PORTARIA PGJ Nº 6.977, DE 12 DE NOVEMBRO DE 2014.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO a necessidade de adotar providências que visem garantir o encerramento do exercício financeiro de 2014, de acordo com os procedimentos definidos na legislação vigente;

CONSIDERANDO os termos da Portaria nº 6.860, de 07 de novembro de 2013, na qual estabelece o recesso no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo, no período de 20 de dezembro a 06 de janeiro;

CONSIDERANDO a necessidade de consolidar em tempo hábil todos os registros das operações orçamentárias, financeiras e patrimoniais ocorridas durante o exercício no SIGEFES – Sistema Integrado de Gestão das Finanças Públicas do Espírito Santo;

CONSIDERANDO a necessidade de atender às disposições contidas na Lei Complementar nº 101/2000 e, em especial, a elaboração do Relatório de Gestão Fiscal;

RESOLVE:

Art. 1º As unidades que compõem a estrutura organizacional do MPES que, no desempenho de suas atividades, tenham reflexos nas áreas orçamentária, financeira, patrimonial e contábil, regerão suas ações de encerramento do exercício financeiro de 2014, em conformidade com as normas fixadas nesta Portaria.

Art. 2º A partir da publicação desta Portaria até a entrega da Prestação de Contas Anual no Tribunal de Contas do Estado são consideradas urgentes e prioritárias todas as atividades vinculadas à contabilidade, à auditoria, à apuração orçamentária e aos inventários a que se refere o art. 1º.

Art. 3º Compete à Coordenação de Finanças - CFIN, a obrigatoriedade de conciliar os saldos contábeis com os levantamentos previstos no caput, promovendo os devidos ajustes contábeis, cabendo-lhe, ainda, a conciliação contábil e os ajustes das demais contas patrimoniais existentes ao final do exercício, de acordo com o princípio contábil da oportunidade, objetivando a fidedignidade e consistência das informações sobre o patrimônio da Instituição.

§ 1º As diferenças apuradas serão objeto de medidas administrativas a serem adotadas pela Gerência Geral para a devida regularização, bem como de notas explicativas a serem anexadas ao processo de prestação de contas anual.

§ 2º Os levantamentos previstos no caput, bem como a relação de bens em almoxarifado, móveis e imóveis, serão encaminhados à CFIN até o dia 05 de janeiro de 2015, ainda que não haja saldo, sendo as diferenças justificadas em notas explicativas.

Art. 4º As despesas relativas a obras e instalações serão empenhadas com recursos do orçamento vigente somente no montante das parcelas que serão integramente realizadas dentro do exercício financeiro de 2014.

§ 1º As parcelas relativas às medições referentes ao mês de dezembro de 2014 serão empenhadas por estimativa.

§ 2º As parcelas a serem realizadas nos exercícios futuros correrão por conta dos orçamentos dos respectivos exercícios.

Art. 5º O prazo limite para solicitação de Abertura de Créditos Adicionais, Portarias, Instruções e Ordens de Serviços de Alterações do Quadro de Detalhamento de Despesa, será o dia 20 de novembro de 2014.

Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no caput as despesas referentes a pessoal e encargos sociais, estagiários, outros benefícios assistenciais, sentenças judiciais, diárias, obras de caráter emergencial e obrigações provenientes de determinações judiciais.

Art. 6º As Notas de Empenho serão emitidas até o dia 10 de dezembro de 2014, salvo as despesas excepcionadas no parágrafo único do art. 5º.

Art. 7º As despesas empenhadas e não liquidadas no corrente exercício serão inscritas em Restos a Pagar Não Processados, por fonte de recursos, até o limite das disponibilidades financeiras apuradas, depois de descontado o montante inscrito em Restos a Pagar Processados.

Parágrafo único. As despesas empenhadas e não liquidadas no exercício de 2014 que não se enquadrem na situação prevista no caput, deverão ter os empenhos anulados até o dia 07 de janeiro de 2015, podendo ser empenhadas à conta do Orçamento de 2015, após análise da CFIN.

Art. 8º Não serão concedidos Suprimentos de Fundos para aplicação no mês de dezembro de 2014.

§ 1º Os Suprimentos de Fundos concedidos para aplicação no mês de novembro de 2014 deverão ter suas prestações de contas apresentadas até o dia 10 de dezembro de 2014.

§ 2º Os saldos dos Suprimentos de Fundos serão depositados até o dia 05 de dezembro de 2014, cabendo a CFIN efetuar o devido registro contábil até o dia 12 de dezembro de 2014.

Art. 9º O prazo limite para pagamento de despesas no corrente exercício será até às 19 horas do dia 16 de dezembro de 2014, excetuando-se as despesas com a folha de pagamento de pessoal e estagiários.

Parágrafo único. O prazo para pagamento das despesas excetuadas no caput será até às 18 horas do dia 18 de dezembro de 2014 e as respectivas Relações Externas – RE’s serão apresentadas ao banco no dia 19 de dezembro de 2014.

Art. 10. A data limite para recebimento de material de consumo e permanente, pelo Serviço de Material - SMAT será o dia 10 de dezembro de 2014.

Parágrafo único. As unidades administrativas só poderão emitir Ordem de Fornecimento cuja entrega não ultrapasse a data limite disposta no caput deste artigo.

Art. 11. As Notas Fiscais deverão ser encaminhadas à CFIN, para liquidação, até o dia 12 de dezembro de 2014.

Art. 12. As requisições de material para o mês de janeiro de 2015, ao SMAT, deverão ser enviadas através do sistema de Controle de Pedidos até o dia 10 de dezembro, devendo a entrega ser efetuada a partir do dia 07 de janeiro de 2015.

Art. 13. O Serviço de Material - SMAT e o Serviço de patrimônio - SPAT executarão apenas atividades internas no período de 20 de dezembro de 2014 a 07 de janeiro de 2015, para realização do inventário anual.

Art. 14. Ficam vedadas as movimentações de bens, inclusive baixas, no período mencionado no art. 13.

Art. 15. Os casos excepcionais que divergirem das datas estipuladas nesta Portaria, serão analisados pela Gerência Geral, ficando facultado à Administração, desde que devidamente motivado, o deferimento de realização de despesa e de efetivação de recebimento ou entrega de materiais.

Art. 16. Os inventários de bens móveis, imóveis e materiais de consumo existentes no MPES em 31 de dezembro de 2014 serão entregues na CFIN até o dia 05 de janeiro de 2015, para os devidos lançamentos contábeis.

Art. 17. Compete ao Procurador Geral de Justiça, constituir, até 14 de novembro de 2014, as comissões de Prestações de Contas necessárias, observando o conhecimento técnico específico, para promoverem o levantamento completo referente às dívidas constantes dos grupos do Passivo Circulante e Passivo Não Circulante, e procederem aos inventários físicos e contábeis dos bens móveis, imóveis, intangíveis e materiais em almoxarifado, tendo como data base, para efeito da apuração dos dados, o dia 31 de dezembro de 2014.

§ 1º Os inventários físicos e contábeis a que se refere o caput contemplam também os bens em poder de terceiros e os bens de terceiros em poder do órgão ou entidade, e servirão de base para elaboração dos inventários, resumos de inventários e demonstrativos analíticos exigidos pela IN TC n° 28/2013.

§ 2º Os saldos contábeis existentes nas contas contábeis 123110999 - OUTROS BENS MÓVEIS, 123210198 - OUTROS IMÓVEIS DE USO ESPECIAL, 123210399 - OUTROS IMÓVEIS DE USO COMUM DO POVO e 123219999 - OUTROS BENS IMOVEIS deverão ser objeto de análise objetivando sua identificação e transferência para contas específicas que identifiquem o grupo e classe de bens a qual pertencem, devendo estas contas estar zeradas no encerramento do exercício de 2014.

Art. 18. O fechamento contábil, financeiro e patrimonial relativo ao exercício de 2014 será realizado pela CFIN, devendo os relatórios anuais finais ser encaminhados à Assessoria de Controle Interno - ASCI até o dia 27 de fevereiro de 2015, observando o § 4º do art. 135 da Resolução TCE/ES nº 261/2013.

Art. 19. A ASCI terá até o dia 10 de março de 2015 para recomendar à CFIN, quaisquer ajustes nos demonstrativos ou notas explicativas.

Art. 20. Recebidas as recomendações da ASCI, a CFIN terá até o dia 17 de março de 2015 para finalizar os trabalhos e encaminhar os demonstrativos ao Controle Interno para emissão de parecer conclusivo.

Art. 21. O descumprimento dos prazos fixados nesta Portaria implicará a responsabilidade do servidor encarregado pela informação, no âmbito de sua área de competência.

Art. 22. São pessoalmente responsáveis pelo cumprimento de todas as normas estabelecidas nesta Portaria, os Gerentes de Coordenação e os servidores das unidades a eles vinculados.

Art. 23. Ficam os titulares da Gerência Geral, Coordenação de Finanças e Coordenação Administrativa, autorizados a definirem outros prazos tecnicamente necessários ao encerramento do exercício, nos casos emergenciais.

Art. 24. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 12 de novembro de 2014.

EDER PONTES DA SILVA

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 13/11/2014 e republicado com alteração em 14/11/2014.