PORTARIA PGJ Nº 8.879, DE 09 DE NOVEMBRO DE 2016.

Dispõe sobre as normas de encerramento do exercício financeiro de 2016 no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo – MP-ES.

A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e conforme estabelece o inciso VII, do art. 10, da Lei Complementar estadual nº 95/1997, e

CONSIDERANDO a necessidade de adotar providências que visem garantir o encerramento do exercício financeiro de 2016, de acordo com os procedimentos definidos na legislação vigente e observadas as normas gerais pertinentes dispostas no Decreto Estadual nº 4.026-R, de 04 de novembro de 2016, publicado em 07 de novembro de 2016;

CONSIDERANDO os termos da Portaria nº 8.028, de 05 de outubro de 2016, publicada em 06 de outubro de 2016, que estabelece o recesso no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MP-ES, no período de 20 de dezembro de 2016 a 06 de janeiro de 2017;

CONSIDERANDO a necessidade de consolidar em tempo hábil todos os registros das operações orçamentárias, financeiras, patrimoniais e contábeis ocorridas durante o exercício no Sistema Integrado de Gestão das Finanças Públicas do Espírito Santo - SIGEFES;

CONSIDERANDO a necessidade de atender às disposições contidas na Lei Federal nº 4.320/1964 (Normas Gerais de Finanças Públicas), na Lei Complementar Federal nº 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal) e na Constituição Federal;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º As unidades organizacionais do MP-ES regerão suas atividades orçamentária, financeira, patrimonial e contábil de encerramento do exercício financeiro de 2016 em conformidade com as normas fixadas nesta Portaria.

Art. 2º A partir da publicação desta Portaria até a data de entrega da prestação de contas anual do Procurador-Geral de Justiça, serão consideradas urgentes e prioritárias todas as atividades vinculadas à contabilidade, à auditoria, à apuração orçamentária e ao levantamento dos inventários das unidades organizacionais do MP-ES.

Art. 3º Competem à Coordenação de Finanças - CFIN a conciliação contábil, o fechamento contábil, financeiro e patrimonial, bem como os ajustes das demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício de 2016.

Parágrafo único. As diferenças apuradas serão objeto de medidas administrativas a serem adotadas pela Gerência-Geral para a devida regularização, bem como de notas explicativas a serem anexadas ao processo de prestação de contas anual.

CAPÍTULO II

DOS ASPECTOS ORÇAMENTÁRIOS

Art. 4º As despesas relativas aos contratos, convênios, acordos ou ajustes de vigência plurianual serão empenhadas em cada exercício financeiro no valor correspondente à parte a ser executada no exercício.

Art. 5º As parcelas relativas às medições de serviços e obras, referentes ao mês de dezembro de 2016, cujo montante não se possa determinar, serão empenhadas por estimativa, enquanto aquelas relativas aos exercícios futuros correrão por conta dos orçamentos dos respectivos exercícios.

Art. 6º A emissão de Notas de Empenho tem como data limite o dia 25 de novembro de 2016.

Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no caput deste artigo as despesas relacionadas aos gastos com pessoal e encargos sociais, estagiários, auxílios a policiais voluntários da reserva, outros benefícios assistenciais, convênios, obras de caráter emergencial, despesas com pagamento de água, energia e telefonia, obrigações tributárias e diárias, estas últimas desde que expressamente justificadas junto ao ordenador de despesas.

Art. 7º As despesas empenhadas e não liquidadas no corrente exercício serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados, por fonte de recursos, até o limite das disponibilidades financeiras apuradas, depois de descontado o montante inscrito em Restos a Pagar Processados.

Parágrafo único. As despesas empenhadas e não liquidadas no exercício de 2016, que não se enquadrem na situação prevista no caput, devem ter os empenhos anulados até o dia 10 de janeiro de 2017, podendo ser empenhadas à conta do Orçamento de 2017, após análise da CFIN.

Art. 8º O empenho da despesa não liquidada será inscrito em Restos a Pagar Não Processados em 31 de dezembro de 2016, para todos os fins, quando:

I - vigente o prazo para cumprimento da obrigação assumida pelo credor, em relação às parcelas referentes a 2016; ou

II - a despesa empenhada, embora não liquidada, for de competência do referido exercício, em que o serviço, obra ou material tenha sido prestado ou entregue até 31 de dezembro de 2016, em atenção ao § 2º do art. 8º desta Portaria.

§ 1º As despesas empenhadas e não liquidadas no exercício de 2016 serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados a Liquidar, por fonte de recursos, até o limite das disponibilidades financeiras apuradas, depois de descontado o montante inscrito em Restos a Pagar Processados e em Restos a Pagar Não Processados em Liquidação.

§ 2º As despesas empenhadas e não liquidadas no exercício de 2016, que não se enquadrarem nas situações previstas nos incisos I e II e no § 1º deste artigo, não devem ser inscritas em Restos a Pagar Não Processados, devendo os respectivos empenhos serem cancelados até o dia 10 de janeiro de 2017 pela Coordenação de Finanças - CFIN, após autorização do Procurador-Geral de Justiça.

CAPÍTULO III

DO CONTROLE INTERNO

Art. 9º A Comissão de Prestação de Contas encaminhará à Assessoria de Controle Interno- ASCI, até o dia 03 de fevereiro de 2017, os demonstrativos contábeis, bem como os demais documentos e relatórios, incluído o Rol de Responsáveis, que compõem a Prestação de Contas Anual de 2016, nos termos da Lei Federal nº 4.320/1964, da Resolução nº 261/2013 e Instrução Normativa – IN nº 28/2013, ambas do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo - TCEES, de forma a viabilizar a análise e a emissão do Parecer Conclusivo do Controle Interno, conforme estabelece a IN TCEES nº 28/2013.

§ 1º A Assessoria de Controle Interno - ASCI tem até o dia 24 de fevereiro de 2017 para recomendar à Coordenação de Finanças - CFIN ajustes na Prestação de Contas Anual de 2016.

§ 2º Recebidas as recomendações da Assessoria de Controle Interno - ASCI, a Coordenação de Finanças - CFIN terá até o dia 15 de março de 2017 para finalizar os trabalhos e encaminhar os demonstrativos à ASCI para emissão de parecer conclusivo.

CAPÍTULO IV

DOS PRAZOS DE FECHAMENTO

Art. 10. Os procedimentos contábeis de encerramento do exercício de 2016, sob responsabilidade da Coordenação de Finanças - CFIN, não podem ultrapassar o dia 10 de janeiro de 2017, em face da elaboração dos relatórios Resumido de Execução Orçamentária e de Gestão Fiscal, conforme determina o caput do art. 52 e o § 2º do art. 55 da Lei Complementar Federal nº 101/2000.

Art. 11. O prazo limite para solicitação de Abertura de Créditos Adicionais, Portarias, Instruções e Ordens de Serviços de Alterações do Quadro de Detalhamento de Despesa é o dia 28 de novembro de 2016.

Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no caput as despesas relacionadas no parágrafo único do art. 6º desta Portaria.

Art. 12. A data limite para recebimento de material de consumo e permanente, pelo Serviço de Material - SMAT é o dia 18 de novembro de 2016.

§ 1º As unidades organizacionais do MP-ES apenas poderão emitir Ordem de Fornecimento cuja entrega não ultrapasse a data limite disposta no caput deste artigo.

§ 2º As Notas Fiscais devem ser encaminhadas à Coordenação de Finanças - CFIN, para liquidação, até o dia 12 de dezembro de 2016, devendo ser inscritas em restos a pagar aquelas que não forem recebidas nesse prazo;

§ 3º O Serviço de Material - SMAT e o Serviço de Patrimônio - SPAT executarão apenas atividades internas no período de 20 de dezembro de 2016 a 06 de janeiro de 2017, para realização do inventário anual.

§ 4º Ficam vedadas as movimentações de bens, inclusive baixas, no período mencionado no § 3º deste artigo.

§ 5º Os inventários de bens móveis, imóveis e materiais de consumo existentes no MP-ES em 31 de dezembro de 2016 serão encaminhados à Coordenação de Finanças - CFIN até o dia 11 de janeiro de 2017, para os devidos lançamentos contábeis.

§ 6º Os casos excepcionais que divergirem das datas previstas neste artigo serão analisados pela Gerência-Geral, ficando facultado à Administração, desde que devidamente motivado, o deferimento de realização de despesa e de efetivação de recebimento ou de entrega de materiais.

CAPÍTULO V

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 13. Compete aos membros das Comissões de Prestação de Contas e de Elaboração de Inventário promover o levantamento completo referente às dívidas constantes dos grupos do Passivo Circulante e do Passivo Não Circulante e proceder ao levantamento dos inventários físicos e contábeis dos bens móveis, imóveis, intangíveis e materiais em almoxarifado, tendo como data base, para efeito da apuração dos saldos, o dia 31 de dezembro de 2016, em especial para fins de Prestação de Contas Anual de 2016.

§ 1º Os inventários físicos e contábeis a que se refere o caput deste artigo devem contemplar também os bens em poder de terceiros e os bens de terceiros em poder do MP-ES, e servirão de base para elaboração dos inventários, resumos de inventários e demonstrativos analíticos exigidos pela Instrução Normativa do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo - IN TCEES nº 28/2013.

§ 2º Cabe à Coordenação de Finanças - CFIN a obrigatoriedade de conciliar os saldos contábeis com os levantamentos previstos no caput deste artigo, promovendo os respectivos ajustes e conciliações contábeis além dos ajustes das demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício, em conformidade com o princípio contábil da oportunidade, objetivando a fidedignidade e a consistência das informações sobre o patrimônio do MP-ES.

§ 3º As diferenças apuradas durante o levantamento dos saldos do passivo e dos inventários de bens a que se refere o caput deste artigo serão objeto de medidas administrativas a serem adotadas pelo Procurador-Geral de Justiça, bem como de notas explicativas a serem anexadas ao processo de prestação de contas anual do ordenador de despesa.

§ 4º Os saldos contábeis existentes nas contas contábeis “123110999 - OUTROS BENS MÓVEIS”, “123210198 - OUTROS IMÓVEIS DE USO ESPECIAL”, “123210399 - OUTROS IMÓVEIS DE USO COMUM DO POVO”, “123219999 - OUTROS BENS IMOVEIS”, “797130102 – Inconsistências de Saldos Patrimoniais – Móveis” e “897130102 – Inconsistências de Saldos Patrimoniais – Bens Móveis – Em Apuração” devem ser objeto de análise visando a sua identificação e transferência para contas específicas que identifiquem o grupo e a classe de bens a qual pertencem, sendo que essas contas não devem apresentar saldo no encerramento do exercício de 2016.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14. Em casos emergenciais, fica a Gerência-Geral autorizada a definir procedimentos complementares ou fixar outros prazos e procedimentos tecnicamente necessários ao cumprimento desta Portaria e ao encerramento do exercício.

Art. 15. Não serão concedidos Suprimentos de Fundos para aplicação no mês de dezembro de 2016, considerando o encerramento do exercício financeiro do MP-ES, na forma do art. 9º, § 3º, da Portaria nº 7.843/2015 do Procurador-Geral de Justiça.

§ 1º Os Suprimentos de Fundos concedidos para aplicação no mês de novembro de 2016 devem ter suas prestações de contas apresentadas até o dia 12 de dezembro de 2016.

§ 2º Os saldos dos Suprimentos de Fundos serão depositados até o dia 05 de dezembro de 2016, cabendo à Coordenação de Finanças - CFIN efetuar o devido registro contábil até o dia 12 de dezembro de 2016.

Art. 16. A Coordenação de Finanças - CFIN é responsável pelo preenchimento e pelo encaminhamento do Relatório Anual de Conformidade Contábil.

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 09 de novembro de 2016.

ELDA MÁRCIA MORAES SPEDO

PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 10/11/2016.