PORTARIA-N Nº 09, DE 17 DE AGOSTO DE 1998

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO no uso de suas atribuições legais, e com base no art. 2º, inciso VIII da Lei Complementar nº 95, de 28 de janeiro de 1997,

CONSIDERANDO a necessidade de criar uma estrutura de suporte para o funcionamento dos Centros de Apoio Operacional e Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional;

CONSIDERANDO a necessidade de racionalizar serviços e otimizar o uso de equipamentos existentes nos Centros e a redução dos custos operacionais;

CONSIDERANDO a necessidade de criar uma coordenação para os centros a fim de liberar os dirigentes das atividades-meio para maior dedicação as atividades-fim;

CONSIDERANDO que o Comitê de Dirigentes na reunião do dia 10 de agosto de 1998 aprovou o Regimento Interno Setorial da Secretaria Executiva dos Centros de Apoio Operacional,

RESOLVE:

Art. 1º Aprovar o REGIMENTO INTERNO SETORIAL DA SECRETARIA EXECUTIVA dos Centros de Apoio Operacional, na forma do anexo único.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Vitória, 17 de agosto de 1998

JOSÉ ADALBERTO DAZZI

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 31/08/1998

Anexo único - REGIMENTO INTERNO SETORIAL DA SECRETARIA EXECUTIVA

1 DO CONCEITO

O Regimento Interno determina e distribui as atividades da Secretaria Executiva dos Centros de Apoio Operacional.

2 DA ORGANIZAÇÃO

2.1 A Secretaria dos Centros de Apoio Operacional é uma unidade administrativa de natureza meio subordinada a Coordenação Geral dos Centros.

2.2 Possui uma estrutura informal com divisão de atividades e tarefas entre os ocupantes dos postos de serviço.

2.3 A Secretaria tem como gerência o ocupante de Secretário de Apoio.

2.4 A Secretaria deve atender também, até a implantação total da nova estrutura organizacional, o Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional.

2.5 A concentração das atividades de apoio dos Centros em uma mesma Secretaria tem a finalidade de racionalizar os serviços, reduzir custos e criar uma gerência única para atender e executar as atividades meio de suporte.

2.6 Os equipamentos ficam, também, centralizados na Secretaria para racionalizar o uso.

2.7 Os Dirigentes passam o serviço para o Secretário de Apoio, ficando este responsável pela execução.

3 DAS FUNÇÕES GERAIS DA SECRETARIA EXECUTIVA

Compete a Secretaria Executiva, de forma geral, as seguintes funções:

I - assessorar os Dirigentes de acordo com a sua especialidade;

II - organizar as atividades da Secretaria e promover o seu funcionamento;

III - agendar os compromissos dos Dirigentes;

IV - cuidar da datilografia e digitação dos documentos e expedientes em geral;

V - receber, recepcionar e encaminhar visitantes, autoridades e o público interno e externo;

VI - tomar providências para viagens, reservas, diárias e prestação de contas para os Dirigentes e Técnicos;

VII - secretariar reuniões;

VIII - receber, analisar, registrar, controlar e distribuir documentos, processos e expedientes enviados a unidade;

IX - receber e fazer ligações;

X - providenciar publicações de atos;

XI - manter atualizados os arquivos da Secretaria Executiva;

XII - desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas.

4 DAS FUNÇÕES ESPECÍFICAS

4.1 DO COORDENADOR DOS CENTROS DE APOIO

4.1.1 DAS CARACTERÍSTICAS DA FUNÇÃO

4.1.1.1 O Coordenador dos Centros é escolhido entre seus pares por um período de no mínimo um ano, observado rodízio obrigatório entre os Dirigentes.

4.1.1.2 A Coordenação dos Centros é exercida cumulativamente com as funções de Dirigente do Centro.

4.1.1.3 A escolha do Coordenador pode ser feita por eleição ou por escolha em reunião dos Dirigentes dos Centros.

4.1.2 DA FINALIDADE DA FUNÇÃO

Planejar, organizar, coordenar, supervisionar e controlar as atividades da Secretaria Executiva e da Biblioteca, e articular as ações dos Centros de Apoio Operacional.

4.1.3 DAS ATRIBUIÇÕES

Compete ao Coordenador dos Centros de Apoio Operacional:

4.1.3.1 Coordenar e articular as atividades dos Centros de Apoio Operacional.

4.1.3.2 Representar os Centros em assuntos de interesse geral.

4.1.3.3 Prover os meios necessários para os trabalhos dos Centros, da Secretaria e da Biblioteca.

4.1.3.4 Dirimir dúvidas relativas aos trabalhos da Secretaria e da Biblioteca.

4.1.3.5 Distribuir os trabalhos entre os integrantes da Secretaria e da Biblioteca.

4.1.3.6 Controlar os prazos e cobrar providências, relativas à Coordenadoria.

4.1.3.7 Preparar em conjunto com os Dirigentes o Plano de Trabalho dos Centros de Apoio Operacional.

nodas atribuições específicas de cada Centro de Apoio Operacional.

4.1.3.9 Desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas pelo Comitê de Dirigentes.

4.2 DO SECRETÁRIO DE APOIO

4.2.1 DAS CARACTERÍSTICAS DO CARGO

4.2.1.1 É um cargo de confiança que tem como requisitos profissionais para o seu ocupante:

I - formação de nível superior, preferencialmente, na área de Administração;

II - um ano de efetivo exercício em função compatível com o cargo;

III - saber atender ao público;

IV - ter conhecimentos de direito administrativo;

V - conhecer a estrutura organizacional e o funcionamento da Instituição, suas rotinas e procedimentos;

VI - conhecer a legislação que rege a Instituição e os servidores públicos;

VII - ter facilidade de relacionamento e boa comunicação;

VIII - ter formação de gerência;

IX - ser educado e discreto nas suas ações;

X - saber operar computadores e softwares básicos;

XI - saber digitação;

XII - ter conhecimento básico de inglês.

4.2.2 DAS ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO DE APOIO

4.2.2.1 Gerenciar as atividades da Secretaria Executiva.

4.2.2.2 Assessorar a chefia nos assuntos administrativos.

4.2.2.3 Organizar, coordenar, supervisionar, controlar e avaliar as atividades da Secretaria e promover o seu funcionamento.

4.2.2.4 Elaborar a agenda da chefia.

4.2.2.5 Cuidar da datilografia, digitação e conferência.

4.2.2.6 Recepcionar, selecionar e encaminhar o público, conforme o assunto, às unidades específicas.

4.2.2.7 Prestar informações para o público interno e externo.

4.2.2.8 Secretariar reuniões e elaborar atas quando designado.

4.2.2.9 Receber, analisar, registrar, controlar e distribuir documentos, processos, correspondências e expedientes enviados à unidade.

4.2.2.10 Receber e fazer ligações

4.2.2.11 Elaborar, conferir e providenciar publicação de atos.

4.2.2.12 Minutar expedientes.

4.2.2.13 Realizar o controle do serviço.

4.2.2.14 Receber, controlar e acompanhar os processos enviados para a unidade.

4.2.2.15 Solicitar o material necessário para o desempenho das funções.

4.2.2.16 Cumprir as normas e os procedimentos administrativos.

4.2.2.17 Cuidar do transporte da chefia e dos visitantes quando necessário.

4.2.2.18 Providenciar a estadia para visitantes quando necessário.

4.2.2.19 Tomar as providências para viagens, reservas e diárias.

4.2.2.20 Auxiliar nos serviços de cerimonial quando solicitado.

4.2.2.21 Organizar e manter atualizados os arquivos.

4.2.2.22 Elaborar o cronograma de uso do veículo à disposição do Centro de Apoio Operacional da Infância e Juventude.

4.2.2.23 Controlar a frequência dos servidores e estagiários localizados na Secretaria.

4.2.2.24 Supervisionar as tarefas de limpeza, do café e do serviço de rua e de entrega.

4.2.2.25 Compilar o relatório de atividades dos Centros de Apoio Operacional, inclusive com dados estatísticos.

4.2.2.26 Desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas.

4.3 DOS ESTAGIÁRIOS

4.3.1 DO ESTAGIÁRIO DE NÍVEL MÉDIO

São três estagiários, sendo:

4.3.1.1 TAREFAS ADMINISTRATIVAS: dois estagiários, um para a parte da manhã e outro para a parte da tarde, para desempenhar as seguintes tarefas:

I - efetuar entregas de documentos e expedientes em geral;

II - fazer serviços de rua;

III - executar serviços de datilografia e digitação;

IV - operar máquina de xerox e de fax;

V - atender e realizar ligações;

VI - desempenhar outras tarefas determinadas pelo Secretário.

4.3.1.1 TAREFAS DE INFORMÁTICA: um estagiário para:

I - operar o sistema de informática;

II - executar a digitação e a emissão de relatórios;

III - operar máquina de xerox e de fax;

IV - fazer outros atendimentos;

V - desempenhar outras tarefas determinadas pelo Secretário.

4.3.2 DO ESTAGIÁRIO DE NÍVEL SUPERIOR

São dois, sendo para cada área:

4.3.2.1 ÁREA DE BIBLIOTECONOMIA: compete as seguintes atividades:

I - operar o sistema de banco de dados de legislação;

II - atualizar o banco de dados de legislação;

III - providenciar cópias e efetuar a distribuição de legislação;

IV - acompanhar as publicações legais;

V - desempenhar outras tarefas determinadas pelo Secretário;

VI - realizar pesquisas.

4.3.2.2 ÁREA DE DIREITO: compete as seguintes atividades:

I - realizar pesquisas;

II - atualizar o banco de dados;

III - digitar ou datilografar documentos;

IV - apoiar os Dirigentes no desempenho de suas funções;

V - desempenhar outras tarefas determinadas pelo Secretário.

4.4 DO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO DE PROJETOS

Compete as seguintes atribuições:

4.4.1 Elaborar projetos por solicitação dos Dirigentes na sua área de especialização.

4.4.2 Assessorar os Dirigentes e outros órgãos em assuntos de sua especialidade, quando designado.

4.4.3 Discutir os projetos efetuando alterações e complementações quando necessário.

4.4.4 Coordenar a implantação, acompanhar, controlar e avaliar os resultados.

4.4.5 Representar os Dirigentes quando por estes designado.

4.4.6 Desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas pelos Dirigentes e pelo Coordenador.

4.5 DO RESPONSÁVEL PELA CAPTAÇÃO DE RECURSOS

4.5.1 Elaborar projetos por solicitação dos Dirigentes na sua área de especialização.

4.5.2 Assessorar os Dirigentes e outros órgãos em assuntos de sua especialidade, quando designado.

4.5.3 Discutir os projetos efetuando alterações e complementações quando necessárias.

4.5.4 Coordenar a implantação, acompanhar e avaliar os resultados.

4.5.5 Representar os Dirigentes quando designado.

4.5.6 Desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas pelos Dirigentes e pelo Coordenador.

4.6 DO RESPONSÁVEL PELA LEITURA E SELEÇÃO DE LEIS, NOTÍCIAS E DADOS DO INTERESSE DE TODOS OS CENTROS OPERACIONAIS

Compete as seguintes atribuições:

4.6.1 Efetuar a leitura diária dos diários oficiais da União e dos Estados.

4.6.2 Efetuar a leitura diária dos jornais do Estado, dos outros Estados, dos Municípios para coletar notícias de interesse de todos os Centros.

4.6.3 Efetuar o recorte ou o registro em arquivo apropriado.

4.6.4 Selecionar o material necessário, providenciar as cópias e encaminhamento aos órgãos.

4.6.5 Efetuar a divulgação de informações e dados aos órgãos específicos.

4.6.6 Manter o cadastro de órgãos e endereços atualizados.

4.6.7 Manter o arquivo de legislação rigorosamente em dia.

4.6.8 Controlar os prazos de assinaturas.

4.6.9 Desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas pela Coordenação.

5 DA BIBLIOTECA

5.1 DA ORGANIZAÇÃO

A Biblioteca é uma unidade organizacional de suporte aos Centros de Apoio Operacional, subordinada a Coordenação dos Centros de Apoio, tendo como titular e responsável o Bibliotecário, e como subordinados os ocupantes dos postos de trabalho.

5.2 DA FINALIDADE

5.3 DAS ATRIBUIÇÕES

5.3.1 Conservar o acervo de acordo com as técnicas apropriadas.

5.3.2 Atualizar o acervo.

5.3.3 Operar o sistema informatizado de legislação.

5.3.4 Efetuar pesquisas bibliográficas sobre legislação, doutrina e jurisprudência.

5.3.5 Providenciar cópia em papel ou disquete quando solicitado.

5.3.6 Divulgar os títulos do acervo.

5.3.7 Promover campanhas de incentivo à leitura.

5.3.8 Solicitar a compra de material para o acervo que seja de interesse do MPES.

5.3.9 Elaborar projetos de melhoria do trabalho da Biblioteca.

5.3.10 Desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas.