PORTARIA Nº 1527, DE 24 DE MARÇO DE 2014.

(Alterada pela Portaria PGJ nº 615, de 10 de novembro de 2020)

Disciplina a comunicação eletrônica no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, com fundamento no inciso XII, do art. 10, da Lei Complementar Estadual nº 95/1997, e

CONSIDERANDO a importância de se observar, no âmbito da administração pública, os princípios da celeridade e da economicidade;

CONSIDERANDO a redução de custos advinda da utilização das ferramentas de comunicação eletrônica em substituição ao tradicional modelo de documentos impressos e respectivas postagens ou entrega pessoal;

CONSIDERANDO que a comunicação eletrônica é um meio de interação democrático, sem prejuízo de eventual responsabilidade do usuário quanto à utilização indevida ou ilícita;

CONSIDERANDO que o correio eletrônico e o sistema de mensagem instantânea (Microsoft Lync) foram instituídos no Ministério Público do Estado do Espírito Santo com o objetivo de agilizar e facilitar a comunicação entre membros, servidores, estagiários e prestadores de serviço, no trato de questões de interesse institucional e funcional;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer e disciplinar mecanismos de controle que garantam o uso adequado da comunicação eletrônica no âmbito institucional;

CONSIDERANDO a importância, por fim, de racionalizar e aprimorar a comunicação no Ministério Público do Estado do Espírito Santo;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir, no âmbito do Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MP-ES, o serviço de correio eletrônico e o sistema de mensagem instantânea como ferramentas oficiais de comunicação eletrônica, as quais devem ser utilizadas, única e exclusivamente, para assuntos de cunho institucional e funcional.

Parágrafo único. A comunicação entre membros, servidores, estagiários e prestadores de serviço deve ocorrer, preferencialmente, por meio das ferramentas citadas no caput deste dispositivo.

CAPÍTULO I

DO ACESSO À REDE

Art. 2º A criação de contas de acesso à rede e a liberação de acesso aos sistemas de comunicação eletrônica, assim como a gestão e as orientações para operacionalização dos serviços é responsabilidade da Coordenação de Informática.

Art. 3º A criação de conta para membros, servidores e estagiários é efetuada, quando do ingresso no MPES, mediante solicitação no prazo de até 72 horas antes do início do exercício, por e-mail, da Coordenação de Recursos Humanos à Coordenação de Informática.

Art. 4º A criação de conta para prestadores de serviço é solicitada pelo gestor do contrato de prestação de serviço à Coordenação de Informática, por e-mail, até 72 horas antes do início das atividades do contratado, fazendo constar os sistemas e as pastas compartilhadas aos quais o usuário terá acesso.

Art. 5º Para criação da conta e programação do acesso aos sistemas de comunicação, devem ser informados à Coordenação de Informática:

I - nome completo;

II - cargo;

III - matrícula;

IV - validade da conta (no caso de estagiários e prestadores de serviço);

V - chefia imediata;

VI - unidade organizacional;

VII - telefone/ramal;

VIII - número do patrimônio do computador a ser utilizado;

IX - sistemas ou pastas compartilhadas a serem utilizadas;

X - permissão para utilização do e-mail institucional;

XI - permissão para utilização do sistema de mensagem instantânea.

Art. 6º A conta individual de acesso à rede institucional deve ser padronizada para todos os usuários, não podendo ser escolhida pelos mesmos.

§ 1º A conta é composta, em regra, pela letra inicial do nome do membro, servidor, estagiário ou prestador de serviço acompanhada do último sobrenome.

§ 2º Em havendo outra conta idêntica, a segunda opção deve utilizar a letra inicial do nome, acrescida da letra inicial do primeiro sobrenome e, então, do último sobrenome (ex: jrsilva).

§ 3º A Coordenação de Informática deve decidir o login a ser criado, caso a segunda opção de conta também exista.

Art. 7º A Coordenação de Recursos Humanos deve informar à Coordenação de Informática, por e-mail, a exoneração, a demissão, o fim do contrato, a aposentadoria, o falecimento ou qualquer outra forma de afastamento permanente de membros, servidores e estagiários, para cancelamento da conta no prazo de 48 horas após o efetivo desligamento.

Art. 8º É responsabilidade do gestor do contrato de prestação de serviço informar à Coordenação de Informática, por e-mail, a demissão, o fim do contrato, a aposentadoria ou o falecimento de prestadores de serviço, para cancelamento da conta no prazo de 48 horas após o efetivo desligamento.

Art. 9º A alteração de dados cadastrais de membros, servidores, estagiários e prestadores de serviço deve ser informada pelo usuário da conta, por e-mail, à Coordenação de Informática, para que seja providenciada a devida atualização.

CAPÍTULO II

DO CORREIO ELETRÔNICO

Art. 10. O correio eletrônico é o meio de encaminhamento de correspondências administrativas internas, salvo os casos legais que impõem a intimação ou a notificação pessoal.

§ 1º O envio por meio de e-mail não exclui a tramitação física do expediente, inclusive o seu protocolo, quando necessário ou conveniente.

§ 2º O destinatário da correspondência eletrônica deve adotar as medidas pertinentes decorrentes de demandas recebidas.

Art. 11. O endereço de e-mail pessoal é composto pelo login de acesso à rede, acrescido de @mpes.mp.br (ex: jsilva@mpes.mp.br).

Art. 12. O responsável pelas Procuradorias de Justiça, Promotorias de Justiça, Núcleos e Subnúcleos, Grupos Especiais de Trabalho, Centros de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional e de Apoio Operacional, Comissões de Trabalho, Coordenadorias e demais unidades organizacionais pode requerer a criação de endereço de e-mail específico para a unidade, ao qual membros, servidores, estagiários e prestadores de serviço podem ter acesso com autorização prévia.

Parágrafo único. Em se tratando de caixa de correio eletrônico com acesso compartilhado, a chefia da unidade organizacional deve designar um responsável pelo cumprimento da demanda recebida e das determinações estabelecidas nesta Portaria.

Art. 13. É permitida a criação de contas de correio temporárias, destinadas a programas, projetos, comissões ou eventos, mediante solicitação do responsável e identificação da validade da conta.

Art. 14. A fim de facilitar a comunicação simultânea pela Administração Superior e coletivamente entre membros, servidores e estagiários, incialmente, ficam instituídos os seguintes grupos de e-mail:

I - mptodos;

II - mpmembros;

III - mpprocuradores;

IV - mppromotores;

V - mpservidores;

VI - mpestagiários.

Art. 15. Por meio do serviço de correio eletrônico podem ser enviados avisos, informativos, recomendações, memorandos, ofícios circulares ou qualquer outro comunicado, desde que de cunho institucional ou funcional.

§ 1º As correspondências a que se refere o caput deste artigo devem conter identificação do emitente e numeração sequencial própria, renovada anualmente.

§ 2º Os avisos de interesse institucional e os externos de utilidade pública são de emissão exclusiva da Assessoria de Comunicação, mediante autorização da Procuradora-Geral de Justiça ou de autoridade por ela delegada. (Redação dada pela Portaria nº 615, de 10 de novembro de 2020)

Art. 16. A leitura frequente das correspondências eletrônicas e a manutenção da caixa de e-mail em condições de recebimento de novas mensagens é dever funcional de membros, servidores, estagiários e prestadores de serviço.

Art. 17. O envio das correspondências eletrônicas deve se dar com a solicitação de confirmação de entrega, para fins de comprovação do efetivo recebimento.

Parágrafo único. Nas hipóteses de férias, licenças e afastamentos, o membro, o servidor e o estagiário devem informar ao remetente, por meio do serviço de resposta automática do Outlook, as razões que justificam a sua ausência e, também, o responsável por atender às demandas no respectivo período. (Dispositivo incluído pela Portaria nº 615, de 10 de novembro de 2020)

Art. 18. O tratamento e a linguagem utilizados nas correspondências eletrônicas devem ser compatíveis com o destinatário e o assunto, seguindo as normas de urbanidade e de redação oficial, e evitando expressões de circulação restrita, como gírias, regionalismos ou outras de compreensão dificultada.

Art. 19. A assinatura do e-mail deve conter as seguintes informações, na ordem que segue:

I - nome completo do usuário;

II - cargo e, se houver, função;

III - unidade organizacional;

IV - telefone institucional;

V - Ministério Público do Estado do Espírito Santo - MP-ES;

VI - www.mpes.mp.br.

CAPÍTULO III

DO SISTEMA DE MENSAGEM INSTANTÂNEA

Art. 20. O sistema de mensagem instantânea é uma ferramenta que permite o envio e o recebimento de mensagens de texto em tempo real.

Art. 21. O acesso ao sistema de mensagem instantânea é liberado pela Coordenação de Informática quando da criação da conta de rede desde que devidamente autorizado, conforme estabelecido no art. 5º, inciso XI desta Portaria.

Art. 22. As conversas e o envio de arquivos pelo sistema de mensagem instantânea devem ser de cunho institucional ou funcional, de forma que não atrapalhem o bom andamento das atividades.

Art. 23. Com o objetivo de garantir a segurança da informação, é obrigatório que o usuário mantenha assinalada, no item ferramentas do sistema Lync de mensagem instantânea, a opção “Salvar conversas de mensagens instantâneas na minha pasta Histórico da Conversa de e-mail”.

Art. 24. O conteúdo da conversa do sistema de mensagem instantânea deve ser mantido no servidor, pela Coordenação de Informática, por prazo compatível com a capacidade técnica institucional.

CAPÍTULO IV

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 25. A utilização dos serviços de comunicação eletrônica implica nas seguintes responsabilidades:

I - da Coordenação de Recursos Humanos:

a) solicitar à Coordenação de Informática, por e-mail, a criação de conta para membros, servidores e estagiários;

b) informar à Coordenação de Informática, por e-mail, a exoneração, a demissão, o fim do contrato, a aposentadoria, o falecimento ou qualquer outra forma de afastamento permanente de membros, servidores e estagiários tão logo ocorra.

II - do gestor de contrato de prestação de serviço:

a) solicitar à Coordenação de Informática, por e-mail, a criação de conta para prestadores de serviço;

b) informar à Coordenação de Informática, por e-mail, a demissão, o fim do contrato, a aposentadoria ou o falecimento de prestadores de serviço tão logo ocorra.

III - da Coordenação de Informática:

a) criar, configurar e excluir contas individuais, contas institucionais e listas de destinatários do correio eletrônico, bem como as correspondentes senhas;

b) administrar o serviço e os recursos das ferramentas oficiais de comunicação eletrônica, assegurando sua adequação às necessidades de trabalho;

c) gerenciar e manter ativo o servidor de correio eletrônico, acompanhando e avaliando o uso e eventuais ocorrências de irregularidades;

d) garantir a segurança e a privacidade no armazenamento e na transmissão das mensagens do correio eletrônico;

e) definir, implantar e controlar a aplicação de procedimentos e instrumentos para a operacionalização das normas em vigor;

f) capacitar os usuários no uso das ferramentas oficiais de comunicação eletrônica;

g) viabilizar a atualização de dados cadastrais de usuários;

h) orientar os usuários quanto ao armazenamento e eliminação de mensagens da caixa postal;

i) configurar mensagens de alerta indicando insuficiência de espaço na caixa postal do usuário ou de necessidade de limpeza;

j) manter registros para verificação do uso adequado do serviço de correio eletrônico;

k) executar o bloqueio de mensagens e anexos enviados, que contrariem esta Portaria;

l) implementar métodos de backup de dados;

m) manter atualizado e ativo o sistema antivírus, orientando os usuários sobre a utilização;

n) monitorar a utilização das ferramentas oficiais de comunicação eletrônica, prevenindo riscos de contaminação por vírus ou invasões;

o) manter o ambiente das ferramentas oficiais de comunicação eletrônica atualizado e seguro com aplicação de atualizações periódicas;

p) utilizar todos os meios possíveis para garantir a inviolabilidade, a confidencialidade, a integridade e a continuidade das informações e serviços das ferramentas oficiais de comunicação eletrônica, mantendo política formal de segurança.

IV - dos usuários:

a) cumprir as normas e os procedimentos relacionados ao uso dos sistemas de comunicação eletrônica;

b) utilizar o serviço de correio eletrônico e o sistema de mensagem instantânea exclusivamente para desempenho de suas atividades;

c) verificar periodicamente as mensagens da caixa de e-mail, cumprindo devidamente as demandas por meio dela recebidas;

d) armazenar e eliminar mensagens das caixas postais conforme orientações recebidas;

e) fazer uso pessoal de sua senha, mantendo-a em sigilo, não permitindo que terceiros a utilizem;

f) proceder à atualização dos seus dados cadastrais junto à Coordenação de Informática;

g) comunicar à Coordenação de Informática o recebimento de mensagens, imagens ou notas indevidas, para as providências cabíveis.

Art. 26. Não são permitidos o envio e o armazenamento de:

I - material obsceno, ilegal ou antiético, comercial, pessoal, de propaganda, de entretenimento e hoax (mensagens enganosas);

II - matérias publicitárias, especialmente as que caracterizem a prática de spam;

III - programa de computador danoso ao ambiente de informática da instituição;

IV - material preconceituoso ou discriminatório;

V - material de natureza político-partidária ou sindical, que promova a eleição de candidatos para cargos públicos eletivos, clubes, associações e sindicatos ou trate de interesses particulares;

VI - assuntos ofensivos ao princípio da urbanidade, ao decoro pessoal, à honra e à dignidade de pessoas, instituições e autoridades;

VII - música, vídeo, animações ou fotografias que não sejam de interesse do trabalho;

VIII - mensagens do tipo corrente ou similares.

Parágrafo único. As restrições deste artigo aplicam-se, também, à utilização da internet, que deve ocorrer estritamente para desempenho das funções institucionais.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. O titular da conta de rede e, consequentemente, dos sistemas de comunicação eletrônica é responsável por sua utilização, a qual deve ser, exclusivamente, para fins institucionais e funcionais. Parágrafo único. A senha de acesso à rede e aos sistemas de comunicação é pessoal e intransferível, devendo seu detentor mantê-la em sigilo.

Art. 28. O uso indevido das ferramentas oficiais de comunicação eletrônica ou que contrarie o disposto nesta Portaria deve ser informado à Administração Superior, para adoção das providências de apuração e de responsabilização do usuário, conforme instrumentos e procedimentos legais cabíveis à espécie.

Art. 29. Os casos omissos serão dirimidos pelo Procurador-Geral de Justiça.

Art. 30. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas a Portaria nº 01, de 03 de janeiro 2011 e demais disposições em contrário.

Vitória, 24 de março de 2014.

EDER PONTES DA SILVA

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 25/03/2014.