ATO CONJUNTO Nº 001, DE 29 DE ABRIL DE 2013
EMENTA: Dispõe sobre a implantação de medidas administrativas para aperfeiçoar e qualificar a fiscalização das atividades dos notários e oficiais de registro, a cargo dos juízes de direito com competência em registros públicos, e dá outras providências.
O Corregedor‐Geral da Justiça, Desembargador CARLOS HENRIQUE RIOS DO AMARAL, a Corregedora‐Geral do Ministério Público, Procuradora de Justiça MARIA DA PENHA MATTOS SAUDINO, o Corregedor‐Geral da Defensoria Pública, Defensor Público GUSTAVO COSTA LOPES, no exercício das atribuições legais e normativas que lhes competem,
CONSIDERANDO que os notários e oficiais de registro atuam, em caráter privado, por delegação do Poder Público (art.236, caput, da Constituição Federal);
CONSIDERANDO que o §1º, do art. 236, da Constituição Federal, atribui ao Poder Judiciário a fiscalização das atividades dos serviços extrajudiciais;
CONSIDERANDO que as atividades dos notários e oficiais de registro são indispensáveis à cidadania;
CONSIDERANDO caber ao Ministério Público a defesa da ordem jurídica e dos interesses sociais e individuais indisponíveis;
CONSIDERANDO caber à Defensoria Pública atuar na orientação e defesa, em todos os graus, dos necessitados, na forma do art. 5º, LXXIV, da Constituição Federal;
CONSIDERANDO que, por iniciativa legislativa do Poder Executivo, o Poder Legislativo Estadual instituiu, por meio das Leis Complementares n.º 307/2012 e 682/2013, respectivamente, o Fundo de Aparelhamento da Defensoria Pública e o Fundo Especial do Ministério Público, destinando percentual dos emolumentos devidos pelos atos executados nos serviços extrajudiciais, ao Ministério Público e à Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo;
CONSIDERANDO que a atividade notarial e registral, ainda que executada no âmbito das serventias extrajudiciais privadas, constitui, em decorrência de sua própria natureza, função revestida de estatalidade, sujeitando‐se, assim, a um estrito regime de direito público;
CONSIDERANDO a gravidade das irregularidades constatadas por meio das correições ordinárias e inspeções no funcionamento de inúmeras serventias do foro extrajudicial capixaba;
RESOLVEM:
Art. 1º O Juiz de Direito, com jurisdição em registros públicos, efetivará, no prazo de até 45 (quarenta e cinco) dias da publicação deste Ato Conjunto, visita inspecional em todas as serventias extrajudiciais que estejam sob sua jurisdição.
Parágrafo único. O Juiz de Direito convidará o Promotor de Justiça e o Defensor Público, com atribuição em registros públicos, para acompanharem a visita inspecional.
Art. 2º Nos trabalhos inspecionais, a serem consumados, obrigatoriamente, nas dependências da serventia extrajudicial, o Juiz de Direito inspecionante fiscalizará, além dos deveres dos notários e oficiais de registro dispostos no art. 30, da Lei 8.935/94 e nos arts. 544 e 545, do Código de Normas da CGJES, especialmente:
I - Se as instalações físicas do imóvel são adequadas para funcionar como sede de serventia extrajudicial, dispondo de bom estado de conservação e higiene, além de devidamente sinalizadas, proporcionando bom atendimento aos usuários, com proteção à saúde e segurança dos mesmos;
II - Se o notário ou oficial do registro titular ou interino efetiva a guarda e manutenção dos livros e documentos do acervo da serventia com segurança, conforme disposto no art. 3º, da Lei n.º 8.935/94;
III - Se há cópias de segurança do acervo, assim como das providências adotadas para cumprimento da Recomendação n.º 09, da Corregedoria Nacional da Justiça, assim como dos artigos 532, 533 e 534, do Código de Normas da CGJES;
IV - Se o imóvel se encontra localizado em áreas sujeitas à ocorrência de alagamentos, incêndio, umidade e infiltrações;
V - Se o horário de funcionamento das serventias extrajudiciais, das 09h00 às 18h00, conforme disposto no art. 531 do Código de Normas da CGJES, é observado;
VI - Se o imóvel no qual funciona a serventia oferece acessibilidade às pessoas com deficiência, lactantes, grávidas e idosos;
VII - Se o espaço destinado ao atendimento ao público é adequado ao quantitativo de usuários que procuram os serviços prestados pela serventia, dispondo, em especial, de cadeiras estofadas, balcão especial para pessoas com deficiência, bebedouro e climatização;
VIII - Se os prepostos dispõem de ambiente de trabalho salubre, com uso de mobiliário ergonomicamente adequado, equipamentos compatíveis com o porte da serventia inspecionada e climatização;
IX - Se o quantitativo de prepostos é suficiente à prestação de serviço eficiente, seguro e célere, em conformidade com o volume de serviços da serventia;
X - Se o atendimento aos usuários se dá em tempo de espera razoável e observa eventual norma municipal que disciplina o tempo de espera nas serventias extrajudiciais;
XI - Se há distribuição de senhas para atendimento aos usuários, com a concessão de prioridade às pessoas com necessidades especiais, lactantes, grávidas e idosos, exceto na prioridade do registro, prevista em lei;
XII - Se a serventia dispõe de alvará de funcionamento expedido pelo Corpo de Bombeiros, assim como de material de segurança contra incêndios;
XIII - Se o notário ou oficial do registro titular ou interino comparece diariamente à serventia, atuando o substituto legal apenas em suas eventuais ausências ou impedimentos, conforme previsto no § 5º, do art. 20, da Lei n.º 8.935/94;
XIV - Se o escrevente substituto dispõe de capacidade técnica plena para substituir o notário ou o oficial do registro;
XV - Se o princípio da territorialidade, na prática dos atos notariais, é respeitado, conforme previsão no art. 9º, da Lei n.º 8.935/94;
XVI - Se é respeitada a vedação legal no funcionamento de sucursais do serviço, nos termos do art. 43, da Lei n.º 8.935/94);
XVII - Se o empregador é a pessoa física do delegatário, haja vista ser vedada a contratação de prepostos pela serventia, que não dispõe de personalidade jurídica;
XVIII - Se os tributos e encargos são oportunamente recolhidos, impondo‐se a apresentação de certidões negativas das Fazendas Públicas Federal, Estadual e Municipal;
XIX - Se os valores pertencentes ao FUNEPJ, FARPEN, FADESPES e do FUNEMP (Lei Complementar n.º 682/2013, com exigibilidade a partir de janeiro de 2014) são repassados até o décimo dia do mês subsequente, conforme disposto no art. 7º, da Lei Estadual n.º 6670/01, c/c art. 547 do Código de Normas, caracterizando, em tese, prática de crime de peculato e improbidade administrativa, a indevida retenção.
§ 1º O Juiz de Direito, quando a serventia for de pequeno porte, assim consideradas as que obtiveram arrecadação no ano de 2012 igual ou inferior a 30.000 VRTE´s (valor de referência do tesouro estadual) e não estiverem sediadas na sede da Comarca ou Juízo, poderá, fundamentadamente, mitigar algumas das exigências de funcionamento e infraestrutura imprescindíveis às serventias de médio e grande porte.
§ 2º Na visita inspecional prevista no art. 1º, o Juiz de Direito irá observar e preencher, obrigatoriamente, os MODELOS DE RELATÓRIOS INSPECIONAIS disponibilizados no site da CGJES e divulgado por meio do Ofício‐Circular n.º 019‐2012, publicado na edição do DJE do dia 16.03.2012, pag. 105 e segs.
Art. 3º Ao término da Inspeção, o Juiz de Direito encaminhará à Corregedoria Geral da Justiça, relatório circunstanciado, com fotos, dos trabalhos e das providências administrativas ou legais implementadas ou recomendadas nos trabalhos da visita inspecional, observado o disposto no art.3º, §5º, do Provimento CGJ n.º 037/2013.
Parágrafo único. O relatório previsto no caput deste artigo conterá item específico abordando as providências adotadas por cada serventia inspecionada, para efeito de cumprimento do disposto no art. 6º, da Recomendação n.º 09, da Corregedoria Nacional da Justiça.
Art. 4º O Juiz de Direito responsável pela visita inspecional implementará, se verificada a prática de suposta infração funcional do delegatário titular da serventia, as providências administrativas e legais previstas no Provimento CGJ n.º 037/2013, instaurando, inclusive, se cabível, procedimento administrativo disciplinar, com o afastamento preventivo do delegatário, nos termos do § 1º, do art. 35 da Lei nº 8.935/94.
§ 1º. O Juiz de Direito também encaminhará cópia do relatório previsto no art. 3º, deste Provimento, aos representantes do Ministério Público e da Defensoria Pública, com atribuição em matéria de registros públicos, da Comarca ou Juízo.
§ 2º. Recebido o relatório da autoridade judicial inspecionante, se o Promotor de Justiça constatar caber a outro órgão de execução, no âmbito do Ministério Público, a adoção das providências necessárias a tratar das irregularidades detectadas, promoverá o encaminhamento de cópias necessárias ao conhecimento do respectivo órgão, observados os regramentos administrativos próprios quanto ao registro, tramitação e prazos.
Art. 5º O Juiz de Direito imporá ao notário ou oficial de registro, quando entender necessário, sem prejuízo da eventual instauração de sindicância ou procedimento administrativo disciplinar, a adoção das providências necessárias a corrigir quaisquer irregularidades administrativas constatadas por ocasião da visita inspecional prevista no art. 1º.
Parágrafo único. O Juiz de Direito arbitrará prazo para cumprimento das providências eventualmente determinadas e fiscalizará sua implementação, caracterizando infração funcional, por parte do notário ou oficial de registro, seu descumprimento.
Art. 6º Se a visita inspecional constatar que o notário ou oficial de registro incorreu na prática de ilícito penal ou civil, o Juiz de Direito cientificará o Promotor de Justiça e/ou Defensor Público, sem prejuízo que os mesmos atuem de ofício.
Art. 7º A Assessoria de Planejamento e Fiscalização das Serventias Judiciais e Extrajudiciais da CGJES fornecerá, por requisição do Juiz de Direito, assim como do Promotor de Justiça e/ou do Defensor Público, o Relatório de Atos Praticados, atualizado desde a implantação do Selo Digital, por meio dos Provimentos n.º 26 e 40, ambos de 2011.
Parágrafo único. A autoridade judicial inspecionante fiscalizará se a serventia cumpre o disposto no art. 15, § 7º, do Provimento n.º 40/2011, com relação ao prazo para o reenvio dos Selos Digitais rejeitados.
Art. 8º As autoridades responsáveis pela edição deste Ato Conjunto constituirão Grupo de Trabalho, com um representante de cada Instituição, para acompanhar e propor medidas que possam aprimorar e otimizar os trabalhos previstos no art. 1º.
Art. 9º O presente Ato Conjunto entra em vigor na data de sua publicação.
Vitória/ES, 29 de abril de 2013.
Desembargador CARLOS HENRIQUE RIOS DO AMARAL
Corregedor‐Geral da Justiça
Procuradora de Justiça MARIA DA PENHA MATTOS SAUDINO
Corregedora‐Geral do Ministério Público do Estado do Espírito Santo
Defensor Público GUSTAVO COSTA LOPES
Corregedor‐Geral da Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo
Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 30/04/2013.