RESOLUÇÃO PGJ Nº 032, DE 14 DE DEZEMBRO DE 2011

(Revogada pela Portaria PGJ nº 4194, de 16 de julho de 2013)

Institui o Sistema de Padronização de Bens - SIPAB

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, e nos termos da Portaria nº 1.956/2010 e dos incisos VII e XLVI do art. 10 da Lei Complementar Estadual nº 95/97, e

CONSIDERANDO a necessidade de criar instrumentos executivos de racionalização e otimização da aquisição e uso dos bens de consumo e permanentes institucionais,

CONSIDERANDO que se trata de atividade técnica que requer conhecimento e monitoramento permanente;

CONSIDERANDO a necessidade de centralizar esta atividade para facilitar o processo de padronização, aquisição, cotização e controle do uso e dos custos/benefícios dos bens disponibilizados,

RESOLVE:

Art. 1º Criar o Sistema de Padronização de Bens – SIPAB, com a finalidade de efetuar o planejamento estratégico de suprimentos de bens, através da padronização, otimização e cotização do uso, e controle dos custos/benefícios do consumo, para a melhoria da qualidade e da economicidade.

§ 1º O SIPAB se constitui em uma atividade de apoio técnico, com gestão e operacionalização na modalidade de comissão, de caráter permanente, subordinada ao Gerente-Geral.

§ 2º O SIPAB tem por objetivo principal controlar a gestão técnica dos bens institucionais, de consumo e permanente, tendo por metas a otimização dos recursos e a redução permanente dos custos.

§ 3º Os bens públicos são de uso privativo do serviço voltado para o interesse coletivo.

§ 4º Os bens institucionais, de consumo e permanente, disponibilizados aos servidores e membros, devem ser utilizados com parcimônia, com ética, em rigoroso cumprimento das normas de garantia, e apenas enquanto em serviço, sendo considerado improbidade qualquer desvio desta finalidade, passível de penalidades.

Art. 2º São atividades do SIPAB:

I – planejar estrategicamente o processo de suprimentos de bens, de consumo e permanente, para atendimento das necessidades institucionais;

II - manter a listagem de bens padronizados atualizada e restrita às necessidades básicas para o funcionamento do MP-ES;

III – estabelecer, via critérios preestabelecidos, cotas de utilização conforme as características das UOs;

IV – controlar o consumo e os custos/benefícios dos bens disponibilizados;

V – elaborar propostas, normas e instrumentos executivos para o aperfeiçoamento do sistema e da rede de abastecimento de bens institucionais;

VI – orientar os gestores dos Serviços de Material e Patrimônio para melhorias nos processos de aquisição, guarda e distribuição dos bens;

VII – monitorar o consumo de bens, por UO e global, analisando e avaliando os possíveis desvios nos custos previstos e nas cotas estabelecidas;

VIII – buscar permanentemente a redução dos custos e a otimização dos bens disponíveis;

IX – assessorar nos processos de propostas de aquisições de novos bens;

X – analisar cada bem, quanto a necessidade, a viabilidade econômica e social, a qualidade, o preço, e as implicações ambientais;

XI – realizar análise técnica com relatório conclusivo;

XII - desempenhar outras atividades afins, ou que forem estabelecidas para o sistema.

Art. 3º Integram a lista de padronização de bens de consumo, os de uso contínuo, que sejam fundamentais para o desenvolvimento das atividades meio e fim, e os bens permanentes, que integram o kit básico necessário para atender aos quadros de pessoal no desempenho de suas atribuições, e os veículos da frota institucional.

Parágrafo único. Os bens de uso esporádico, ou pontuais, não integram o sistema, e sua aquisição depende de aprovação da Gerência-Geral, conforme a necessidade devidamente justificada.

Art. 4º O SIPAB atua de forma pró-ativa buscando novos instrumentos, métodos e bens para aperfeiçoamento da lista de bens padronizados, e de forma motivada por UOs, gerências ou membros, com sugestões e pedidos de inclusão, exclusão, ou alteração de bens.

§ 1º Qualquer  alteração de inclusão, exclusão ou alteração da especificação de bens da lista de padronização depende da análise técnica do SIPAB, que se baseia nas seguintes diretrizes:

I - o bem deve ser realmente importante e necessário para o serviço;

II - não pode estar fundamento em vontades de cunho pessoal;

III - não deve configurar material supérfluo ou dispensável;

IV - o uso deve ser geral, ou no mínimo atender atividades específicas e justificadas;

V - deve ser econômico, com preço acessível e compatível com o mercado e o serviço público;

VI - de boa qualidade;

VII - deve estar de acordo com as regras e critérios de defesa do meio ambiente;

VIII - que atenda, preferencialmente, medidas ambientais e sustentáveis.

§ 2º A análise técnica é acompanhada de parecer conclusivo do sistema, e encaminhada para o Gerente- Geral e o Procurador-Geral de Justiça, a quem compete aprovar ou não a proposta de alteração.

§ 3º As sugestões de inclusão, exclusão ou alteração de bens são encaminhadas via processo, constando de:

I - identificação do requerente;

II - identificação do bem;

III - justificativa: determinando as razões  e os benefícios da inclusão, exclusão ou alteração da especificação do referido bem;

IV - informações e dados necessários para a análise técnica e de viabilidade.

§ 4º A gestão dos bens é realizada pela Coordenação Administrativa – CADM, através de suas UOs operacionais competentes, sendo:

I - bem de consumo: Serviço de Material – SMAT;

II - bem permanente: Serviço de Patrimônio – SPAT;

III - aquisição: Serviço de Compras – SCOM.

§ 5º A lista de bens padronizados, e demais informações relativas ao sistema, estão disponíveis na intranet institucional no link Serviço de Material/SIPAB.

§ 6º Os procedimentos relativos a pedido, aquisição, cotas, entre outras informações sobre bens de consumo e permanente, são definidos em normatização própria.

Art. 5º O SIPAB é gerido e operacionalizado pela CPAB – Comissão de Padronização de Bens.

Art. 6º Compete ao Presidente da CPAB na gestão do sistema:

I – planejar, organizar, coordenar, promover a operacionalização do sistema, monitorar e avaliar os resultados do desempenho;

II – providenciar as medidas e os instrumentos necessários para a operacionalização do sistema;

III – monitorar o cumprimento dos prazos de emissão de análises técnicas;

IV – marcar as reuniões e convocar os membros;

V – manter o link e os instrumentos de divulgação e controle atualizados;

VI – emitir pareceres e relatórios das atividades realizadas e dos resultados obtidos;

VII – solicitar a participação de profissionais especializados nos casos de análises de bens especiais que exijam conhecimentos técnicos;

VIII – promover a atualização e a alteração da lista de padronização;

IX - desempenhar outras atribuições de gestão e controle.

Art. 7º Compete aos membros da CPAB na operacionalização do sistema:

I – operacionalizar o sistema em equipe, acatando e executando as tarefas determinadas pela presidência;

II – elaborar o relatório de prestação de contas dentro dos prazos estabelecidos;

III – solicitar orientações, visitas, estudos técnicos quando for necessário;

IV – cumprir os prazos;

V -  responder pelos resultados obtidos;

VI – participar das reuniões;

VII – desempenhar outras atribuições afins ou que lhe forem determinadas

Art. 8º Compete às UOs/Serviços:

I – solicitar a inclusão, exclusão ou alteração de material na listagem de padronização conforme normatização;

II – utilizar os bens com ética e somente para atendimento das necessidades do serviço, cumprindo as normas, as orientações de uso, respeitando as cotas, otimizando a utilização e promovendo a economia;

III – desempenhar outras atividades relativas ao bom uso dos bens institucionais.

Art. 9º Compete ao Serviço de Compras e CPL:

I – filtrar os pedidos de aquisição, verificando a compatibilidade com a lista padronizada e com as especificações do bem;

II – informar o sistema mudanças e alterações relativas aos bens padronizados, levantados no decorrer do processo de compras;

III – sugerir alterações na lista padronizada para melhoria e economicidade;

IV – desempenhar outras atividades que permitam melhorias no sistema e na padronização.

Art. 10. A gestão do SIPAB deve elaborar relatório periódico para o Gerente-Geral prestando contas do andamento, dos resultados obtidos, e da avaliação dos custos/benefícios das atividades realizadas pelo sistema e pela gestão de bens.

Art. 11. A regulamentação que ser fizer necessária para o funcionamento do SIPAB é elaborada pela CPAB, para aprovação do Gerente-Geral e posterior publicação.

Art. 12. O fornecimento de bens, a todas as UOs institucionais, passa a ser efetuado no restrito cumprimento da lista de bens padronizados, das cotas individuais para cada UO, e dos procedimentos administrativos estabelecidos pelo SIPAB.

§ 1º O pedido de cota extra deve ser encaminhado ao Gerente-Geral, devidamente justificado, que defere ou não, mediante parecer técnico do SMAT.

§ 2º O pedido de alteração de cota deve ser encaminhado ao SIPAB que emite parecer técnico em conformidade com os critérios estabelecidos pelo sistema, encaminhando ao Gerente-Geral para decisão.

§ 3º O sistema de cotas tem por objetivo combater o desperdício, reduzir os custos e otimizar o uso.

§ 4º As UOs devem planejar o consumo dos bens padronizados cientes da limitação relativa a quantidade/cota estabelecida pelo SIPAB, e ao prazo de entrega de material determinado pelo SMAT.

Art. 13. O SIPAB pode requerer Peritos Técnicos das áreas respectivas dos bens e produtos para avaliar e emitir parecer técnico – laudo de avaliação – de bens e produtos para inclusão ou exclusão na lista de padronização, ou para o processo de aquisição.

Art. 14. Os casos omissos são dirimidos pelo Gerente-Geral e o Procurador-Geral de Justiça.

Art. 15. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 14 de dezembro de 2011.

FERNANDO ZARDINI ANTONIO

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial de 15/12/2011