestando que as informações e documentos nela constantes foram objeto de análise pela referida Assessoria.
Art. 18. O Gerente da Assessoria de Controle Interno - ASCI deverá, em cumprimento ao disposto no parágrafo único do art. 54 da Lei Complementar Federal nº 101/2000, assinar o Relatório de Gestão Fiscal do MPES, em conjunto com outras autoridades responsáveis.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 19. Fica estabelecido o prazo de 90 (noventa) dias para que a Assessoria de Controle Interno - ASCI padronize e implemente as ferramentas e os programas de trabalho pertinentes a suas atribuições, por meio do levantamento das normas aplicáveis e das atividades junto às unidades administrativas do MPES.
Parágrafo único. Durante o prazo fixado no caput deste artigo, a Assessoria de Controle Interno - ASCI concentrará suas atividades na fiscalização prévia e com vistas à orientação das unidades e gestores.
Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Vitória, 22 de agosto de 2013.
EDER PONTES DA SILVA
PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA
Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 23/08/2013.