PORTARIA PGJ Nº 413, DE 15 DE MAIO DE 2023.

(Alterada pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

Texto compilado

Institui e regulamenta o Sistema de Protocolo Eletrônico no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.

A PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais que lhe são conferidas pelo art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95, de 28 de janeiro de 1997, e

CONSIDERANDO o princípio da eficiência insculpido no art. 37 da Constituição da República;

CONSIDERANDO a relevância de facilitar continuamente o acesso da(o) cidadã(ão) e das instituições públicas e privadas às instâncias extrajudicial e administrativa do MPES;

CONSIDERANDO as vantagens da utilização dos meios eletrônicos para a elaboração e a tramitação de procedimentos extrajudiciais e administrativos com segurança, transparência e economicidade, aumentando a produtividade e a celeridade no atendimento das demandas ministeriais;

CONSIDERANDO a necessidade de ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação, propiciando a satisfação do público usuário;

CONSIDERANDO a importância de promover a atuação integrada com os setores público e privado e com a sociedade civil, mediante a implementação de rotinas de trabalho eficientes que potencializa a estratégia institucional e sua governança, em prol da sustentabilidade;

CONSIDERANDO a necessidade de definir os requisitos que devem ser observados para recebimento de documentos, físicos e eletrônicos no âmbito do MPES;

CONSIDERANDO o teor do Procedimento Sei! 19.11.0060.0009270/2022-24,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir e regulamentar o Sistema de Protocolo Eletrônico no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MPES.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º O protocolo de documentos e mídias de naturezas extrajudicial e administrativa, recebidos pelo MPES, obedecerá às diretrizes estabelecidas nesta Portaria e na legislação vigente, em especial a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018).

Art. 3º São objetivos desta Portaria:

I - promover agilidade, segurança, transparência e economicidade, utilizando os meios eletrônicos para a realização da missão institucional;

II - ampliar a sustentabilidade ambiental, com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e

III - facilitar o acesso às instâncias administrativa e extrajudicial.

CAPÍTULO II

DO PROTOCOLO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Art. 4° Os documentos eletrônicos serão recebidos no Sistema de Protocolo Eletrônico, por meio do endereço https://protocolo.mpes.mp.br, disponível também no site do MPES.

§ 1° O Sistema de Protocolo Eletrônico será o canal obrigatório para entrada de documentos oriundos de entidades, órgãos públicos e demais pessoas jurídicas, seus(suas) representantes ou advogadas(os).

§ 2º Para pessoas físicas, a utilização do Sistema de Protocolo Eletrônico será facultativa, sendo mantido para a(o) cidadã(o) o protocolo de forma presencial nas unidades ministeriais, salvo quando representada por advogada(o) constituída(o) nos autos.

§ 3º O Sistema de Protocolo Eletrônico não deverá ser utilizado para demandas de atribuição da Ouvidoria.

§ 4º O uso do e-mail institucional não será considerado como canal de protocolo eletrônico para recebimento de documentos oficiais.

§ 4º O e-mail institucional não será considerado canal de protocolo eletrônico para recebimento de documentos oficiais, exceto nas hipóteses de plantão ministerial, nos termos do art. 17-B desta Portaria. (Redação dada pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

Art. 5º Os documentos recebidos por meio do Protocolo Eletrônico do MPES devem ser tratados mediante uso de solução de tecnologia da informação destinada a tal finalidade, conforme requisitos inerentes à gestão documental, à integridade e à segurança da informação, em especial no que tange à confidencialidade, em consonância com normativos específicos.

Art. 6º São requisitos necessários para o encaminhamento de documentos pelo Sistema de Protocolo Eletrônico:

I - a identificação da(do) remetente, contendo CPF, nome completo, e-mail, telefone e endereço;

II - a identificação da(do) representada(o), quando houver, contendo CPF ou CNPJ e nome do representada(o);

III - a informação de que se trata de uma nova demanda destinada ao MPES ou se será complementação de um auto em andamento;

IV - a indicação da unidade do MPES a que se destina o auto;

V - breve relato do fato;

VI - a aceitação do termo de veracidade das informações fornecidas;

VII - a inserção de pelo menos um arquivo eletrônico, dentre os tamanhos e extensões permitidos.

Art. 7º O Sistema de Protocolo Eletrônico emitirá comprovante, que será encaminhado, automaticamente, via e-mail, à(ao) remetente.

§ 1º O comprovante conterá as seguintes informações:

I - identificação da(o) responsável pelo protocolo;

II - identificação da(o) representada(o), quando houver;

III - número de protocolo gerado;

IV - link que permite o acompanhamento do andamento dos autos;

V - link e código que permitem consulta do conteúdo e validação dos documentos, contendo data e hora de entrada no Sistema de Protocolo Eletrônico.

§ 2º São tempestivos os documentos transmitidos pelo protocolo via internet até as 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia do prazo processual ou normativo.

Art. 8º São de exclusiva responsabilidade da(o) usuária(o) remetente:

I - equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;

II - edição dos documentos enviados em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas no Anexo;

III - inclusão das íntegras dos arquivos em ordem, de forma inteligível; e

IV - o acompanhamento da divulgação, no site do MPES, dos períodos em que o protocolo eletrônico não estiver em funcionamento, em decorrência de eventual indisponibilidade técnica do serviço.

Parágrafo único. Não serão analisados documentos ilegíveis ou que não estejam em conformidade com o inciso III do caput deste artigo

Art. 9º O Sistema de Protocolo Eletrônico funcionará 24 (vinte e quatro) horas por dia, 7 (sete) dias por semana, ressalvada a ocorrência de eventuais indisponibilidades técnicas do serviço ou períodos de manutenção.

§ 1º A não obtenção de acesso ao site do MPES, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados, não-imputáveis à falha do Serviço de Protocolo Eletrônico do MPES, não servirão de escusa para o descumprimento dos prazos legais.

§ 2º Não é considerada indisponibilidade técnica a impossibilidade de acesso ao protocolo eletrônico no site do MPES que decorrer de falha nos equipamentos ou soluções de Tecnologia da Informação das(os) usuárias(os) ou, ainda, de conexões com a Internet.

Art. 10. Constatada a indisponibilidade técnica do Sistema de Protocolo Eletrônico pela Coordenação de Informática, a(o) Gerente da Coordenação deverá emitir certidão de indisponibilidade assinada digitalmente, a ser veiculada no site do MPES.

Parágrafo único. A ocorrência da indisponibilidade técnica do Sistema de Protocolo Eletrônico, devidamente certificada e veiculada no portal do MPES, quando verificada no último dia do prazo para a prática de ato processual, implicará prorrogação automática do respectivo prazo para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

CAPÍTULO III

DO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS FÍSICOS

Art. 11. As Unidades do MPES não receberão os documentos físicos provenientes de entidades, órgãos públicos e demais pessoas jurídicas, suas(seus) representantes ou advogadas(os), entregues de forma presencial ou encaminhados via postal ao MPES.

Art. 11. As unidades do MPES não receberão os documentos físicos provenientes de entidades, órgãos públicos e demais pessoas jurídicas, suas(seus) representantes ou advogadas(os), entregues de forma presencial ou encaminhados via postal ao MPES, salvo nas hipóteses expressamente previstas no art. 17-A desta Portaria. (Redação dada pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

§ 1 Os documentos encaminhados via postal não serão recebidos.

§ 2º As mídias entregues de forma presencial ou via postal somente serão aceitas nos casos em que os documentos digitais não possuam formatos compatíveis com o canal eletrônico, podendo ser restituídas ao interessado após recebido e registrado em sistema oficial do MPES.

Art. 12. Os documentos em papel recebidos pelo MPES serão convertidos para o meio eletrônico pelo setor de protocolo da unidade organizacional e restituídos à(ao) interessada(o), exceto quando o original não possa ser restituído por força de legislação específica.

Art. 12. Os documentos em papel recebidos pelo MPES serão convertidos para o meio eletrônico pelo setor de protocolo da unidade organizacional e restituídos à(ao) interessada(o), exceto: (Redação dada pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

I - quando o original não possa ser restituído por força de legislação específica; 

II - nas hipóteses previstas no art. 17-A desta Portaria. 

§ 1º O disposto no caput se aplica aos documentos referentes a procedimentos físicos ou eletrônicos.

§ 2º Cabe à(ao) interessada(o) a preservação dos originais restituídos enquanto perdurar o prazo legal pertinente.

§ 3º O setor   responsável   pelo   protocolo   entregará   à(ao) remetente   comprovante de recebimento de documento em papel, no qual constará aviso sobre a responsabilidade de guarda dos originais.

§ 4º Os expedientes cuja digitalização não possa ser realizada, por motivo técnico, ou, ainda, não deva ser realizada, por motivo de interesse público, tramitarão, de modo justificado, em meio físico e serão arquivados conforme Tabelas de Temporalidade do MPES.

§ 5° Os documentos sigilosos deverão ser registrados e digitalizados pela área responsável pela abertura do envelope ou invólucro do documento.

§ 6º Os documentos eletrônicos digitalizados, após certificação, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

Art. 13. A digitalização e a restituição do documento em papel poderão ser feitas, excepcionalmente, em momento posterior à protocolização, desde que seja dado o recibo à(ao) interessada(o).

§ 1º Os documentos cuja digitalização e restituição não forem imediatas ficarão disponíveis para retirada pelo prazo de 10 (dez) dias corridos, a contar da data de recebimento no MPES.

§ 2º O recibo de que trata o caput deverá notificar a(o) interessada(o) acerca do prazo para restituição dos originais, conforme previsto no parágrafo anterior.

Art. 14. Os documentos não retirados na forma do art. 13 serão tratados da seguinte forma:

I - os originais serão arquivados conforme os instrumentos arquivísticos do MPES; e

II - as cópias simples poderão ser descartadas sumariamente após a digitalização.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS (Redação dada pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

Art. 14-A. As comunicações de prisão em flagrante e de cumprimento de mandado prisional devem ser encaminhadas, respectivamente, à Promotoria de Justiça natural (local do fato) e à Promotoria de Justiça vinculada ao juízo expedidor do mandado, por meio do Sistema de Protocolo Eletrônico, inclusive em dias não úteis. (Dispositivo incluído pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

Parágrafo único. Na hipótese de infração penal praticada nos Municípios de Cariacica, Serra, Vila Velha ou Vitória, as comunicações dos autos de prisão em flagrante delito e do cumprimento de mandados prisionais deverão ser encaminhadas, via Protocolo Eletrônico, à Promotoria de Justiça Regional de Investigação Criminal e Controle Externo da Atividade Policial, exceto quando houver cargo com atribuição especializada, como nos casos de Crimes Dolosos contra a Vida, Violência Doméstica e Familiar contra Mulher, contra o meio ambiente, Auditoria Militar e termos circunstanciados. (Dispositivo incluído pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

Art. 15. As cópias eletrônicas ou físicas de documentos recebidos pelo MPES terão presunção de veracidade, sendo a apresentação do original exigida da(o) remetente, caso exista dúvida quanto à autenticidade ou em decorrência de previsão legal.

Art. 16. Compete à(ao) usuária(o) a guarda e conservação dos documentos em papel ou mídia digital até o trânsito em julgado do processo eletrônico.

Art. 17. O uso indevido do disposto nesta Portaria fica sujeito à apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Art. 17-A. Até a implementação do Processo Judicial Eletrônico Criminal - PJe Criminal em todos os municípios do Estado do Espírito Santo, os inquéritos policiais, os termos circunstanciados e as medidas cautelares provenientes das Polícias Civil, Militar e Federal não serão recebidos por meio do Sistema de Protocolo Eletrônico do MPES, apenas em formato físico. (Dispositivo incluído pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

Art. 17-B. Ressalvada a hipótese do art. 14-A, durante o cumprimento do plantão ministerial, não se aplica o Sistema de Protocolo Eletrônico previsto nesta Portaria, observando-se o disposto nas Portarias PGJ nº 7.255, de 8 de julho de 2019, e nº 7.256, de 8 de julho de 2019. (Dispositivo incluído pela Portaria PGJ nº 494, de 22 de junho de 2023)

Art. 18. Os casos omissos serão dirimidos pela Procuradora-Geral de Justiça.

Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, exceto o § 1º do art. 4º desta Portaria que passa a vigorar 90 (noventa) dias após a sua publicação.

Vitória, 15 de maio de 2023.

LUCIANA GOMES FERREIRA DE ANDRADE

PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Dimpes de 16/05/2023.

ANEXO

Formatos permitidos e tamanhos máximos de arquivos suportados pelo Protocolo Eletrônico do MPES

TIPO	EXTENSÕES	TAMANHO (EM MB)
Áudio	Mp3	10
Vídeo	Ogg, mp4	10
Imagem	PDF	3
Prestação de contas das fundações	Dpc$	10
Anotação geográfica dos mapas	Klm	10

Os documentos apresentados em mídia digital deverão ser salvos em arquivos individualizados, separados por tipo de documento, nomeados de acordo com seu conteúdo e dispostos na ordem cronológica dos eventos do processo.

Os arquivos deverão estar no formato "PDF" pesquisável, sem qualquer tipo de restrição de arquivo PDF, como senhas, respeitando o tamanho máximo. Caso o arquivo ultrapasse esse limite, deverá ser dividido em tantos quantos forem necessários, com identificação sequencial, como por exemplo: peticao_parte 1, peticao_parte 2 e etc.

O layout da página digitalizada deverá estar no formato retrato ou paisagem para leitura, sem necessidade de utilização do recurso "girar visualização".

A resolução de digitalização deverá ser de até 300dpi.

A digitalização deverá ser feita em preto e branco, admitindo-se tons de cinza, nos casos em que sua visualização assim justifique.

Os arquivos deverão estar livres de vírus ou ameaças.